Во многих компаниях секретарям и помощникам руководителей приходится сталкиваться с такой, казалось бы, приятной вещью, как написание поздравительных писем от лица своего руководителя. Ведь у директора много деловых контактов, а свободного времени – мало и, конечно, его совсем не хватает на нужную, но не самую важную для бизнеса вещь – на поздравление деловых партнеров, коллег и просто нужных людей с юбилеями, днями рождений, профессиональными праздниками. Поэтому эта функция возлагается на: PRслужбу, креативную дирекцию, рекламную службу – в зависимости от того, где есть штатные копирайтеры (или даже спичрайтеры). Либо – и весьма часто – на секретариат
Индивидуально и с душой
Несмотря на то, что все мы учились в школе, писали сочинения и изложения, а в детстве подписывали душевные открытки мамам, бабушкам и друзьям, такая задача, как написание официального поздравления многих может поставить в тупик.
Да и некоторые компании не придают значения таким письмам, считают их неким рудиментом, пережитком прошлого. Зачем писать пафосное поздравление на бумаге, если есть электронная почта? Но согласитесь, что поздравление на бланке в адресной папке выглядит гораздо более торжественно, его можно подержать в руках, сохранить в архиве, даже показать семье, а поздравление, отправленное по электронной почте, вряд ли сохранится надолго. Кроме того, почту на другом конце может получать ваш коллега в приемной, и письмо он сможет разве что только распечатать. А как смотрится распечатанное электронное письмо? Куцо и совсем не празднично.
Официальные поздравительные письма или, как их еще называют, «адреса» были в ходу в советское время. Но, они отнюдь не пережиток прошлого. Мы имеем отличный повод, чтобы высказать уважение или восхищение, напомнить о себе и о своей компании, в некоторой мере заручиться лояльностью «поздравляемого».
Форма – парадная!
Прежде всего, нужно заранее позаботиться о наличии фирменного бланка для поздравительных писем. Лучше, чтобы это был не просто официальный бланк компании с ее логотипом и адресом, на котором пишутся официальные письма. Бланк для поздравлений обычно выглядит более торжественно, имеет красивую рамочку, в верхнюю часть которой вставляется логотип компании.
Для создания такого бланка с рамочкой лучше один раз привлечь дизайнера, который сделает ее небанальной и оформит в соответствии с корпоративными цветами компании.
К тому же, поздравительный бланк потом всегда будет в Вашем распоряжении – новый текст можно вставлять в уже существующий шаблон. Неплохо бы заручиться наличием факсимиле руководителя в электронном виде – его можно использовать в том случае, если написанное поздравление вы отсылаете по факсу, или Вашего руководителя нет на месте, и он физически не может подписать актуальное поздравительное письмо.
Сергей Петрович, приятно познакомиться!
Конечно, непросто писать поздравление деловому человеку, которого ты совсем не знаешь, никогда не видел, да к тому же не от себя, а от имени своего начальника. Однако нельзя подходить к официальному поздравлению как к «отписке» – мол, поздравление было, а что уж там написано: разве кто читает?
Уверяю Вас: читают внимательно! И адресат, и Ваш руководитель, особенно если он идет поздравлять лично. По поздравительному письму всегда видно, написано оно под шаблон, по кальке, или несет в себе частичку души, индивидуальный подход того, кто поздравление писал.
С чего же начинается поздравительное письмо? Чтобы оно не было сухим и холодным, нам нужно «познакомиться» с тем человеком, которого Вы поздравляете.
Чем он увлекается, каковы его жизненные приоритеты, как относятся к нему коллеги, какой жизненный путь он прошел, какую карьеру сделал? Есть ли у него семья, дети, внуки? Может быть, он увлекается игрой на саксофоне, и этот факт можно очень тонко подметить в поздравлении?
В общем, индивидуальный подход здесь просто необходим. Больше узнать о человеке нам поможет Интернет и…Ваш руководитель (если он с ним лично знаком). Задайте директору пару вопросов: какой человек Сергей Петрович, давно ли Вы его знаете, какие деловые отношения связывают наши компании? Даже самый занятой руководитель сможет пусть и односложно, но ответить на эти вопросы за пару минут. Ну, а если нет – вернемся к Интернету.
Как правило, 95% людей, добившихся в своей жизни определенных высот, оставили о себе след в Интернете. Зная должность Сергея Петровича и компанию, в которой он работает, вносим информацию в поисковое окно. Находим его биографию, подтверждаем взаимосвязь Сергея Петровича с указанным предприятием и должностью – важно быть полностью уверенным в том, что за год, прошедший с прошлого дня рождения, у поздравляемого не сменилась должность или компания, в которой он работает. Неплохо бы зайти и на сайт той компании, в которой работает Сергей Петрович, ознакомиться с историей ее развития. Ведь в поздравлении нам нужно обязательно отметить профессиональные и управленческие навыки юбиляра, тот факт, что предприятие растет и процветает.
Нужно внимательно прочитать биографию поздравляемого и использовать ее факты для фраз о творческом (трудовом, жизненном) пути. Здесь мы можем найти несколько строчек о семье, и, в принципе, этой информации нам достаточно для того, чтобы написать поздравление.
Однако/ для того, чтобы еще глубже вникнуть в тему, можно еще и поискать интервью Сергея Петровича, которые он когдалибо давал журналистам. Бывает, именно в них мы видим не сухие биографические выжимки, а живого человека с его отношением к жизни, работе, окружающему миру.
Итак, информации у нас много и есть поздравительный бланк. Теперь из банального «адреса» мы можем сделать пусть и официальное, но все равно индивидуальное и теплое поздравление. Это будет не шаблонное письмо, в которое каждый раз подставляются новые имя и фамилия.
Начинаем писать
С чего начать писать поздравление? В правой части бланка указывается должность и имя юбиляра, ниже – по центру располагается обращение – «Уважаемый Сергей Петрович!» В начале письма должно быть указано, от лица какой компании (ее коллектива, сотрудников, правления и т.п) написано поздравление.
Поздравительное письмо не должно превышать одной страницы, шрифт – не менее 14 размера, чтобы Вашему руководителю и адресату было удобно читать текст с листа даже при плохом зрении. Можно выбрать нестандартный шрифт, однако не стоит делать его слишком витиеватым, потому что такие шрифты трудно читать с листа.
Затем переходим к выражению отношения к юбиляру (за что мы его ценим/любим/уважаем) и перечисляем как раз личностные и человеческие качества.
Далее – несколько слов о трудовом или жизненном пути, о заслугах поздравляемого перед коллективом, перед городом и страной, можно упомянуть премии и награды, полученные компанией в последнее время – эта информация также может быть в Интернете.
Далее можно выразить надежду на продуктивное сотрудничество, или сказать несколько слов об уже имеющемся.
В завершении поздравления обычно наступает время пожеланий. Желать руководителю можно все то же, что и обычному человеку, однако упор делается именно в области благополучия на службе, долгих годах успешной работы, процветании предприятия, на котором он работает. Желать «большой любви, счастья в личной жизни и денег побольше», можно лишь в том случае, если Вашего руководителя и поздравляемого связывают давние личные отношения. В конце письма должна быть расшифровка подписи руководителя и его должность, и, собственно, сама подпись. Печать в конце поздравительных писем ставить не принято – это не официальный документ.
Пути доставки
Какими путями поздравительное письмо доставляется к адресату? Самый простой вариант – отправить его по факсу. Не стоит делать это накануне дня рождения – заранее не поздравляют – лучше отправить факс в праздничный день с утра. Если руководитель собирается поздравлять адресата лично, то письмо обычно вкладывается в специальную папку для поздравлений или в открытку. Конечно, в таком случае оно является дополнением к подарку, покупать который, скорее всего тоже придется вам и который руководитель отвезет сам. Третий вариант, если ваш директор все же не может поехать на день рождения или юбилей лично – отправить поздравление вместе с подарком с курьером.
Какие еще бывают письма?
Благодарственное письмо призвано выразить признательность за сотрудничество, качественное оказание услуги или помощи, за подарок, за мероприятие, за визит или даже просто за внимание.
Письмособолезнование обычно пишется по грустным поводам. Соболезнование отправляется в адрес членов семьи или коллектива организации, в которой умерший работал.