СЕКРЕТАРЬ-РЕСЕПШЕН: ПЕРВАЯ СТУПЕНЬКА НА КАРЬЕРНОЙ ЛЕСТНИЦЕ ИЛИ ДОРОГА В НИКУДА?

Вы только что окончили университет, получили заветный диплом, весело и шумно отметили выпускной, и на горизонте замаячил вопрос: что дальше? Куда пойти работать с нулевым опытом работы и страстным желанием начать делать карьеру?

Общеизвестная истина, что в США и Европе позиция секретаря ресепшен считается первой ступенькой долгой и, бывает, головокружительной карьерной лестницы. Так ли обстоят дела в России, и есть ли шансы у молодых, активных и целеустремленных получить зеленый свет в крупных международных компаниях, начав с такой стартовой позиции, как секретарь­ресепшен? Попробуем разобраться…

Уже три года я работаю в крупной международной компании с известным именем и узнаваемым брендом, имеющей свои представительства в 14 странах Европы. И на протяжении этих трех лет я наблюдала за эволюцией наших секретарей, с большинством из которых встречаюсь сейчас уже не за стойкой на входе, а в просторных open­spaces многочисленных отделов нашего центрального офиса.

Но были и те, прошли для меня незамеченными или чьи имена стерлись из памяти, и те, кто в свое время принял решение продолжить свою карьеру вне нашей компании.

Так от чего зависит успех, и как получить заветный промоушен в крупных международных компаниях? Повторюсь, именно в международных компаниях с многолетними традициями иерархичности, социальной защищенности и равных возможностей сотрудников (нет правил без исключения, конечно), а не в российских компаниях, где корпоративная культура и западная трудовая этика в большинстве случаев находятся лишь стадии становления. Рассмотрим конкретные примеры.

Для начала приведу голые статистические цифры: за три года у нас успели поработать за стойкой ресепшен 10 девушек­секретарей (и еще двое продолжают успешно работать в настоящий момент). Из них пять человек менее чем через полгода получили повышение, две девушки приняли решение покинуть компанию, и три секретаря были уволены за профессиональную непригодность.
Удивлены? Что значит промоушен, как вести себя и как работать, чтобы тебя заметили и повысили? Что значит профессиональная непригодность секретарей­ресепшен? Есть ли таковая вообще?

И почему кто­то год сидит в секретарях и в результате, не видя перспектив карьерного роста, покидает компанию, а кто­то спустя пару месяцев становится нарасхват, превращается в трофей, за который борются и хотят заполучить к себе сразу несколько отделов? Попробуем проанализировать и рассмотрим все по порядку.

Промоушен, или продвижение по карьерной лестнице, – это то, о чем мечтает каждый секретарь (опять же, бывают и исключения из правила), и радость от исполнения этой мечты сравнима разве что с эйфорией при получении первой зарплаты. В случае наших секретарей большинство получило повышение в течение первых шести месяцев работы. Обычно за это время руководители отделов, топ­менеджмент компании успевают заметить и отметить для себя (!) приветливость или замкнутость, аккуратность или неряшливость, исполнительность или безалаберность, бесконфликтность или склочничество, а также желание работать (или отсутствие такового) у девушек, чьи лица и улыбки – это первое, что видят, придя на работу.

Один из признаков мудрости руководителя компании – это стремление «взращивать» свои кадры самому, наблюдая за профессиональным ростом сотрудников, помогая им развиваться и постепенно получать дополнительные навыки и знания. Это гарантированно обеспечит наличие в штате сотрудников, знающих компанию изнутри, уже доказавших свое стремление работать в ней, быть частью ее коллектива и корпоративной культуры.

Просмотрев статистику повышений наших секретарей, могу сказать, что 60% касались перехода секретарей на следующую ступень иерархии, которая, впрочем, является уже самодостаточной позицией, где человек может проработать и всю жизнь, при условии, что чувствует в себе призвание к этой профессии и может самореализоваться в ней. Это позиция Персонального ассистента руководителя (в нашем случае это были финансовый, коммерческий директор и директор по продажам). Как происходит подобное повышение, что способствует и сопутствует такому повышению? Прежде всего, это личностные качества секретаря. Ведь без взаимопонимания топ­менеджера и его второй руки их общение было бы невозможно. Зачастую знание секретарем родного языка топ­менеджмента компании (мы ведь говорим о международных сетях) также может стать решающим фактором при вопросе о продвижении того или иного ресепшиониста.

Персональный ассистент – это человек, которому руководитель доверяет, на которого всегда может положиться, и основная задача которого – помогать топ­менеджеру в его ежедневной работе. Миссия Персонального ассистента – создать для руководителя те условия работы, в которых он комфортно сможет заниматься своей непосредственной деятельностью – работать на достижение целей компании, тем самым принося ей прибыль. Поэтому при выборе помощника для топ­менеджера немаловажную роль играют такие качества сотрудника, как вежливость, исполнительность, внимательность, дисциплинированность, ответственность и, конечно же, готовность учиться. Ведь и позиция ассистента не является пиком возможной карьеры в крупной организации, и при желании всегда можно двигаться выше.

Другие 40% повышений были произведены также на позиции ассистентов, но не персональных (ПА), а ассистентов отделов или отдельных менеджеров. В чем плюсы и минусы такого рода продвижений?

Несомненный плюс заключается в том, что ассистент отдела или менеджера отдела необязательно должен быть начеку 24 часа в сутки (а ПА должен быть готов и уладить вопрос с непродленной по каким­то причинам визой экспата­руководителя при его прилете в 1 ночи в Шереметьево, и решить проблему с внезапно прорвавшейся в 5 утра трубой в съемном жилище шефа, и быть готовым ко многим­многим другим мелочам, которые могут возникнуть в любое время). Обязанности же ассистента отдела более четко структурированы. Да, бывают и овертаймы, когда весь отдел трудится «до победного» накануне очередного дедлайна, но все же это менее стрессовая работа, хотя, естественно, и менее оплачиваемая. Поэтому каждый секретарь, получив предложение о возможности повышения, взвешивает все достоинства и недостатки предлагаемой позиции и делает свой выбор.

В случае нашей компании два секретаря были переведены на позицию ассистента отдела,
затем они были повышены до позиции стажера, далее переведены на позицию «специалист отдела», а в настоящее время одна из девушек уже работает менеджером отдела, в чем ей опять же сильно помогло знание иностранного языка и трудолюбие.
Но, к сожалению, не у всех секретарей карьера может сложиться настолько удачно. У нас была девушка­секретарь, которая, проработав в компании больше года, так и не смогла подняться выше. Отсутствие высшего образования и склонность к «перемыванию косточек» всем сотрудникам во время обеда стали непреодолимыми препятствиями на пути ее карьерной «эволюции».

Печально, но факт, что были и те девушки­секретари, которые, не проработав и нескольких месяцев в нашей компании, были уволены по причине профессиональной непригодности. Многие думают, что в работе на ресепшен нет ничего сложного, и, оказавшись на работе, совершенно неожиданно для себя сталкиваются с ежедневным шквалом телефонных звонков, входящей и исходящей корреспонденции, многочисленными посетителями офиса и разнообразной оргтехникой. Не каждому по плечу такой стресс. Не каждый может справиться с волнением и начать постепенно осваиваться на рабочем месте, прилежно выполнять свои ежедневные, зачастую рутинные обязанности, и шаг за шагом двигаться вперед. Желание работать и стремление открывать для себя все новые горизонты – залог успеха и гарантия профессионального и карьерного роста в любой профессии. Очень часто даже ответственность и внимательность при сортировке внутренней корреспонденции, вежливый, приветливый ответ на телефонный звонок могут решить вашу карьерную судьбу.