Start up. Практические советы и рекомендации

Cоветы практиков – это всегда нечто большее, чем советы. Это опыт, умноженный на время. И то, и другое – бесценно. Благодаря рекомендациям профессионалов на страницах журнала   вы сможете приобрести первое и сэкономить второе

Часть 1. Начало начал. Какие вопросы вы должны задать работодателю при приеме на работу в первые дни работы.

Все мы, так или иначе, хотя бы один раз в жизни проходили собеседование при приеме на работу. По этому поводу написано немало книг и брошюр, в коих авторы рекомендуют использовать те или иные психологические приемы, учат читать язык жестов собеседника, грамотно презентовать себя, держать «марку» и т.д. Думаю, при желании все эти премудрости можно подробным образом изучить. На этом мы останавливаться не будем. Предположим, вы прошли конкурсный отбор, уладили финансовую сторону вопроса, получили обещанный социальный пакет, и уже завтра в накрахмаленной блузе вас ожидают в Компании Вашей Мечты в должности секретаря­референта/персонального ассистента/офис­менеджера. И теперь ваша очередь задавать работодателю вопросы, от ответов на которые зависит ваша обоюдная рабочая жизнь. Увы, о необходимости задавать вопросы на собеседовании в первые дни работы ничего не пишут в вышеупомянутых брошюрах, буклетах, рекомендациях для соискателей. Именно поэтому я и предложу вашему вниманию некоторые из них.

Сразу оговорюсь, данные советы и рекомендации, по возможности, обобщены и носят исключительно рекомендательный характер. В связи с этим и применяться они должны в контексте конкретной профессии и конкретной должности – порой, часть этих вопросов вашему будущему шефу вовсе бессмысленно задавать, ибо выполнение данных поручений просто не входит в ваши должностные обязанности.

Итак, при приеме на работу я бы предложила Вам следующие блоки вопросов работодателю:

1.Блок: Тайм­менеджмент.

1.1. С какого времени Руководитель планирует начинать свой рабочий день и рабочие встречи.

1.2. Есть ли константные рабочие встречи (например, с руководителями структурных подразделений), о которых вам необходимо знать и оповещать участников.

1.3. В какое время у Руководителя обед, фиксировано ли это время, или данное время носит плавающий характер и может быть использовано для деловых переговоров.

1.4. Какое время дня лучше отводить на встречи по личным вопросам; в какое время руководитель занят и его лучше не беспокоить; до какого времени Руководитель, как правило, назначает встречи.

1.5. Есть ли у Руководителя постоянные личные задачи и встречи, о которых вам необходимо знать, чтобы контролировать регламент тайм­менеджмента: занятия спортом; необходимость забирать детей из садика/школы; Руководитель живет за городом, и ему необходимо выезжать в одно и то же время, дабы не провести в пробке весь вечер и т.д.

1.6. Для удобства планирования рабочего дня руководителя, предлагаю вашему вниманию следующий график еженедельных встреч. Естественно, данная таблица также носит рекомендательный характер и может быть изменена, и применима индивидуально к каждому Руководителю и к специфике его работы. Красным можно обозначить те постоянные встречи, которые проходят еженедельно на плановой основе.

График еженедельных  встреч/совещаний  с 1 по 5 мая 2009 г.             

2. Блок: Рабочие моменты.

2.1. Входит ли в ваши обязанности исполнение/контроль исполнения каких­либо постоянных отчетов, дайджестов, подборки материалов. (Например: ежедневно к 11 часам вам необходимо подготовить дайджест основных бизнес­СМИ; распечатать курсы валют на текущий день; ежедневно контролировать исполнение бюджета, совместно с Финансовым директором и т.д.)

2.2. В каких производственных совещаниях Руководитель планирует использовать ваши филологические навыки переводчика. Данное понимание необходимо вам для того, чтобы заранее ликвидировать слабые места в вашем лексическом запасе по той или иной специфике.

2.3. Какие категории сотрудников/коллег могут быть допущены к Руководителю в рабочем порядке, а кому следует записываться.
Спустя некоторое время, вы сами уже будете знать/понимать/интуитивно чувствовать – каких сотрудников Руководитель может принять в данное время, а каких – имеет смысл перенести на другой день. Бывают посетители – «поглотители времени» ­ это те люди, чаще всего в почтенном возрасте, чей профессионализм и многолетний стаж не позволяют руководителю прервать порой пустые и не относящиеся к работе монологи данных кадров. Так вот, функцию дипломата в данном случае необходимо взять на себя именно вам. Можете тактично заметить, что у Руководителя запланирована следующая встреча, и в распоряжении господина N., увы, всего 20 минут. Как правило, такие ограничения работают.

2.4. Выясните, каким видам транспорта в рабочих командировках Руководитель отдает предпочтение. На моей практике был шеф, который не летал самолетами в принципе; в этой связи всю логистику передвижений приходилось выстраивать, используя любые другие доступные средства. Уточните предпочитаемый уровень классности средств передвижения: поезд – СВ (выкупается ли целиком, мужское ли, женское ли или вагон Бизнес­сидячий и т.д.); самолет – бизнес или эконом (возможны варианты: при перелетах заграницу в целях экономии вполне можно ограничиться эконом­классом, поскольку уровень самолетов и сервиса на борту достаточно высокий; по стране имеет смысл брать исключительно бизнес­класс); автомобиль (машины представительского класса, мини­вены, необходимость эскорта сопровождения и т.д.)

2.5. Обсудите с вашим будущим Руководителем ­ какие посетители и телефонные звонки от каких людей могут носить исключительный характер, и требуют незамедлительного оповещения Руководителя. В моей практике был начальник, который несмотря на важность любого мероприятия или совещания, всегда брал трубку и прерывал встречу, если звонила дочь. Об этих нюансах вы непременно должны знать, чтобы не попасть в щекотливую ситуацию. К таким категориям могут относиться жены, дети, охранники, дамы сердца, стратегические партнеры и т.д.

2.6. Желательно выяснить продолжительность вашего рабочего дня. Я имею в виду не формальную выдержку из Трудового Кодекса, а реальную необходимость задерживаться/приходить раньше. В идеале, вы должны «приучить» Руководителя к тому, что в 18.00 вы можете задать ему вопрос: «Господин N., моя помощь Вам еще понадобится сегодня?». Тем самым вы выработаете у Руководителя понимание, что вы ­ человек, у которого в 18.00 заканчивается оплачиваемый рабочий день, но, в исключительном случае для любимого босса, вы готовы ассистировать ему столько, сколько нужно. Если умышленно не разделять время работы и время отдыха, поверьте, вы будете «просиживать» на работе до заката без особой необходимости. Данная истина проверена личным многолетним опытом.

3. Блок: Личная жизнь Вопросы данного блока разумнее всего задавать, естественно, не в первый день работы, а по мере проявления доверия Руководителя к вашей персоне. Некоторые ответы вы обнаружите самостоятельно, на некоторые необходимо будет все же получить четкие ответы из уст босса.

3.1. Для организации туристических поездок для вашего Руководителя и членов его семьи, вам обязательно понадобятся такие документы как копии паспортов, свидетельства о рождении детей, фотографии, справки о размере заработной платы, возможно, для посещения экзотических стран – справки о состоянии здоровья. На моей практике, планирование отпусков для первых лиц и членов их семей чаще всего носит авральный характер – то есть времени на подготовку, бронирование апартаментов, получение виз и т.д. ­ всегда в обрез. В этой связи, настоятельно рекомендую обзавестись вышеуказанными документами по возможности заранее, на случай физического отсутствия отъезжающего (например, Руководитель в командировке, его супруга на массаже, а вам в течении 20 минут нужно выкупить последние 2 билета на Галапагосские острова). Поверьте, в случае провала операции «Отпуск» вряд ли кто­нибудь будет интересоваться причиной отсутствия у вас оперативных документов… Поэтому возьмите инициативу в свои руки и по возможности заранее продумайте необходимые пакеты документов. Я, например, всегда имею наготове пачку заявлений во всевозможные консульства и посольства, заверенные Руководителем, и комплект разнокалиберных фотографий на разных фонах, различного формата. Все те же самые документы, естественно, необходимо иметь «про запас» и на всех членов Его Императорской Семьи.

3.2. Вам необходимо осведомиться у Руководителя о необходимости оплаты его рабочего/личного/жены/детей/папы мобильных телефонов. Иногда, бесконтрольность данного, на первый взгляд, элементарного вопроса может привести к стихийному бедствию. На моей практике, увы, был такой случай: бухгалтерия не оплатила, я не проконтролировала, итог – шеф на необитаемом острове без телефона и интернета, зато с огромным словарным запасом, который он с удовольствием продемонстрировал мне через 2 дня после подключения… Держите руку на пульсе. Особенно, если Руководитель собирается долго находиться в зоне роуминга.
Я бы рекомендовала подготовить соответствующую доверенность, позволяющую вам проверять балансы Руководителя и всех членов его семьи, и отправить данный документ операторам телефонной связи, чтобы ежедневно контролировать телефонные траты.

3.3. Как правило, первые лица и члены их семей используют в своем финансовом арсенале несметное количество пластиковых карт оплаты. По некоторым Руководитель оплачивает покупки в Интернете, другие использует для оплаты представительских расходов, третьи – активирует только при заграничных поездках и т.д. В этой связи, вам необходимо четкое понимание – какие ПК в каких целях используются; в какой валюте; сроки действия карт; возможность их использования и точки представленности заграницей. При необходимости, можно задать вопрос о возможности пополнения вами ПК и возможности снятия наличных денег (поверьте, на практике бывают и такие случаи). В этой связи опять же потребуется доверенность на совершение определенных банковских операций.
Для удобства использования рекомендую создать сводный файл, в котором классифицировать ПК по видам (Visa, Master и т.д.), срокам действия, валютам покрытия (евро, доллары, рубли), принадлежности (личная карта Руководителя, карта жены, детей и т.д.). Полагаю, такая система позволит оперативно ориентироваться в вопросах безналичных оплат шефа.

3.4 Для обобщения и систематизации огромного количества информации о руководителе, его визах, загранпаспортах, сроках страховок автомобиля, дома, дачи и т.д., предложите ему совместно с вами составить простую табличку, так называемый чек­лист, благодаря ежедневному просмотру которого, вы сможете избежать просроченных виз, неоплаченных страховок, забытых регулярных оплатах и т.д. Более того, подобное предложение должно вызвать у Руководителя позитивное отношение к вашей профессиональной смекалке и системному подходу к профессии.

3.5. В самом начале своей карьеры у Руководителя N, обязательно уточните у него дни рождения, памятные даты, даты дней создания организаций и т.д., которые вы должны держать на контроле. В данном случае, вы – не просто «напоминалка» в телефоне, а настоящая творческая личность. По моему опыту, необходимо минимум за 3 недели напомнить Руководителю о предстоящем событии и самостоятельно предложить минимум 3­4 вариации подарка. В решении этой задачи основным критерием успешной реализации является ваша фантазия и финансовые возможности работодателя.

3.6. Нелишним будет уточнить у Руководителя о его личных пристрастиях и хобби. Возможно, ему будет приятно, если вы будете владеете информацией о последних театральных новинках, предусмотрительно зарезервируете 2 билета в Teatro alla Scala или будете держать его в курсе о последних разработок Honda. Как говорил один мой руководитель­эстет: «Я могу простить подчиненным любые рабочие ошибки и опусы, но никогда не прощу профессиональной безынициативности и общей неосведомленности в рамках рабочей области!». В общем, будьте инициативны и осведомлены! Ваш Руководитель – это ваша рабочая область.

***
Естественно, что каждый из этих блоков можно дополнять, увеличивать или уменьшать количество вопросов, исходя из специфики конкретной позиции. Я еще раз повторюсь, что данные тезисы – вовсе не постулаты и применяются в зависимости от рабочего места  и требований Руководителя. Но в любом случае, если вы проговорите на первой своей рабочей встрече хотя бы часть данных моментов, поверьте – ваш Руководитель будет приятно удивлен вашим целостным пониманием профессии PA и внимательным отношением к его скромной персоне; для вас же данные ответы будут способствовать исключительному исполнению ваших служебных заданий.