Кадровые ошибки и находки, или как быть приветливым каждый день с одним и тем же человеком
Страх высоты многим мешает делать карьеру, – говорят эксперты; и страх ответственности, – добавляют руководители. Плюс сломанные ступеньки, которые надо переступить или отступить. А что такое карьера для секретаря? Низшая ступень профессиональной лестницы или вершина, позволяющая достичь максимальных высот в профессии? Для кого как, всё очень индивидуально, – к такому мнению пришли участники круглого стола журнала СД, собравшиеся 1 октября в конференц-зале «Солид-Кама».
Пример нетипичной карьеры от Наталии Сорокиной, менеджера отдела электронной коммерции курьерской службы «DHL»:
- Сейчас я занимаюсь проектом, связанным с внедрением программного обеспечения. А начинала действительно секретарем в Галерее Moscow Fine Art. Пришла студенткой в 17 лет, работала в коммерческом отделе. После этого ушла в курьерскую службу DHL в качестве агента call-центра. Потом 5 лет проработала коммерческим представителем, продавала услуги компании. Хочу сделать акцент на том бесценном опыте, который получила в отделе продаж. Во-первых, пришло понимание, что продажам научить невозможно. Если человек умеет продавать себя, он сумеет продать все – от картошки до любых услуг. Никогда в жизни ни один хороший продукт не продавался неприятным человеком и не покупался у неприятного человека. Такова жизнь. Сначала «покупается» персона, потом, если возникло доверие, можно продавать все, что угодно, в совершенно фантастических масштабах. В продажах особенно мне удавался пунктик, который называется «построение отношений с клиентом». Надо сказать, что наши соотечественники очень приветствуют такой персонализированный подход: «Как дела? Погода? Ваша собака?..» Если клиенту сказать: «Ваш груз потерян», – высока вероятность сразу нажить себе врага. И напротив, если спросить: «Как у вас дела, как мама?.. Знаете, груз ваш потеряли…», – в ответ есть шанс услышать понимание: «Ну ничего, бывает».
Постепенно жизнь потребовала чего-то нового. И я ушла из продаж, окунувшись в совершенно иную реальность – мне предложили возглавить проект «Электронная коммерция». Несколько слов о том, что такое электронная коммерция. Курьерская услуга предполагает перевозку груза из точки А в точку В. Это всегда сопровождается определенным пакетом документов, иначе невозможен контроль процесса. Клиенты вынуждены тиражировать документы вручную при каждой отправке очередного груза. На дворе XXI век, а мы пишем руками! Осознание этого факта привело к рождению идеи, которая состояла в том, чтобы автоматизировать процесс подготовки бумаг. Были написаны специализированные логистические софты, внедрены и растиражированы. Собственно говоря, я сейчас занимаюсь тем, чтобы ресепшионисты, которые сидят на стороне клиента, одним нажатием пальца выдавали тот пакет документов, который мы аккуратно положили в наш софт. Естественно, что начинали проект крупные программисты. Это был аутсорсинг, самый дешевый софт нам стоил несколько тысяч евро. В масштабах DHL это ничто по сравнению с тем, как этот продукт помогает привлекать к нам новых клиентов и удерживать уже работающих с нами.
Чем привлекла вас карьера в сфере ИТ? – поинтересовались участники круглого стола.
- IT – это интерактивно, динамично, ново, да и люди интересные. У меня в подчинении 8 человек. Большинство – мужчины. В этой сфере с женщинами сложно, мозги по-другому устроены. Подбирая людей в свой отдел, руководствовалась самым главным для меня критерием – это должны быть профессионалы, совпадающие со мной по энергетике. Такой подход дает возможность далее, уже в процессе работы, понимать друг друга с полуслова и доверять во всем. Я не могу рассказать о том, какое удовольствие можно получать от работы с людьми, которые понимают друг друга и живут на одной волне. Наверное, это просто нужно один раз почувствовать! И я уверена, что нет лучшей мотивации для качественного исполнения своих обязанностей, чем удовольствие от факта прихода на работу в свой родной коллектив. Мы научились и привыкли доверять друг другу. Совершенно естественно воспринимаются вопросы, когда что-то непонятно, кто-то чего-то не знает и т. д. Не было еще таких задачек, которые не мог бы решить наш коллективный мозг! Но были, конечно, моменты, когда ловила за руку на том, что просила что-то сделать, а кто-то не сделал, меня не предупредив. Тогда лучше мне на глаза не попадаться. Я всем открыто говорю, что не буду проверять порученное, потому что доверяю абсолютно. Если не хватает навыков, знаний, подойдите ко мне и скажите, что не можете сделать. Поэтому и не могу работать с людьми, не совпадающими со мной по энергетике. Это ограничивает степени свободы меня и коллектива и исключительно негативно сказывается на качестве работы.
Подбор персонала – это биохимия
Как говорят кадровые агентства, HR-ры могут складно рассказывать, кого им надо подобрать, а выбирают людей по «биохимии»: попадает или нет в энергетику команды, компании, ее руководителя. Особенно это оказывается важным для таких позиций, как персональный ассистент. Жить в едином ритме – это важное условие для этой позиции. К тому же западные HR-ры, как выясняется, пока кандидат беседует с одним из них, другого отправляют снять на фото его машину, если грязная – не берут на работу.
Наталия Сорокина:
Я сама занимаюсь спортом, например. Понятно, что мне нравятся люди, ведущие здоровый образ жизни. В резюме этого не пишут. А на собеседовании я спрашиваю: как ты относишься к спорту.
А внешние проявления… (задумывается). Вот вы себе представляете, как выглядит среднестатистический айтишник? Это люди с другой планеты. Они обладают специфическим чувством юмора, внешностью, стилем одежды. Если хотите, они рождаются в свитере, джинсах, кроссовках и с чашкой кофе в руках.
Инесса Ильинская, директор по рекламе, «Интел-Синтез АПР»:
Я начинала свою карьеру тоже секретарем в СБС Агро. Банк оставил не самые приятные впечатления, все-таки своя специфика. Я была референтом одного из первых лиц. Начиная работу в финансовой сфере, надо быть готовым к очень жесткой регламентации буквально всего – от распорядка дня до внешнего вида, проявления эмоций и пр. Некоторые кадровые агентства сразу дают памятку кандидатам, где описано, в чем ты можешь ходить на работу, а в чем нет, вплоть до цвета шнурков на ботинках. Некоторые люди спокойно относятся к такой дисциплине, но мне было очень тяжело. Зарегламентированность жизни – непростая ноша все 8 часов рабочего времени. Отработав почти год, я ушла по семейным обстоятельствам.
Сегодня, мысленно возвращаясь назад, могу сказать, что этот опыт дал мне очень много в плане самодисциплины, организации времени, общения – умение разговаривать, вести переговоры, быть незаменимым человеком для своего босса, плюс расширение кругозора, этикет и все прочее.
Секретарь знает все обо всех и еще кое-что
Замена секретаря – задача непростая, – говорят рекрутеры. Человек уходит, и вместе с ним какие-то связи, контакты, договоренности. Секретарь часто аккумулирует на себя все звонки, управленческие решения, знает, как к кому подойти, куда позвонить, где нажать кнопочку и так далее.
Ирина Ананьева, Kelly Services:
Мы были одним из первых агентств по подбору персонала, предлагающих услугу предоставления временных сотрудников. Услуга пользуется стабильным спросом на рынке, так как позволяет нашим клиентам сосредоточить свои усилия на более важных задачах, нежели кадровое администрирование, расчет и начисление заработной платы и пр.
В кризис услуга стала еще более востребована. Многим компаниям, особенно в осенний период, когда деловая активность на пике и, при этом, пик заболеваемости сотрудников, требуются временные помощники. Непосредственно в нашем отделе, отвечающим за предоставление временных офисных сотрудников, наиболее часто заказываемые позиции – секретари приемной, на замену заболевшего сотрудника, отпускника или сотрудника в декретном отпуске. Продолжительность проектов варьирует от 4 часов до нескольких месяцев.
Для кандидатов работа на временных проектах также несет определенную пользу, кроме заработка, стажа, своевременных налоговых отчислений и прочего: согласно нашей статистике, в среднем в месяц 2-3 временных сотрудника приглашают в основной штат компании.
При этом рассматриваются варианты не только горизонтального, но и вертикального продвижения. С временной позиции секретаря сотрудник может перейти на позицию ассистента или специалиста отдела маркетинга, финансов, в бухгалтерию и т.д.
В качестве примера можно привести реальный случай из нашей практики, когда девушка после 3-х недель работы временным ассистентом в рамках проекта проведения ассессмента в другой стране, вернувшись в Москву, получила предложение стать постоянным сотрудником компании на должности координатора проекта по организации мероприятий в рамках международных проектов компании. В результате качественной работы временным сотрудником, ей предложили более высокую заработную плату и штатную позицию в компании. Подобные примеры достаточно часто встречаются в нашей практике.
Успех всегда рассчитывает на взаимность
По мнению экспертов, для кандидатов на позицию секретаря (и не только) помимо профессиональных навыков важно и то, как человек общается, смотрит ли он в глаза, приятная ли у него улыбка, говорит ли открыто или заученными фразами. Возможно, он не точно отвечает на вопросы, избегает подробностей своей предыдущей работы, боится припомнить какие-то случаи, которые характеризуют его как личность. К тому же для секретаря важна достаточно быстрая речь. Как правило, многие руководители относятся к сангвинистическому или холерическому темпераменту, поэтому приходится соответствовать.
Елена Майорова, эксперт:
Резюме отражает профессиональные качества кандидата – образование, опыт работы, в каких сферах, какими владеет навыками, как он изложил это на бумаге. А личные качества как раз проявляются на собеседовании – как человек зашел, поздоровался, вел беседу, поддержал какую-то второстепенную тему или нет, настраивается ли он на волну своего будущего работодателя. У меня большой опыт работы в рекрутменте. Я сталкивалась с тем, что иногда даже очень сильные кандидаты, не попав, что называется, на одну понятийную волну, первое собеседование проходили неудачно.
Когда секретарь рассказывает, какие обязанности выполнял, просто перечисляет, никуда не отклоняется, как в резюме, – ты сразу понимаешь, что у человека есть некая заторможенность. В идеале он должен проиллюстрировать свои деловые обязанности на каких-то примерах. Что оценивается в секретаре, если брать топовый уровень? Навык презентации, умение говорить, открытость, смотрит ли кандидат тебе в глаза. Это наблюдения внешние. Некоторым клиентам необходимы люди более гламурные, но хорошая речь – обязательное условие.
Как отметили участники встречи, сегодня во многих компаниях серьезное внимание уделяется правильности речи секретарей. Специалисты из Воронежа, Тамбова, Омска, использующие какие-то диалектные выражения, их специфические особенности произношения, отличающиеся от стандартов литературного языка, – смущают, раздражают руководителей.
Наталья Воеводина, редактор:
- Основное качество, которое объединяет помощников руководителя в крупных компаниях, – максимальная четкость во всем. Они никогда не ошибаются в дате, времени, подаче информации. Это люди, с которыми можно договориться и быть уверенным в том, что все исполнится.
Елена Майорова:
Организованность. Дисциплина. Внешние данные. Хотя последнее все-таки зависит от предпочтения руководителя.
Мария Холкина, ассистент:
Персональный помощник умеет создать атмосферу рабочего комфорта. Аккуратно, незаметно расположить к общению. Главное качество для секретаря – желание добиться этого успеха. Зачастую молодые люди рассматривают эту ступень в карьере как начальную, а потому временную. Приходят на собеседование секретари, мы спрашиваем: а хотите ли вы взять на себя дополнительные обязанности? В ответ слышишь, что на самом деле они ни к чему не стремятся, ничего не хотят. Пример, когда из секретаря человек вырос до позиции личного помощника, референта, – это показатель его целеустремленности. 80 % секретарей не хотят этого. Они думают, что закончат свой вуз, юридический, к примеру, и уйдут в профессию юриста.
В каких компаниях для секретарей рост невозможен?
Ольга Авраменко, секретарь «АудитБосс»:
Возможен ли рост секретаря в аудиторской компании? Вряд ли, во многом это его профессиональный тупик. Секретарь и все. Только если получить какое-то дополнительное образование. Конечно, многое зависит от структуры компании, ее размера, мотивации сотрудника на этой позиции. Горизонталь секретаря – расширение его функционала до секретаря отдела, персонального ассистента – возможна только в больших компаниях. Если компания маленькая, то, как рост, возможен переход в профессиональную сферу этой компании на должность специалиста.
Что еще важно для человека? Ему нужны деньги, социальное признание, статус. Рассматривает ли он позицию секретаря как какую-то проходную на данный момент и работает просто ради денег, занятости, или для него это некая определенная перспектива.
Все зависит от человека
Как свидетельствует статистика, на Западе есть множество примеров того, что секретари стали руководителями компаний. Возможен ли такой карьерный рост в России?
Елена Майорова:
Я таких примеров не знаю. Возможно, как путь к этому – замужество. Когда ты хочешь, чтобы твой партнер развивался. Мало таких семей, которые отдают себе отчет в том, что функционально они не зависят друг от друга, а развиваются как две равные позиции. Просто давать своей жене развиваться как личность – не многие мужчины на это способны.
Сколько компаний, столько историй. Сказать, что у нас вообще нет возможностей для роста секретарей, нельзя. У всех совершенно разные истории – разные руководители, требования, мотивация. Можно получить любое образование, выучить языки, выбрать компании, которые тебе интересны. Все зависит от человека.
Как отметили участники встречи, есть и примеры, когда людей просто сажают на определенной позиции: пообещали многое, нарисовали карьерную лестницу при приеме, а фактически ничего не делается. К тому же в небольшой компании сотрудник должен проработать существенно дольше, чем в крупной, чтобы завоевать доверие руководителя, сотрудников. В таких компаниях секретарь может перейти в другой отдел даже без особого образования, если он заслужил это доверие.
Мотивация – ставка на будущее
Одна компания подбирала помощника руководителю. Старались найти человека не злого, лояльного, добродушного и в то же время эффективного. Составили анкету. Кандидаты, ничего не подозревая, отвечали на вопросы о том, какие конфеты любят, музыку слушают, какие книги читают и фильмы смотрят… В итоге была получена потрясающая информация, характеризующая личностные качества человека, его жизненные ориентиры. Был и такой вопрос: почему в женском коллективе часты ссоры и склоки? А ответ расписан по пунктам с указанием ранжировать их по важности: зависть, деньги, что-то другое. Если человек неконфликтный, у него не было таких ситуаций, то он не знает, что писать, и ставит прочерк – тоже характеристика. Используется и физиогномика и пр.
Ольга Залолутдинова, ведущий консультант, "АВК Групп":
Физиогномика – не панацея, она только дает какие-то отдельные характеристики. Уверена, что все зависит от человека. Если есть мотивация на рост, он устроится даже на небольшую должность и пойдет вверх. Если у него есть эти качества, стремления и ситуация благоприятна – он пойдет наверх. Есть примеры быстрого роста и в небольших коммерческих компаниях.
Дале Даная, эксперт, "Визави Консалт":
Действительно, примеров карьерного роста хватает и в небольших компаниях. Например, в моей практике был случай, когда я устраивала девушку на позицию секретаря. Заказчик выдвинул непростые условия для соискателей на эту позицию, но тем не менее я смогла закрыть ее с первой же кандидатки. Какого же было мое удивление, когда спустя всего лишь месяц после начала работы она сообщила, что ее повысили до менеджера по работе с клиентами и у нее все отлично. У нее не было каких-то карьерных амбиций, но было понимание, что она хочет расти профессионально в той или иной сфере. Что счастливо и произошло.
Зарплата – мерило уважения в обществе к профессии
Ирина Ананьева:
В сфере административного персонала вакансий стало меньше, расширился функционал сотрудников, были пересмотрены компенсационные пакеты. В ряде компаний произошло сокращение уровня заработных плат: у секретарей приемной (reception) на 10-20%, у персональных ассистентов на 20-30%. В ряде компаний были отменены такие дополнительные опции, как добровольное медицинское страхование, оплата фитнес-клубов, оплата проезда и питания.
Изменились требования к вновь набираемым сотрудникам. Они стали более жесткими по отношению к профессиональному опыту и к личностным характеристикам. Если раньше на позицию секретаря приемной часто приглашали кандидатов без опыта работы или с полугодовым опытом, то с начала 2009 г. требования повысились до 1 года минимум. Чаще требуется свободное владение английским языком и соответствие определенным корпоративным стандартам.
Если раньше из трех предоставленных секретарей один обязательно трудоустраивался, сейчас зачастую выбор идет из 10-12 кандидатов.
Мацукевич Михаил, зам. генерального директора по маркетингу и рекламе, КА «Визави Консалт»:
В мае мы исследовали изменения заработных плат у административного персонала. Заметили, что основной тенденцией влияющей на уровень оклада является владение иностранными языками, разница составляет примерно 40%. Например, РА первого лица со знанием английского языка может рассчитывать на компенсацию, условно на май месяц, порядка 110-130 тысяч рублей; без знания языка - на 60- 80 тысяч рублей.
В целом, по мнению участников встречи, не произошло какого-то резкого разрыва в уровне оплаты труда. Люди с опытом, имеющие определенные профессиональные навыки, не стали заложниками ситуации и избежали существенного снижения заработной платы. Хотя были и такие случаи. К тому же и кандидатов стало больше, а значит, повысилась конкуренция.
Ирина Ананьева:
И в 2008-м году и сейчас кандидаты, при выборе предложения о работе, уделяют особое внимание не только размеру заработной платы, но и уровню компании-работодателя. Организация с известным именем и длительной историей всегда более интересна для кандидатов, пусть даже там не самые высокие зарплаты. Для многих это первая строчка в резюме, возможность войти в бизнес и перспектива приобретения новых возможностей в перспективе.
Эту мысль разделили многие участники встречи. Надежда на то, что маятник работодатель – соискатель наконец-то выровняется и начнется более справедливое и правильное распределение, начала сбываться. Не стоит забывать и о демографической ситуации. В регионах уже сейчас не хватает специалистов. Да и образовательные учреждения, которые ориентированы на менеджмент, практически не затрагивают подготовку специалистов для производственного сектора.
Карьера каждого человека зависит только от него самого. От его прилежания, стремления, выбора, наконец. Хочет ли он чего-то достичь, открыть новые горизонты или просто лежать в теньке, прячась от ответственности и новых задач за спинами более активных коллег. На всякой высоте головокружения разные. Что выбираете вы?!
(Мы ждём Ваших историй построения карьеры по адресу redactor@ sekretarskoe-delo.ru).