Автор: Тамара Лизуро.
Рубрика: «Обмен мнениями».
Название: «Start up. Практические советы и рекомендации».
Часть 2. Введение в профессию. Взаимоотношения в коллективе. Завоевание авторитета к себе и должности.
Продолжение материала, опубликованного в журнале «СД» № 10.
Итак, будем надеяться, что большинство остроугольных подводных камней во взаимоотношениях с руководителем на начальном этапе нам удалось преодолеть. Сделаем глубокий вдох – и приступим к следующему уроку, который условно назовем «Чей я помощник?»
Должность помощника руководителя вовсе не означает, что круг вашего общения и ваших обязанностей замыкается только на исполнении поручений непосредственного руководителя. Как правило, секретарь-референт объединяет в себе функции ассистента еще нескольких управленцев. И каждый из них, естественным образом, считает, что вы – только его личный помощник! Особенно заметна подобная ситуация на небольших предприятиях, где нецелесообразно содержать большой штат референтов, канцелярию и отдел персонала. Поэтому все эти функции вменяются секретарю-референту.
Но что делать, когда ваш генеральный директор срочно попросил купить подарок компаньону, финансовый директор ждет ежедневный сводный отчет, и в это же время главный бухгалтер озадачил вас тиражированием баланса. За годы пребывания в профессии я определила для себя несколько основных правил, которые помогают мне успевать сделать несколько дел одновременно без ущерба для рабочего процесса.
Правило 1. «Золотое». Вы – наемный рабочий. И ваш работодатель – это непосредственный руководитель; чаще это – генеральный директор, управляющий партнер и т.д., реже – руководитель отдела, департамента. И именно ему вы подчиняетесь напрямую, и именно его поручения должны выполняться в первую очередь. Поэтому планировать свой рабочий график и очередность выполняемых поручений лучше с осведомления руководителя. С одной стороны, ваш руководитель будет видеть, какими должностными обязанностями вы занимаетесь, с другой – вы всегда сможете самостоятельно регулировать очередность выполняемых функций, исходя из приоритетности задачи.
Нет ничего странного в том, что вы зайдете/позвоните/отправите смс и зададите вопрос о том, насколько срочно руководителю необходимо выполнить поручение; в условиях многозадачности и наличия минимум 2-х руководителей - это нормальный рабочий режим, в котором вы расставляете приоритеты.
Правило 2. «Серебряное». Ваши коллеги и руководители – это те люди, которые вовлечены в рабочий процесс, также как вы. И также как вы они радеют за результат компании. И все их поручения вам – это такие же задачи/задания вам, от качества и быстроты исполнения которых также зависит успех компании (исключения мы рассмотрим в Правиле 3). То есть, если при приеме на работу, ваш руководитель оговаривал с вами возможность/необходимость исполнять функции помощника еще и финансовому, коммерческому директору и т.д., то это означает, что данные сотрудники имеют полное право попросить/потребовать у вас исполнения той или иной задачи.
И, поверьте, чаще всего данных сотрудников не интересует чем вы озадачены в данный момент. У них есть задача, и ваша прямая задача ее выполнить. Умение ориентироваться в рабочих процессах, понимание бизнеса компании, четкая организационная структура – ваши настоящие помощники в этом нелегком деле. Если вы работаете на производстве, то, естественно, отправить срочный факс в компанию, снабжающую ваш завод сырьем, гораздо важнее, чем сшивать дела в отделе персонала. Но еще раз хочу повториться, навык расставления приоритетов приобретается с опытом. Поэтому, первое время во избежание нерациональных действий, настоятельно рекомендую обращаться к правилу № 1 – использовать опыт и авторитет руководителя в решение тех или иных вопросов.
Естественно, как и в любом другом деле, не нужно впадать в крайности. Нет необходимости докладывать каждый ваш шаг и каждую исполняемую задачу руководителю. Помощник должен быть достаточно самостоятельным и организованным в своей работе. Но, я вас уверяю, если 2-3 первых месяца в работе вы периодически будете задавать вопрос об очередности исполнения той или иной задачи, вам и вашему руководителю подобный регламент действий пойдет только на пользу. А также другие ваши косвенные руководители будут четко осознавать последовательность делегируемых вам задач.
Правило 3. «Медное». Здесь мы поговорим об исключениях, о которых было упомянуто в пункте «2». Эти исключения составляют сотрудники-«вампиры». Подобно вампирам из фантастических рассказов, они лишают вас не крови, а драгоценного рабочего времени и возможности работать в нормальном режиме с высоким КПД. Коллеги – «вампиры» часто видят в вашем лице своих собственных помощников и ассистентов; они просят размножить расписания занятий фитнес-клуба, купить билет в один конец любимой теще, посмотреть в Интернете недорогие лагеря для детей, принести кофе и т.д. В этом случае, вам нужно научиться давать отпор подобным натискам. Ваше оружие в данной борьбе – не чеснок и осиновый кол, а вежливость, категоричность и улыбка. Именно данные атрибуты успешно обезоруживают данных назойливых коллег, которые полагают, что такой молоденькой и проворной девочке не составит труда сделать часть его работы и помочь в решении личных задач. Основные фразы, которыми можно поставить на место зарвавшихся сотрудников:
«К сожалению, исполнение данных функций не входит в мои должностные обязанности»
«Сейчас я выполняю поручение Ивана Ивановича, но если вы настаиваете – я непременно сообщу ему, что заказ дров в ваш загородный дом – это приоритетная задача для нашей компании»
«Полагаю, что есть некоторое непонимание в компании к моей позиции: я – персональный ассистент Совета директоров. Увы, но в мои полномочия не входит отчет вашего отдела. Вы можете обсудить мои должностные обязанности с моим непосредственным руководителем» и т.д.
Подобные прецеденты необходимо пресекать, чтобы они не отнимали ваше время и силы от выполнения непосредственных обязанностей. Подобные люди воруют время не только у вас, но и вредят успешности компании в целом.
Если самостоятельно справиться с зубастыми вампирами не представляется возможным – обратитесь за помощь к Светлому Рыцарю – вашему руководителю, которому в красках объясните, что 80 % вашего времени и вашей зарплаты, соответственно, работодатель тратит на данных сотрудников.
Все умею и мне скучно!
Полагаю, что некоторые правила и советы вам уже удалось применить на деле?! Будем надеяться, что данные рекомендации будут непременно полезны вам в профессии!
Итак, представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения – доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами – дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно!...
Вот именно это «комфортно» и «удобно» - как правило, несут в себе внутреннее ощущение стагнации в профессии. Иногда бывает, что данное ощущение – ошибочно и преждевременно, но данная подмена понятий характерна только для непрофессиональных помощников! Мы-то с вами – настоящие профессионалы! Поэтому разберемся с ситуацией, когда ощущение стагнации роста имеет под собой основания. Другими словами – что делать, когда это чувство проникло в вашу светлую головку.
Вариант 1. Стать киношным прототипом неотягощенного работой секретаря, томно подпиливать ногти, приговаривая с напыщенной важностью: «Шефа нет и не будет!». То есть совершенно бездарно похоронить свой талант к профессии, ум, знания, навыки и стать еще одним героем анекдотов про «секретарш». Просто глупо скучать! Вам кажется, что таких ассистентов нет?! Вы ошибаетесь – их очень много! Но мы с вами договорились: данный журнал читают только настоящие профессионалы! Поэтому данный вариант – совершенно нам не подходит!
Вариант 2. Поговорить с руководителем о возможных дополнительных должностных функциях, которые вы могли бы на себя взять. Например, когда я училась на PR-менеджера, работая секретарем-референтом, мы с моим руководителем договорились, что в связи отсутствием отдела маркетинга и пресс-службы, я буду писать тексты для сайта, новости, освещать различные акции в прессе. Это было настоящее взаимовыгодное сотрудничество: я шлифовала знания, полученные в Университете, руководитель – экономил на службе PR! Данный вариант успешно избавил меня от вышеуказанного ощущения стагнации роста в должности референта и позволил набраться опыта в профессии PR-менеджер.
Вариант 3. Записаться на курсы. Это могут быть как занятия, посвященные усовершенствованию вашего профессионального уровня (английский, стенография, риторика и т.д.), так и занятия по интересам (танцы, вождение, фитнес). В свое время, работая в банке персональным ассистентом первого лица, я также «заскучала» после первых 6 месяцев. Мой руководитель был человеком чрезвычайно наблюдательным и вскоре предложил мне получить второе высшее образование в области банковского дела. Данный вариант исключительно подходит тем ассистентам, для которых важен интеллектуальный и личностный рост; которые любят свою профессию и хотят развиваться в внутри нее.
Некоторые люди часто путают скуку на работе с общим эмоциональным упадком. В данном случае, вселенская тоска на работе – это следствие, а не причина. А повысить ваш жизненный тонус и разбавить однообразную жизнь поможет именно увлечение – хобби.