Павел Волков, административный директор, DHL International.
Рубрика: «Офисные переезды».
Заголовок: «Как переехать, чтобы все остались довольны».
Переезд сродни маленькой революции. Поделитесь, пожалуйста, вашим опытом.
За последний год мы осуществили два крупных переезда (около 200 человек за раз) и несколько более мелких внутри существующих офисов. Я не считаю переезд чем-то из ряда вон выходящим при условии его правильной организации. Естественно, любое изменение, особенно такое, как смена «места работы», воспринимается сотрудниками болезненно, ведь это и необходимость смены маршрута дом-работа-дом и, возможно, более долгое время в пути, и другие неудобства. Для того чтобы сделать переезд максимально комфортным и безболезненным следует уже на этапе подбора нового офиса принять во внимание его транспортную доступность, удобство подъезда для сотрудников, удаленность от метро, наличие рядом с новым офисом торговых точек и т.д. Именно по этой причине наша компания отказалась рассматривать варианты «за МКАД», которые, да, очень выгодны по цене, но при этом их категорически трудно «продать» сотрудникам. Дальше - дело техники. В принципе переезд – это обычный проект со всеми признаками такового и управлять им надо, как проектом, т.е. должен быть проектный менеджер, план проекта со сроками, ответственными, регулярный контроль подготовки и т.п. В нашей практике переезд осуществляется либо в 2-3 этапа, либо единовременно в течение одних выходных. Как правило, выбор методики зависит от наличия технической возможности единовременного отключения-подключения-настройки компьютеров и телефонов перевозимых сотрудников.
Наиболее распространенная ошибка «перевозимого» сотрудника – это думать, что работники службы переезда придут, сделают фотографию рабочего места, аккуратно упакуют все любимые сотрудником безделушки и нужные вещи, перевезут их в новый офис и, сверяясь с фотографией, расставят их по местам точно так, как было на старом месте J. Уверен, за особую плату служба, занимающаяся переездом, так и сделает, но обычно администрация компании выбирает более экономичные варианты. Основной совет сотрудникам – это перед назначенной датой переезда тщательно упаковать личные вещи и/ в зависимости от инструкций администрации либо очень подробно подписать свои коробки, чтобы их можно было легко опознать, либо забрать их домой и самостоятельно привезти и распаковать на новом месте.
Иными словами, самая распространенная ошибка сотрудников – это неподписанные коробки с личными вещами. Во избежание многочасовых поисков и выяснения «это мой стул, а это твой шкаф» также рекомендую сотрудникам наклеить на «свою» мебель стикеры-идентификаторы со своей фамилией или названием отдела.
Также следует помнить о сотрудниках, во время переезда находящихся в отпуске, на больничном, в командировках. С ними следует связаться, предупредить о переезде и предоставить подробную информацию о времени и подробностях переезда.
Какую помощь могут оказать сотрудники компании при переездах, а в каких случаях Вы рекомендуете обращаться к профессионалам?
Мы всегда обращаемся к профессионалам при перевозке мебели из офиса в офис – тут все очевидно – погрузка-разгрузка мебели, а также ее безопасная перевозка требуют специальных навыков, упаковки и транспорта. То же касается компьютеров и иного сложного и дорогостоящего оборудования – копировальных аппаратов, серверов и т.п. Что касается перемещения сотрудников внутри одного офиса, как правило, мы делаем это своими силами, иногда привлекаем нанятых грузчиков.
Лишняя офисная утварь – Ваши советы.
Самая большая головная боль для меня – это лишняя мебель: практика показывает, что продать ее за сколько-нибудь вменяемые деньги нереально. Если мебель уже старая и списанная с баланса, то ее можно реализовать сотрудникам или передать куда-то в благотворительных целях. С остальной утварью проще – как правило, это малоценные либо уже вышедшие из строя предметы, которые можно либо реализовать, либо утилизировать без особенных затрат.
Денежный вопрос при переездах: на какой порядок сумм нужно ориентироваться, о чем нужно помнить, составляя смету расходов? На чем можно сэкономить?
Наш последний переезд порядка 200 сотрудников с мебелью и техникой внутри Москвы в течение одних выходных обошелся нам в порядка 400 тыс. рублей. Думаю, можно найти еще дешевле, но нужно следить за качеством и размером ответственности компании, которую вы нанимаете. В принципе, все компании, у которых мы спрашивали предложения на переезд, показали себя весьма профессионально, т.е. они знали методику переезда, требования к упаковке, имели необходимый транспорт и квалифицированный персонал. Сэкономить можно на упаковке мебели, на перевозке личных вещей сотрудников.
Как не парализовать работу компании на время переездов? Ваши ноу-хау.
Во-первых, организовывать переезд в нерабочее время. При составлении плана переезда необходимо оставить достаточный запас по времени для подключения компьютеров, телефонов и иной техники на новом месте и тестировании их работоспособности. План переезда должен быть максимально подробным, т.е. с указанием какой сотрудник, когда и на какое место переезжает, это позволит избежать путаницы. Желательно составить и заранее опубликовать план нового офиса с указанием кто, где сидит. В первый день работы на новом месте обязательно обеспечить на месте наличие представителей профильных служб, офис-менеджера, сотрудников компьютерной поддержки и т.д., которые смогут подсказать сотрудникам: где их новое рабочее место, где удобства, как пользоваться лифтом, где столовая, как пользоваться новым телефоном и т.п.
С чем нужно смириться, задумывая переезд?
С необходимостью много и часто информировать сотрудников о ходе проекта. С неизбежными жалобами некоторых сотрудников на неудобство нового офиса. Практика показывает, что через 2-3 месяца все привыкнут и будут горячо протестовать против возможности нового переезда.
Сколько по времени должен длиться переезд? Как часто Вы рекомендуете менять офисы?
Опытная команда способна осуществить переезд в течение 2-3 недель, включая время на подготовку, разработку плана и т.д. Естественно, данный срок отсчитывается от момента, когда новое помещение принципиально готово к приему сотрудников, есть необходимые чертежи и планы и одобрено финансирование. Я не берусь рекомендовать периодичность смены офиса – каждая компания смотрит на динамику своего бизнеса и изменение численности персонала. Как только становится понятно, что существующий офис в ближайший год не будет способен вместить новых сотрудников – время задуматься о переезде в новый офис либо о расширении существующих площадей, если есть такая возможность. В текущей ситуации/ многим скорее потребуется уменьшение площадей – в этом случае надо смотреть на ближайший срок, когда можно расторгнуть существующий договор аренды и отталкиваться от него.
Плюсы и минусы переездов.
Очевидный плюс – это оптимизация занимаемых площадей в соответствии с текущим состоянием дел вашей компании – нет смысла сидеть на 3000 кв. м, когда штат составляет всего 100 человек, в то же время явно нужно переезжать, если вам некуда сажать новых сотрудников. Опять же при существующей ситуации на рынке аренды, у тех, кто не связан жесткими долгосрочными договорами аренды, есть все шансы существенно оптимизировать данную статью затрат без заметных потерь в качестве офисов.
Из минусов стоит отметить неизбежное недовольство части сотрудников, при этом я считаю, что правильный подход к выбору нового офиса и полноценное информирование сотрудников/ способны свести данный фактор к нулю.