Презентация, которую запомнят

Рубрика: «Коммуникативные навыки».
Заголовок: «Презентация, которую запомнят».

Презентация. Основы подготовки и проведения

Делать все в последний момент – это неисправимый порок абсолютного большинства человеческих существ. «Нелегкая это работа, тащить из болота бегемота», говорилось в детском стишке. Ох, как нелегко из единой фразы сделать что-то путное, но нет ничего невозможного. Собрав всю свою волю в кулак, сделаем усилие и примемся за работу, так как без предварительной подготовки даже самый способный человек может провалить мероприятие.

Прежде чем приступать к подготовке презентации, первоначально нам необходимо определить целевую аудиторию: кто они? чего ожидают? и продолжительность выступления: что мы хотим им сказать? чего мы надеемся добиться?

Далее определяемся с тем, какой характер будет носить наша презентация, как мы будем мотивировать аудиторию, какова будет форма представления актуальной информации, как эффективнее действовать, чтобы наладить контакт и т.д.

Немаловажны также технические подробности — где мы будем находиться в ходе презентации — помещение, освещение?
От всего этого и будет зависеть всё построение презентации. Презентация одной и той же работы, продукта, услуги и т.д. на пять минут и на полтора часа — это две абсолютно разные презентации; первая не является усеченным вариантом второй, а представляет собой абсолютно отдельное мероприятие и требует не менее тщательной подготовки, чем полуторачасовое представление.

Очень важно обозначить день и время. По обыкновению презентации не проводятся в начале недели. Это произошло по причине того, что понедельник-вторник у деловых людей обычно посвящен решению деловых вопросов и развлекательное мероприятие (к которому, в какой-то мере, можно отнести и презентацию) будет отвлекать. Однако этот момент можно опустить, если презентация носит чисто деловой характер.

Идеальными днями являются среда и четверг, так как подобное мероприятие очень часто контролируется журналистами. В этом случае  журналисты успевают написать и опубликовать материал о презентации в свежий номер в пятницу-субботу.

Если же цель презентация — это увеселение, то ее лучше проводить в пятницу или субботу. Презентации на открытом воздухе (например, большие корпоративные праздники) проводят обычно в субботу.

Деловые презентации, сопровождаемые бизнес-ланчем, по обыкновению проводят обычно в первой половине дня. Другие презентации в рабочее время не устраивают. Чтобы яснее представлять формы презентаций, рассмотрим наиболее активно использующиеся формы.

Бизнес-презентация для клиента (заказчика)
Довольно сложный для подготовки вариант, так как обычно публика на данной презентации самая капризная — клиенты, которые заинтересованы в качественном обслуживании и не желают рисковать своими деньгами. Оценка будет самая пристрастная.

Продолжительность и состав слушателей, по обыкновению, известны заранее. Именно поэтому, при подготовке такой презентации нужно тщательно продумать текст, очень серьезно подойти к оформлению слайдов (материал должен быть оформлен профессиональным дизайнером), максимально структурировать подаваемую информацию и предпочтительно подать ее в виде графиков, схем и диаграмм.

Однако не переусердствуйте — излишняя научность окажет плохую услугу, так как клиент может «испугаться». Текст должен быть максимально доходчивым, связным и логичным. Если нет возможности создать такой самостоятельно, то в этом случае имеет смысл привлечь профессионала-копирайтера.

Слайды должны продемонстрировать состоятельность компании, накопленный опыт и в то же время показать, что для того, чтобы полностью представить компанию, одной презентации мало. И вовсе неважно, что вся компания — это четыре человека и маленький офис. Главное — это абсолютный профессионализм персонала, качественный продукт и высокий уровень обслуживания.

Бизнес-презентация для партнёра

Этот вариант представления продукта немного проще, так как это скорее обсуждение стратегии дальнейшего взаимодействия, а не попытка продать что-либо кому-либо.

Продолжительность обычно договорная. Предполагается, что слушатель настроен дружественно, и, скорее всего, будет вникать во все детали и задавать вопросы, пока не добьётся полной ясности. Хорошим тоном в этой ситуации является экономия времени партнёра. Поэтому слайды и структуру выступления необходимо тщательно продумать так, чтобы провести слушателя шаг за шагом, от простого к сложному по всем деталям презентуемого проекта.

Нюанс — в данном случае пространные рассуждения о том, какой ваш продукт (услуга и пр.) замечательный абсолютно лишние, так как партнер, вероятнее всего, сам хорошо осведомлен об этой отрасли и его желание не приобрести, а укрепить и расширить бизнес.

Семинар

Семинар изначально представляет собой смешанную форму представления продукта (услуги). Именно поэтому стиль презентации зависит от того, сколько времени выделено. Это нечто среднее между выступлением на конференции (описание немного ниже) и презентацией для партнёра. Слушатель в этом случае настроен дружественно и готов к взаимодействию. Цель такой презентации, обсудив общее, перейти к частному, более сложным техническим деталям, коллективно решить вопросы путем обмена мнениями.
Дизайн слайдов простой и строгий (самый лучший вариант — это тёмный на белом или на очень светлом фоне), так как дизайнерские изыски будут отвлекать участников семинара от понимания сути работы.

Конференция

Конференция — это более крупное, нежели семинар, мероприятие, на котором присутствует много людей. Именно поэтому на выступление вводится регламент, обычно не превышающий двадцати минут. Это оптимальное время для того, чтобы раскрыть одну тему с наиболее важными техническими подробностями.

Данная презентация ориентирована на уже подготовленного слушателя, который, что называется, «в теме». Поэтому так же, как и на семинаре, здесь не требуется представление продукта (услуги). Достаточно нескольких общих вводных фраз.

Нюансом в подготовке является то, что, подбирая материал и формулируя фразы, нужно ориентироваться на то, чтобы презентация была стопроцентно понята минимум половиной аудитории. В данном случае допустимы шутки — это привносит в презентацию легкость и некоторое оживление, но и в их выборе нужно быть очень осторожными, чтобы не обидеть никого из присутствующих.

Дизайн слайдов, как и в семинарском варианте, должен быть строгим, даже в некоторой степени сухим и аскетичным, чтобы не отвлекать от понимания сути работы.

Рассмотрев самые типичные формы деловых презентаций, перейду к рекомендациям, которые, безо всякого сомнения, окажутся полезными при подготовке презентации.

Итак, есть тема и нужно сделать из этой темы презентацию. Масса идей, они роятся и путаются. Не стоит паниковать, давайте разберемся по порядку и все разложим по полочкам. Ведь, как известно, выступление — это передача «иерархии идей» от человека к человеку. Многие принципы ясного изложения направлены на то, чтобы передавать эту иерархию в наиболее доступном виде.

Независимо от степени абсурдности, идеи нужно обязательно записывать. Уверена, вы на собственном опыте знаете, что, порой, самая нелепая идея оказывается тем самым «золотым ключиком» к успеху. Тем более, что много времени для этого не нужно, достаточно простой пометки. И никакой редакции! Свободный полет мысли и не более того.

После того, как мысли записаны, попробуем их структурировать. Просмотрим все, что написали. Обводим кругами и объединяем стрелками логические цепи между идеями. Определяем те идеи, которые могут удивить и оказаться подпунктами других идей. Перераспределяем идеи так, чтобы они находились в логическом порядке. Выделяем ключевые моменты и формулируем введение, основное содержание и заключение так, чтобы вся информация была представлена в легком для понимания формате и в тоже время была эффективной.

Учитывая то, что после доклада большинство слушателей запоминают около пяти основных идей докладчика, план выступления должен быть составлен таким образом, чтобы аудитория была активной в первой его части, могла бы отвлечься в середине и частично слушала бы в конце.

Как только ключевые моменты определены, необходимо подумать о том, как начать свою презентацию? Психологи советуют разрядить атмосферу каким-нибудь расслабляющим действием: шуткой, вопросом и т.п. Одним словом, нужно, так или иначе, снять напряжение первого момента и привлечь внимание аудитории. После этого можно начинать. Разумно будет начать презентацию с введения, в котором нужно кратко изложить цель доклада и его содержание.

Далее плавно перейти к основной части доклада, содержащей информацию, которую необходимо передать слушателю.
Удержать внимание аудитории — вот задача из задач. Начать не сложно, сложно поддерживать интерес на должном уровне. Для этого нужно применить весь арсенал имеющихся средств: риторическую технику, различные способы представления и поддержания каждого аргумента или мысли. Продумать все возможности использования в презентации примеров, аналогий или вопросов. Переплести с содержанием презентации какую-нибудь маленькую ненавязчивую личную историю. Очень помогают проиллюстрировать аргументы такие элементы, как метафоры — они очень оживляют достаточно сухой материал.

В том случае, если перед аудиторией чувствуется неуверенность в себе и неожиданная робость, самым лучшим вариантом будет написанная на бумаге «шпаргалка» (полностью или тезисно). Ее нужно держать в зоне видимости — она придаст уверенности и позволит завуалировать заминку. Также решением проблемы может быть выученная наизусть речь.

К слову, запись выступления на 7 минут занимает примерно полторы страницы текста (формат А4, шрифт 12pt).

Все современные презентации, по обыкновению, сопровождаются наглядным материалом. В настоящее время самый удобный вариант — это использование экрана, видеопроектора и ноутбука с подготовленной электронной презентацией, которая несет в себе еще и скрытую функцию «шпаргалки». Но и здесь есть нюансы:

Самая оптимальная скорость переключения слайдов —1–2 минуты, а вот на слайдах с ключевыми определениями можно задержаться подольше. Если они не будут поняты, то не будет понято ничего.
А вот по слайдам с графиками, наоборот, можно пройтись очень бегло.
Таблицы нужно объяснять: чему соответствуют строки, а чему — столбцы.
Немного технических подробностей. Наиболее часто презентации делаются в таких программах, как MS PowerPoint и MS Word.
MS PowerPoint — это удобный офисный инструмент для беспроблемной подготовки мультимедийной презентации. Наиболее частый выбор.
Несколько практических рекомендаций.

Последний вариант довольно неудобный с технической точки зрения, однако имеет место быть. Самой лучшей альтернативой является документы в формате pdf, которые во время презентации показываются из полноэкранного режима программы Acrobat Reader.

Теперь о культуре. Просто необходимо помнить, что некачественно сделанные слайды (опечатки, полиграфические ошибки в формулах, орфографические ошибки, разнобой в шрифтах и отступах) вызывают стойкое подозрение в некомпетентности докладчика (партнера).

Жестом вежливости может и должна стать титульная страница презентации. На ней нужно указать фамилию и имя (можно без отчества), организацию и занимаемую должность. Дополнительное назначение этой странички — служить информацией при выкладывании информации в сеть Интернет и уберечь ее создателя от ненужных вопросов.

Важный и практически обязательный элемент — это подарки для гостей. Они не должны быть большими, это могут быть: цветной буклет компании, другие печатные материалы, канцелярские принадлежности, образцы продукции (например, пробные флаконы с духами), зажигалки, ручки, галстуки, косынки, подарочные бутылки с алкогольными напитками и т. п. Немаловажно! Если в продукции есть различия для мужчин и женщин, то обязательно нужно составлять отдельно мужские и женские наборы.

По правилам бизнес-этикета, подарки дарятся гостям на выходе. Это связано с тем, что если вручить подарок при входе, гостю будет некуда его деть.
И в заключение хочу сказать — практикуйте презентацию чаще и придерживайтесь лимита выделенного на нее времени.