Каждый день Вам приходится принимать решения не только о том, как использовать свое рабочее время, но и о том, как наиболее целесообразно распределить этот ценный ресурс Вашего руководителя.
План на день является важнейшим звеном в ходе выполнения важных задач и получения положительных результатов.
Цель планирования рабочего дня: выигрыш времени.
Рабочий день планируется в конце предыдущего или в начале текущего дня.
Принципы планирования рабочего времени.
- Определите оптимальный объем планирования.
- Чрезмерное планирование отнимает слишком много времени.
- Устанавливайте четкие и реальные сроки выполнения для каждого задания.
- Расставьте приоритеты среди множества дел.
- Делегируйте часть заданий.
- Регулярное планирование рабочего дня в течение 10 минут экономит до 2 часов рабочего времени.
- Планируйте не более 60 % времени. 20 % оставляйте на спонтанные действия, а оставшиеся 20 % – резерв на незапланированные действия.
Разделите задачи на 3 уровня сложности: первостепенные, второстепенные и остальные.
К первостепенным задачам относятся задачи:
- с фиксированным сроком выполнения;
- стратегические, требующие много усилий и временных затрат;
- работы, выполнение которых представляет для Вас моральную трудность.
Второстепенные задачи включают в себя повседневную среднесрочную работу, выполнение стандартных обязанностей.
К третьей группе относятся задачи, невыполнение которых не приведет к какимлибо серьезным отрицательным последствиям.
Схема планирования рабочего дня
I. Постановка задач и составление перечня дел.
II. Морфологический анализ – разбиение крупных задач на более мелкие.
III. Расстановка приоритетов – определение срочности и важности дел.
IV. Установление четких сроков исполнения для каждой задачи.,
V. Назначение конкретных исполнителей.
VI. Своевременное внесение в список изменений в текущих делах, занесение новых дел.
VII. Сокращение получившегося списка, отделение главного от важного.
Nota Bene:
- Особое внимание уделяйте задачам, срок исполнения которых истекает сегодня.
- Невыполненное задание в течение нескольких дней – предмет для размышлений…
Советы по планированию рабочего дня.
- Не планируйте более трех важных дел на день и более десяти дел на неделю.
- Планируйте наиболее важную, сложную и неприятную работу на наиболее благоприятное для Вас время суток (первая половина дня для жаворонков, вторая половина дня для сов).
- Доставляющие Вам удовольствие работы оставляйте «на десерт» – на конец рабочего дня.
- Не приступайте к выполнению новой задачи, не завершив предыдущей.
- Невыполненные дела переписывайте в план работы на следующий день.
Планирование рабочей недели.
Помимо планирования рабочего дня, существуют более долгосрочные виды планирования – например, на неделю. В целом алгоритм планирования такой же и включает в себя составление списка работ и расстановку приоритетов.
Советы по планированию рабочей недели.
- Планируйте неделю в специальном еженедельнике с разбивкой по дням недели.
- Наиболее важные дела планируйте на начало недели.
- Отмечайте все дела с фиксированным сроком (назначенные встречи, заседания, собрания, телефонные звонки).
- Группируйте работу по блокам – подготовка документов, переписка, совещания и т. д.
- Всегда резервируйте время для неожиданных дел, они обязательно появятся.
И помните: хорошо спланировано – наполовину сделано!