Правила ППЗ (правильно поставленной задачи)

Часто недоразумения между Вами и руководителем либо Вами и Вашим коллегой возникают из­за недопонимания. Для того чтобы избежать этой главной напасти в рабочих отношениях, нужно научиться правильно ставить задачи. К нашему счастью, научиться этому можно. О том, что стоит и чего не стоит делать для того, чтобы процесс работы шел в верном направлении с максимально заданной скоростью, в материале журнала

Итак, Вашему вниманию – 3 правила ППЗ.

1. Золотое правило.

Задача должна быть четкой, ясной и понятной исполнителю.
Если руководитель не может сформулировать задачу, то исполнитель этого никогда не сделает. Внакладе останутся оба. Руководитель должен знать, что, когда, зачем и в какой форме он хочет получить.

Пример плохо поставленной задачи:

— С этой презентацией что­то не то…
— Надо еще вот это поправить, но там не ясно еще точно, поэтому ты пока это не делай, просто подумай, может, какие­то мысли появятся…

Пример хорошо поставленной задачи:

— В презентации надо поменять фон на наши фирменные цвета.
— В следующий раз пришли мне таблицу в Exсel, а не в вордовском документе.

2. Серебряное правило.

Сроки.

Сроки должны быть оговорены непременно. Если дедлайн не задан, считайте, задача не будет выполнена никогда. Чем точнее определены временные границы задачи, тем проще ее выполнить. Именно руководитель должен спланировать работу исполнителя, назвав реальные сроки.

Пример плохо поставленной задачи:

— Надо сделать это и еще вот то. Как будет время, сделай.

Пример хорошо поставленной задачи:

— Надо сделать это к понедельнику.

Если задача терпит отлагательства, руководитель может попросить Вас самих назвать срок выполнения задания. Тем самым он продемонстрирует свое доверие к Вам как к специалисту.

— Надо отправить этот конверт. Когда сможешь?
— В среду после обеда.

3. Бронзовое правило.

Линейность.

Сделал дело, гуляй смело. Выполнил задачу – «отпусти» ее. Если этого не происходит, она будет висеть мертвым грузом, мешая двигаться дальше.

Пример плохо поставленной задачи:

— Собери для меня информацию по строительному рынку.

Пример хорошо поставленной задачи:

— Собери для меня информацию по основным игрокам строительного рынка (возьми компании такие­то), мне нужны данные об этом и об этом, а также запроси у них то­то и то­то.

Умейте ставить точку.

Бывают случаи, когда задача вроде бы и выполнена, но не до конца. «Вернемся к этому вопросу позже, если что…»
Для исполнителя важно принятие или непринятие результатов его работы.