Общие положения об организационных документах и их виды
Вопрос организации работы с организационными документами очень важен, поскольку именно организационные документы охватывают основные виды деятельности предприятия. Различные фирмы поразному определяют, что представляет собой данный вид документации. Одни компании определяют организационные документы как вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц; другие вкладывают в определение иной смысл, полагая, что организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Организационные документы также определяют как комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
В состав организационных документов также включают различные группы документации.
Некоторые компании включают в состав организационных документов такие документы, как устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работника, отделяя их от распорядительных документов: приказы, распоряжения, указания, инструкции.
Вместе с тем Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), утвержденный Комитетом Российской Федерации по стандартизации метрологии и сертификации № ОК 01193, введенный в действие 01.07.1994 г., определяет следующие виды организационных документов:
0200000 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
0211000 Документация по созданию организации, предприятия
0211031 Договор об аренде
0211071 Заявление на государственную регистрацию
0211072 Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета
0211073 Заявление об исключении из состава членов колхоза (совхоза)
0211101 Письмо об изготовлении печати, штампа
0211111 Положение о структурном подразделении
0211151 Приказ о создании предприятия
0211152 Приказ о выходе из совхоза
0211161 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия
о создании
0211162 Протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава
0211163 Протокол заседания правления колхоза
0211171 Распоряжение Главы администрации территории о предоставлении земельного участка
0211191 Свидетельство о регистрации
0211231 Устав
0211241 Учредительный договор
0212000 Документация по реорганизации организации, предприятия
0212151 Приказ о реорганизации
0212161 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации
0212181 Решение Совета директоров (Правления)
о реорганизации
0213000 Документация по ликвидации организации, предприятия
0213011 Акт о ликвидации
0213101 Письмо с сообщением о ликвидации
0213102 Письмо участника о выходе из совместного предприятия
0213151 Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии
0213181 Решение Совета директоров (Правления)
о ликвидации
0213161 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации
0214000 Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий
0214061 Заявка на участие в конкурсе
0214161 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия
0214191 Свидетельство о регистрации
0251000 Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия
0251121 Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности
0251151 Приказ по вопросам основной деятельности
0251152 Приказ о распределении обязанностей между руководством
0251161 Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности
0251221 Указание по вопросам основной деятельности
0252000 Документация по организационнонормативному регулированию деятельности организации, предприятия
0252031 Договор на производство работ (оказание услуг)
0252051 Должностная инструкция
0252111 Положение о структурном подразделении
0252131 Правила внутреннего трудового распорядка
0252211 Структура и штатная численность
0252251 Штатное расписание
0253000 Документация по оперативноинформационному регулированию деятельности организации, предприятия
0253011 Акт по вопросам основной деятельности
0253101 Письмо по вопросам основной деятельности
0253201 Справка по вопросам основной и кадровой деятельности
0281000 Документация по приему на работу
0281071 Заявление о приеме на работу
0281081 Контракт о назначении на должность
0281151 Приказ о приеме на работу
0281161 Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу
0282000 Документация по переводу на другую работу
0282071 Заявление о переводе на другую работу
0282141 Представление о переводе на другую работу
0282151 Приказ о переводе на другую работу
0283000 Документация по увольнению с работы
0283071 Заявление об увольнении
0283151 Приказ об увольнении
0283161 Протокол общего собрания трудового коллектива
об увольнении
0284000 Документация по оформлению отпусков
0284021 График отпусков
0284071 Заявление о предоставлении отпуска
0284151 Приказ о предоставлении отпуска
0285000 Документация по оформлению поощрений
0285141 Представление о поощрении
0285151 Приказ о поощрении
0285161 Протокол общего собрания трудового коллектива
о поощрении
0286000 Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
0286041 Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
0286091 Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
0286151 Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
0286161 Протокол общего собрания трудового коллектива
о наложении дисциплинарного взыскания
В целом представленную классификацию можно укрупненно разделить на две большие группы: общая документация, связанная с организацией работы, в том числе созданием, реорганизацией и ликвидацией юридического лица; кадровое делопроизводство.
Подробнее читайте в печатной версии журнала "Секретарское дело"!