«Главное в деловой поездке – чтобы сама поездка была приятным ненапрягающим фоном»

В деловом туризме все неприятные сюрпризы способны укрыться в мельчайших деталях – уверяют эксперты. Поэтому организация такой поездки – дело не только ответственное, но и весьма щепетильное. Ведь предстоит учесть сотни самых разных моментов – от наличия визы до вкусовых пристрастий руководителя. В противном случае потраченные время и деньги – еще не самое худшее. Срыв переговоров или деловой встречи – это уже куда серьезнее. И хотя кризис внес свои коррективы в сферу бизнес­туризма (в 2009 году в период проведения крупных выставок наполняемость гостиниц Европы сократилась на 20–25 процентов), совсем отказываться от поездок компании не собираются. А значит, вопросы качественной организации делового тура весьма актуальны. Эту точку зрения разделяет и наш эксперт сегодня – Эльмар Маликов, генеральный директор ГК «1Point MSC».

— Все бизнес­поездки разные, – говорит Эльмар Маликов. – Это заранее спланированная встреча с партнерами в какой­то точке мира или посещение производства с целью обмена опытом и пр. Личный помощник, как прилежный ученик, взял билеты и забронировал гостиницу, но результат переговоров в итоге достигнут не был. Когда рейс опоздал, машина не встретила, гостиница не понравилась – уже не до бизнеса. Поэтому секретарю нужно сделать все, чтобы эти детали были учтены и голова руководителя была занята только бизнесом. Главное в деле организации тура – чтобы человек попал из точки А в точку В и вернулся безо всяких эксцессов и сама поездка была приятным ненапрягающим фоном.

Делайте грамотный выбор поставщика услуг

— Личный помощник или секретарь – это гораздо больше, чем просто организатор. Ошибки в основном становятся следствием неправильного выбора поставщика услуг. Иногда есть попытки сделать что­то своими силами. К примеру, едет человек десять от компании, и секретарь в лучших традициях делает запрос пяти–шести туроператорам. Что происходит дальше? Один отель где­нибудь в Вене получает десять запросов. Соответственно, невероятный спрос повышает итоговую стоимость поездки. И кто в результате страдает?

Не только компания, но и руководитель, который заплатит втридорога за спланированный вояж. Мой совет: делайте грамотный выбор поставщика услуг. Не стоит искать его в самый последний момент.

У вас под рукой должен быть телефон профессионального менеджера из проверенной компании.

Секреты организации деловой поездки

Понимать цели поездки. Договориться с компанией­туроператором. Знать предпочтения руководителя, стиль его жизни.

Виза

— Секретарю важно отследить множество моментов. Один из них, по словам Эльмара Маликова, – контроль визы. Лучше, если у руководителя или группы, которая выезжает, уже стоят «долгие» многократные визы. Вы должны помнить, что даже с паспортом, полным «отъезженных» виз, могут поставить отказ в получении новой по той или иной причине. Эта процедура абсолютно не поддаётся контролю туроператором в большинстве случаев, поэтому важно планировать поездку заблаговременно. Так, работая с нашими клиентами, мы в начале года (квартала, месяца) запрашиваем список мероприятий, чтобы определиться с географией поездок. Это позволяет выкупать номера в гостиницах, производить записи в консульства и приобретать билеты по разумным ценам. Место в самолете сегодня может стоить 200 долларов, а завтра уже 300 или 600. Причем само место не меняется, в отличие от стоимости. У нас были экстремальные случаи, когда ставили визу и отправляли людей в течение двух дней. Но это – ненужный стресс для нас и для клиента. Поэтому, если мы говорим о поездке в Европу, то наличие шенгенской визы – это вопрос безопасности, гарантирующей получение визы и оформление заказа. В то же время, если мы рассчитываем на разумные цены, я бы предпочел получить заказ за месяц, а в идеале знать план командировок на год вперед.

В общем, если говорить о деловых поездках, с визой сейчас все достаточно просто. Но есть нюансы. К примеру, если руководитель планирует совершать поездки в Израиль и Саудовскую Аравию, то стоит иметь два паспорта, один для поездок в Израиль, а другой – в Арабские Эмираты. Лучше, если у заказчика уже есть выбранный оператор, который знает эти нюансы и оберегает от проблем.

Стиль жизни

— В идеале секретарь после каждой поездки должен подойти к руководителю и спросить, что понравилось, а что нет. Важно узнать его предпочтения по комфорту перелета, гостиницы, стилю жизни.

Кроме этого, необходимо знать уровень доходов, что человек может себе позволить, его привычки. Он любит экономить или предпочитает, чтобы за него все было организовано. Скажем, один прилетит в какой­нибудь аэропорт в Германии, спокойно выйдет из самолета, возьмет такси и уедет. Другой же этого не сделает: для него важно, чтобы встретили прямо у выхода, посадили в свою машину и отвезли в гостиницу. Если глубоко уходить в детали, то это и тип здания, в котором размещена гостиница, и категория отеля: классика, семейный или бутик­отель. Кто­то, к примеру, любит возвращаться в отель в 4–5 утра и хочет, чтобы его обслуживали в ресторане. А некоторым клиентам хочется получать полный сервис круглые сутки. В Европе это непросто.

Пристрастий громадное количество. Поэтому, когда есть долгосрочное партнерство, прямой менеджер в компании­операторе, все эти нюансы учитываются. Например, у нас на каждого клиента ведется своего рода досье, разумеется, абсолютно конфиденциальное. Благодаря этой информации ситуация остается под контролем, даже когда персональный менеджер уходит в отпуск.

Взгляд на организацию поездки от владельца, управляющего бизнесом

— Главное, чтобы цель, поставленная мной, была достигнута. Если я поехал заключить договор, то вся организация должна быть подчинена именно этому. Безусловно, каждый делает свою работу, и поэтому основная задача моего секретаря – грамотная организация визита. Для руководителя важно спокойно, комфортно долететь, не быть остановленным в аэропорту. К примеру, хорошо помню, когда люди вылетали в Испанию с норвежской визой (это не нарушение законодательства, но и не обычная ситуация). В этом случае важно быть готовым доступно и логично объяснить ситуацию.

Курьезы Как нас спасало консульство

У людей поменялись планы в вечер перед вылетом. Паспорта уже были в консульстве. Разумеется, и консульство было закрыто, и телефоны уже отключены. Поехали наши специалисты в консульство наудачу. Повезло. Глава визовой службы оказался курящим. В помещениях у них не курят. Глава визовой службы решил покурить именно в момент нашего приезда и вышел за ворота своей «цитадели». Нам удалось сделать, казалось бы, невозможное. Шесть человек улетели, хотя шансов у них не было практически никаких.

«Потусить по «кофешопам» в  Амстердаме»

Один мой хороший знакомый поехал с женой и ее подругами в Амстердам. Так как он был человек не очень сведущий в подобных турах, на вопрос «Зачем прилетели?» искренне ответил: «Потусить по «кофешопам» в Амстердаме». Спокойный до этого офицер визовой службы сильно напрягся: «Что вы имеете в виду?» Мой знакомый, человек не глупый, осознал всю глубину своей ошибки и пояснил, что его неправильно поняли, что он имел в виду места, где пьют отличный амстердамский кофе (в Нидерландах кофешоп – разновидность заведений, имеющих разрешение на продажу легких наркотиков). На допрос тем не менее собралось пятеро сотрудников аэропорта. После часовых объяснений, благо у него очень хороший дар убеждения и ораторские способности, его все­таки пустили в страну. Но такой маленький нюанс мог привести к большой проблеме.

Отзывы клиентов – это субъективно

— За 8 лет работы на рынке мы четко знаем, что, к примеру, есть отель в Берлине, пять звезд, с низкими ценами, но рекомендовать его нельзя – при всем внешнем лоске персонал не обучен, не умеет общаться, не говорит на английском. Это информация внутренняя. Мнение клиентов – всегда субъективно. О каждом отеле вы найдете массу не только положительных, но и негативных отзывов. С каким настроением приехал, с кем там был, как вернулся обратно… Среди объективных сведений – наличие услуг в гостинице, обученность персонала, звездность, выданная властями данному отелю. Если делать выбор самостоятельно, надо просто сесть и внимательно прочитать всю открытую информацию.

Любимые страна, город, отель

— Италия. Рим. Отель – сложно. Сложно выбрать, у каждого отеля свои преимущества. Привлекает всегда что­то необычное. Один такой отель есть на Пикадилли в Лондоне. Вроде ничего особенного, небольшие номера, очень старое здание… Но когда завтракаешь на стеклянной площадке с видом на Лондон – ты счастлив, и это не тихое счастье зимнего вечера перед камином, а некое переполняющее тебя чувство.

Мне навсегда запомнился наш первый выезд – участие в международной выставке. Это счастье, когда покупаешь собственный стенд, приезжаешь со своими материалами и работаешь. Встречи с коллегами из разных стран, партнерами. Когда поняли, что выставка первая и для абсолютного успеха нужно что­то ещё, – решили поехать к клиентам сами. Арендовали байк и колесили по партнёрам в Риме четыре дня.

Пожелания читателям