Командировочные как проза жизни

Читателям журнала  мы предлагаем обзор семинара «Заработная плата и другие «трудовые» выплаты в условиях кризиса: кадровые, бухгалтерские и налоговые вопросы. Практика прохождения трудовых проверок» с комментариями эксперта журнала  Надеемся, что Вы почерпнете из него много полезной информации.

При однодневных командировках суточные можно не выдавать. Приказ по командировке, удостоверение в этом случае необязательно делать, а вот отчет о выполнении служебного задания, авансовый отчет (если у вас будут расходы) необходимо иметь при себе. В табеле нужно будет отметить: командировка, средний заработок. На что это повлияет? Во­первых, могут быть штрафы со стороны трудовой инспекции, во­вторых, налоговой инспекции. Причем, если запланированы и оплачены семинары, необходимо оформлять командировки. Общие штрафы по всем трудовым нарушениям указаны в ст. 5.27 КоАП (Кодекса РФ об административных правонарушениях). Штраф на должностное лицо, в том числе на предпринимателя – от 1 000 до 5 000 рублей.

При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 – далее Положение). Хотя из этого правила есть исключение. Так, работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Положения).

В тоже время хотелось бы выразить несогласие с тем, что при однодневной командировке не нужен приказ. Дело в том, что согласно п. 3 Положения, работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Если же у работодателя нет приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, возникает вопрос, на основании какого документа работник был отправлен в поездку, а также о цели этого мероприятия. Полагаем, что при отсутствии приказа о командировке, проблемы могут возникнуть и при учете выплаченных работнику в этот день средств (сохранение среднего заработка) при налогообложении прибыли. Ведь ст. 252 НК РФ позволяет учитывать при налогообложении прибыли документально подтвержденные расходы.

Как правило, это директор, а второе лицо, которое может попасть под ответственность – это тот сотрудник, кому написали в трудовом договоре, что он должен обеспечивать все гарантии трудового законодательства. Это может быть начальник отдела кадров, бухгалтер, если нет отдела кадров. Санкции – штраф на организацию – от 30 до 50 тысяч руб., вплоть до приостановления деятельности на 90 суток. Если проверяющие нашли это нарушение повторно, должностное лицо могут отстранить от деятельности с записью в трудовую книжку сроком до трех лет. Поэтому ни в коем случае не нужно допускать повторных нарушений, а практика такова: если, например, руководитель не хочет повторного наказания и отстранения от должности, он все обязанности с себя снимает и возлагает на начальника отдела кадров или на бухгалтера. То есть, если уже оштрафовали должностное лицо, желательно, чтобы он уже не отвечал за трудовые гарантии, трудовые дисциплины. Штрафовать может трудовая инспекция. Проверки трудовой инспекции проходят на основании приказа Роструда от 11 сентября 2007 г. № 211.

Каких сотрудников нельзя отправлять в командировки? Беременных, несовершеннолетних, женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет. Такую сотрудницу можно отправлять только с письменного согласия. По командировкам у нас есть документ новый, Инструкция № 62, и сейчас для отражения командировок и для расчета командировочных мы должны пользоваться постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Оно действует с 25 октября 2008 г. Что изменилось в старом и в новом расчете по командировкам? Раньше у нас был ограничен срок по командировке, не более 40 дней. Сейчас ограничений больше нет, то есть командировка может быть и бессрочная. Обязательна медстраховка, ее разрешили отображать в командировочных расходах в затратах. Если  сотрудник полетел за границу, у него дополнительная медстраховка на выезд.

Сотрудник поехал поездом по России, ему железнодорожная касса пробила страховку,  это считается добровольная страховка. И поэтому вы ее на расходы не ставите, это договорная страховка.

Ее надо поставить на расходы с удержанием НДФЛ. Если вы не хотите ее оплачивать, тогда, пожалуйста, дайте инструкцию сотруднику, который будет покупать билеты, чтобы он отказывался от этой страховки. Стоимость такси в городе командирования разрешили учитывать в затратах. По письмам Минфина и раньше можно было так делать при наличии следующих документов. У вас должен быть приказ руководителя. В приказе на командировку можно указать, что сотрудник по такому­то маршруту может воспользоваться услугами такси. В идеале мы оплачиваем по безналичному расчету деньги компании такси, заключаем с ней договор, она нам дает акт и этот маршрутный лист, потому что сотрудник ездил на такси. На самом деле, это невозможно практически сделать, особенно если у вас разовые командировки в этих городах, и поэтому, если ваш сотрудник  просто остановил такси, нужно просить чек АКМ и лист маршрута. Если этого нет, на расходы поставить нельзя. В каких случаях обязательно, в каких – нет? Если командировка по России – должно быть командировочное удостоверение? Рекомендуется. А в загранкомандировке? Необязательно по копии паспорта (загранпаспорт). А если командировка в страны СНГ, обязательно должно быть командировочное удостоверение, это сейчас прописано. Сотрудник поехал в командировку – делаем приказ по форме Т 9. Допустим, Иванов и Петров вместе поехали в командировку, можно один общий приказ сделать. Служебное задание, отчет – каждому, и авансовый отчет будет каждому. С 2009 г.  для налога на прибыль и для дохода плюс расхода суточные не нормируются для расходов. И поэтому тот размер суточных, который вы прописали, можно полностью поставить на расходы. Вы можете делать градацию для загранкомандировок – одни суточные для командировок по России, даже по городам можно сделать градацию  – и другие. К примеру, сотруднику выдают суточные в размере 1 000 рублей, полностью все ставим на расходы. ЕСН, пенсионные взносы в этом случае не будут, потому что для них никаких норм нет, а вот по НДФЛ нормы есть, 700 рублей – Россия, 2 500 рублей – загранкомандировки.

В отношении обложения суточных ЕСН необходимо отметить следующее. Согласно п. 5 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 14.03.2006 № 106 не подлежат обложению единым социальным налогом суточные, выплачиваемые работодателем работнику в случае направления в служебную командировку, в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Вот, например, сегодня сотрудники летят во Францию в однодневную командировку. Будем выдавать суточные 50 %, исходя из постановления. Напомню, что суточные даются в размере 4 тысяч рублей для загранкомандировок.

То есть получается, что мы берем норму 50 % и для суточных, и для НДФЛ. В день отъезда и день приезда положены суточные.

Другая ситуация. Сотрудник в пятницу вечером отработал и поехал в командировку.  В этом случае за выходные дни ему положены два средних заработка. И внутренними документами должно быть указано, что сотрудник может выходить на работу в выходные дни, он должен написать заявление о том, что он не против ехать в командировку в выходные дни. За это ему полагаются либо два средних заработка, либо отгулы. Есть Письмо Минфина России от 04.02.2009 г. № 03­03­06/1/39. Сотрудник поехал в командировку, например, в Крым, у него командировка закончилась 15­го, он вернулся 20­го, решил еще несколько дней отдохнуть. Будем ли мы оплачивать обратный билет?

Здесь ситуация спорная. Если у сотрудника будут справки с вокзала о том, что с 15­го по 20­е число билетов не было для того, чтобы выехать, то здесь однозначно мы ему эти дни оплачиваем. На расходы это идет, НДФЛ мы не удерживаем. Если же мы просим, чтобы он эти дни взял как отгулы, оформляем ему сразу же отпуск, и тогда на расходы у вас эта сумма не пойдет. С удержанием НДФЛ и с удержанием Н0. Сотрудник сам, скажем, из города Калуги поехал в город Брянск, работает в Москве. Командировка начинается в понедельник. И он решил – зачем мне ехать в Москву, если ближе из Калуги до Брянска доехать? Оплачивается ли в этом случае билет Калуга – Брянск? Нет. Потому что командировка у нас именно с рабочего места, у него рабочее место в Москве. И получается, то, что он поехал в командировку со своего домашнего адреса – это уже необоснованная поездка. Если вы хотите, то можете оплатить, на расходы это не пойдет с удержанием НДФЛ. То есть здесь опять же организация сама оплачивает, но на расходы это не пойдет с удержанием НДФЛ.  Можно ли за время нахождения в командировке дать сотруднику не средний заработок, а дать сотруднику заработную плату? Если ситуация такая, что средний заработок получается 15 тысяч рублей, заработная плата 18 тысяч рублей? Здесь получается ухудшение положения работника и, если вы трудовым договором в положении об оплате труда, положением о командировке – то есть, смотря какие у вас документы – пропишете, что именно так оплачивается командировка, и нет ухудшения положения работника. Минфин говорит о том, что это можно сделать. Но ведь вас проверяет с одной стороны налоговая, с другой стороны – трудовая инспекция. Так вот, в законодательных документах по труду и занятости есть следующие пункты: за время нахождения в командировке заработную плату, даже если она больше чем средний заработок, давать нельзя (письмо Минфина от 26 сентября 2008 г. № 03­03­06/1/548). И обратно этому письму, Письмом Федеральной службы по труду и занятости от 5 февраля 2007 г. № 275­6­0. Как выйти из этой ситуации, ведь мы не ухудшаем положения работника?  Отправляя его в командировку, пишите во всех документах средний заработок, а то, что он получит в большем размере, дайте ему как премию. И получится, что это нечто среднее.

Получается компромисс между трудовой и налоговой инспекциями – но это нужно прописать положением об оплате труда, именно такой расчет. Или положением о премиях. Потому что за время нахождения в командировке вы сотруднику даете премию как разницу между его средним заработком и заработной платой.

Что мы еще оплачиваем сотруднику во время командировки: очень часто гостиницам выдают ЧК, в том числе завтрак столько­то.
Надо ли это оплачивать? Это на рассмотрение организации, на расходы эта сумма не идет с удержанием НДФЛ. Либо же, если хотите, давайте меньше суточных. Какое здесь соотношение – считается, что 70 % суточных – это на еду, соответственно, 30 % – на все остальное. Если, например, у вас суточные составляют 1 000 рублей, то 30 %   – 300 рублей. Если вы еду полностью сотруднику оплачиваете – 300 рублей выдаем суточные. 

В этом случае оплата еды ни НДФЛ, ни другими налогами облагаться не будет, на расходы пойдет. Но, если вы ему дали всю 1 000 рублей плюс оплатили еще его завтраки, обеды и ужины, скажем, в этом случае на расходы сумма еды не идет, НДФЛ удерживаем. То же самое спутниковое телевидение и прочее. Сотруднику снимается квартира в городе командирования – на расходы идет эта сумма? Если нет договора аренды, эта сумма не нормируется, идет на расходы, при этом договор аренды должен быть на конкретные дни командировки. Если в целом за месяц, скажем, у вас часто ездят сотрудники в этот город, и вы помесячно снимаете квартиры, если плата за месяц, то эти дни нужно высчитывать. Сотрудник поехал в командировку и потерял билет – оплачиваем стоимость проезда? Надо затребовать  в РЖД­кассе дубликаты, на основании их можно оплатить, поставить на расходы. Сейчас многие стали выдавать сотрудникам электронные билеты. На расходы идет?

Так вот, Минфин говорит о том, что стоимость электронного билета можно учесть в затратах при наличии посадочного талона.  (Письмо Минфина России от 11.10.2007 № 03­03­06/1/717.) Куплены бизнес­класс или СВ – на расходы можно ставить? Можно, если у вас написано во внутренних документах, что вы для каких­то сотрудников это оплачиваете. Допустим, сотрудник полетел эконом­классом, но не хочет сидеть в общем зале, вы ему оплатили VIP­зал. Даже если вы пропишете локальными нормативными актами, Минфин по этому вопросу дает противоречивые пояснения, инспекторы придираются, налоговые проверки. Считается, что оплата VIP­зала пойдет для тех, кто указан в приказе Управления делами Президента РФ от 21.03.2003  № 60 – это различные депутаты. Если ваш сотрудник к таковым относится, то на расходы можно поставить. Если же ваш сотрудник к таковым не относится – допустим, он директор и полетел в командировку эконом­классом, вы ему оплатили VIP­зал. Оплата отдельной считается в том  случае, если вы прописали общими документами о том, что ему оплачивается VIP­зал, и при этом обосновали, зачем это можно сделать – для того, чтобы пользоваться Интернетом, встреча какая­то прошла, провели  отчет о мероприятиях по этой встрече  – только тогда на расходы можно поставить,  удержанием НДФЛ, но все равно возможна спорная ситуация. Сотрудник должен поехать в командировку, но в последний момент командировка отменилась, а билеты вы уже купили. Наши действия: билеты мы сдаем, но часть денег нам не возвращают, как правило – на расходы эту разницу можно поставить?

Если у вас есть обоснование  – почему отменилась командировка? На расходы идет, но только при общем режиме налогообложения, как штрафные санкции. Если у нас «упрощенка» – на расходы не идет, оформляете агентское вознаграждение. Если покупаете билеты не в кассе, а в организации, которая продает билеты, агентское вознаграждение на расходы идет?

По этому поводу есть разъяснения Минфина России, правда, они трехгодичной давности. Так, согласно письму Минфина России от 06.05.2006 № 03­03­04/2/134, расходы на оформление и выдачу однократной, трехразовой и годовой виз, в том случае если по сложившимся обстоятельствам командировки не состоялись, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли. В тоже время из письма УФНС РФ по г. Москве от 23.12.2005 № 20­12/95309б можно сделать вывод, что расходы на несостоявшиеся командировки могут быть учтены при условии их соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Поэтому ситуация, на наш взгляд, спорная. Следовательно, налогоплательщику, который будет учитывать расходы на несостоявшиеся командировки при налогообложении прибыли, нужно быть готовым защищать свою точку зрения в суде.

Агентское вознаграждение на расходы идет, как любые посреднические расходы. Очень часто по командировке мы еще принимаем НДС к вычету. Если у нас есть бланк строгой отчетности – билет является таковым? Если в бланке строгой отчетности есть НДС, счет­фактура необязательна. Мы уже можем НДС принимать к вычету. Так, по ж/д билетам вы, в принципе, так и делаете. А теперь вспомним авиабилеты. Там НДС есть, в бланке строгой отчетности? Если вы купили такой билет, и вам отдали счет­фактуру с НДС – можно НДС принять к вычету?

Для того чтобы НДС принять к вычету, по этому счету­фактуре вам все равно придется запросить, чтобы билет перепечатали, чтобы в нем был НДС, потому что по­другому они не перепечатают вам основание. НДС к вычету нет, вы просто счет­фактуру лучше не приходуйте, потому что по­другому у вас это и в расходы не пойдет. Счета­фактуры просто нет, берем билет, он идет на расходы, никакого НДС к вычету нет. Можно ли в городе командирования сходить сотруднику в ресторан? Если прописано нормативными внутренними локальными положениями, если, к примеру, это встреча. Если вы сразу же оформили еще и представительские расходы, тогда можно, если не оформили – естественно, нельзя. Суточные, когда выдаем? До командировки или после?

До командировки, по ст. 136–137 Трудового кодекса РФ сотрудник не должен ехать за свой счет в командировку. Сотрудник поехал в загранкомандировку, возникает курсовая разница, предположим, по валюте. На расходы идет? Конечно. Положение это необходимо отразить по курсовым разницам. Сотрудник поехал в командировку за границу, был он там 5 дней. Тогда  день перелета в Россию считается  по нормам России.

А в день пересечения границы берутся уже нормы той страны, куда он пересекает границу. Он летит в самолете, пересекает границу сразу нескольких стран, что по каждой стране должны высчитывать?

Нет, только по прибывающей. Туда, куда он именно прибывает.. А вот если вы его в несколько стран посылаете в командировку – тогда смотрим именно по этим странам.

Сотрудник поехал в командировку на семинар, оплачиваем? На расходы пойдет стоимость семинара и командировки.