Порядок оформления командировок за пределы России.
Под зарубежными командировками понимаются все командировки за пределы России, в том числе и в страны СНГ.
Для направления сотрудника в загранкомандировку необходимо издать приказ по унифицированной форме № Т9 на основании служебного задания (форма № Т10а).
В приказе обязательно должны быть указаны следующие данные:
- фамилия, имя, отчество работника,
- структурное подразделение и должность сотрудника;
- цель командировки;
- страна,
- предполагаемый срок пребывания.
Если работник направляется в страну дальнего зарубежья, то для оформления командировки достаточно приказа о направлении в командировку и служебного задания. Даты отъезда в командировку и возвращения из нее будут определяться по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте.
Если работник направляется в командировку в страны СНГ, то в дополнение к приказу и служебному заданию оформляйте командировочное удостоверение. Это нужно для того, чтобы избежать недоразумений с налоговыми службами при проверках. Поскольку в большинство стран СНГ российские граждане могут въехать без визы, подтвердить срок командировки отметками в загранпаспорте не получится. А при наличии командировочного удостоверения срок деловой поездки можно будет определить по отметкам о прибытии в пункт назначения и выбытии из него.
На основании приказа бухгалтерия организации производит ориентировочный расчет величины командировочных расходов (суточных, расходов по найму жилья, стоимости проезда и др.).Положение о служебных командировках.
Несмотря на то, что порядок направления работников в служебные командировки достаточно детально проработан в законодательстве, нелишним будет разработать и ввести в действие локальный нормативный документ, например, Положение о служебных командировках работников, который будет определять:
- порядок направления в командировки,
- перечень документов, оформляемых при направлении работников в командировки,
- размер суточных,
- нормы возмещения командировочных расходов,
- другие вопросы, связанные со служебными командировками.
Цели документа заключаются в следующем:
- регламентация процедуры подготовки командировки;
- описание принципов ее финансирования;
- определение нормы суточных;
- определение нормы возмещения расходов на наем жилого помещения;
- регламентация правил предоставления отчетности по окончании командировки.
Положение готовит секретарь компании. Отдельные его пункты (например, связанные с денежными затратами и их документальным оформлением) согласовываются с финансовой службой и бухгалтерией.
Положение утверждается руководителем организации и вводится в действие приказом по предприятию.
Примерная структура положения о служебных командировках.
1. Общие положения.
В разделе определяется назначение документа. А также дается определение понятия «служебная командировка».
Пример.
В соответствии со статьей 166 Трудового Кодекса России служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
2. Порядок направления работников в служебные командировки.
Совет! При разработке этого раздела пользуйтесь положениями статей 166 – 168.1 Трудового Кодекса РФ, а также инструкции «О служебных командировках в пределах СССР» от 07.04.1988 № 62, в которой указан общий порядок направления работников в командировки.
В разделе указывается порядок документального оформления служебных командировок, принятый в организации:
- порядок оформления служебного задания,
- порядок издания приказа о командировании,
- порядок выдачи командировочного удостоверения,
- порядок регистрации документов, связанных с направлением работников в служебные командировки.
Пример.
Направление работника в командировку производится руководителем подразделения либо генеральным директором в случае, если в командировку направляется руководитель подразделения.
Для оформления и учета служебного задания для направления в служебную командировку, а также оформления отчета о его выполнении применяется унифицированная форма № Т10а. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник и не менее чем за 2 дня передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.
Приказ оформляется специалистом кадровой службы, визируется руководителем подразделения, направляющим работника в командировку, и подписывается генеральным директором компании.
На основании приказа о направлении в командировку специалистом кадровой службы выписывается командировочное удостоверение.
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью.
Информация о командировании работника вносится в журнал регистрации работников, выбывающих в командировку.
3. Срок командировки.
В разделе описывается методика определения фактической продолжительности командировки (день выезда, приезда).
Пример.
Срок командировки работников определяется руководителем подразделения.
Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.
Если работник выезжает в командировку в нерабочий (выходной, праздничный день), то день отбытия считается первым днем командировки, за который работнику предоставляется другой день отдыха. Аналогично решается вопрос в случае приезда работника из командировки в нерабочий (выходной, праздничный) день.
4. Режим работы командированного сотрудника.
В разделе указывается режим рабочего времени и времени отдыха командируемого работника, а также порядок явки на работу в день отъезда/приезда командируемого работника.
Пример.
Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается руководителем подразделения в зависимости от времени отъезда или прибытия работника.
Если в день отбытия в командировку работник по устному распоряжению непосредственного руководителя не выходит на работу, этот день считается первым днем командировки работника.
5. Командировочные расходы.
В разделе описывается порядок и размер возмещения командировочных расходов (статья 168 Трудового Кодекса РФ). В разделе указываются нормы суточных, если они отличаются от норм, установленных нормативными актами РФ. Также можно установить и нормы возмещения расходов по найму жилого помещения и по проезду.
Совет! Оформите нормы суточных и расходов на наем жилого помещения, а также на проезд к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, как приложение к основному документу. Если сотрудники организации направляются для выполнения рабочих заданий не только по России, но и за рубеж, то можно установить нормы для загранкомандировок.
Пример.
Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.
Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере фактических затрат, а также возмещаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) в размере 700 рублей.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями.
Для оплаты иных расходов, произведенных в командировке, работником пишется служебная записка с разъяснением целесообразности произведенных расходов.
Если вы собираетесь во время командировки передвигаться на автомобиле, посмотрите предложения от ведущих авто сайтов - Jemo.ru или авто ру.
6. Завершение командировки.
В разделе указываются порядок и сроки оформления и сдачи авансового отчета и оправдательных документов.
Пример.
После возвращения из командировки работником в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки составляется авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, документов, подтверждающих произведенные расходы, и представляется в бухгалтерию.
В тех случаях, когда командированному работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы по найму жилого помещения и проезду, не могут быть представлены, возмещение произведенных расходов производится по согласованию с руководителем подразделения или по распоряжению генерального директора, если в командировку направлялся руководитель подразделения.