Работа секретарем – это определенный опыт, который заменить практически невозможно

Секретариат секретариату рознь. О том, как обстоят дела в компании RALF RINGER, в интервью журналу   расскажет руководитель секретариата Светлана Сёмина

Расскажите, пожалуйста, о секретариате в компании «Ральф Рингер», какое количество сотрудников, их полномочия, в чем заключаются Ваши задачи как руководителя.

Сейчас в штате секретариата компании  7 человек: 2 внешних курьера, один внутренний,  офис­менеджер, сотрудник кол­центра, секретарь на ресепшене и я.

В чем заключаются Ваши задачи как руководителя?

Руководить. Нужно наладить работу таким образом, чтобы секретариат функционировал, независимо от того, заболел кто­то, плохо себя чувствует, не пришел по семейным обстоятельствам, ушел в отпуск, или что­то еще случилось – работа должна быть выполнена. Еще я стараюсь сделать так, чтобы наши люди были взаимозаменяемыми. На секретариате завязана большое число коммуникаций компании, и если остановится секретариат, компания, разумеется, не умрет, но жить станет ощутимо сложней.

Сможете рассказать, как проходит Ваш рабочий день?

В последнее время часть сотрудников была в отпуске, кто­то заболел, и последние четыре дня я работала, фактически, одна, и только курьеры меня как­то поддерживали. Это было очень тяжело и сложно. Но на самом деле, все зависит еще от того, какой это день недели. Если это понедельник, то вторая половина дня у меня уходит на Совет директоров, я протоколирую заседание директората. Если это день накануне отъезда генерального директора в командировку, значит этому тоже много чего посвящено. Если в ближайшее время сотрудники уезжают на выставки или в командировки, то и на это уходит много сил и времени, в том числе на звонки и согласования. То есть все зависит от конкретной задачи, от того, что у нас актуально в данный момент времени. Еще много времени уходит на работу по заявкам, так как мы занимаемся курьерскими отправками,  организовываем оплату, занимаемся закупкой канцтоваров, все это идет через секретариат. Здесь и хозтовары, и много других нюансов, о которых не расскажешь навскидку. Плюс на все это накладывается нынешняя непростая ситуация, которая существенно «ломает» планирование. И если раньше большая часть «завалов» снималась грамотным планированием, то сейчас крайне сложно строить и соблюдать долгосрочные и среднесрочные планы.

Как складывалась Ваша карьера и чему Вас научила каждая конкретная должность?

Надо сказать, что первое образование я получила как учитель английского языка. После работы в школе я перешла в бизнес в качестве менеджера в коммерческом торговом предприятии, затем работала агентом в итальянской компании, чуть позже заняла должность помощника руководителя, помощника генерального директора. Это была уже компания RALF RINGER, и здесь же из помощника я стала руководителем секретариата.

Чему Вас научила должность помощника генерального директора?

В первую очередь очень высокой концентрации. Сам генеральный директор достаточно энергичный человек, его рабочий день весьма насыщен, поэтому пришлось развить в себе ряд умений: это и умение расставлять приоритеты, и умение ставить задачи, также контроль за выполнением этих задач. Нужно держать все в памяти и  на заметке, быть многоплановой.

Оглядываясь на прошлый опыт, каких ошибок можно было бы избежать?

Сложно  сказать. Точно знаю, каких бы ошибок хотелось избежать как в прошлом, так и в будущем. Вопрос в другом – можно ли в принципе избежать ошибок. Вот на данный момент у меня есть некоторое разочарование в человеке, который недавно уволился. У нас была договоренность, что человек работает, мы вкладывались в человека, но спустя небольшое время человек ушел в отпуск, и потом уволился. Как можно было избежать этой ошибки? Разочароваться во всех людях – не имеет смысла, перестать доверять людям – тоже. Я думаю, что, пожалуй, без ошибок работать не получается.

Как вы относитесь к ошибкам Ваших сотрудников, и какие из них вы не готовы прощать?

Вы знаете, я достаточно лояльный и терпеливый человек, я понимаю, что все мы люди, мы можем ошибаться в каких­то нюансах и  деталях. Но каких­то серьезных просчетов в работе пока не было, чтобы я действительно была настроена решительно, например,  уволить человека. Каких ошибок не простила бы? Сложно сказать. Если все это в рамках не уголовного дела, а административного, даже не могу Вам на это ответить…

А можете назвать Вашу самую большую ошибку, которая связана с работой в секретариате? Самая большая ошибка?

Был такой момент в моей жизни, когда необходима была помощь генеральному директору, причем личного характера.  Ему нужно было забрать одну вещь. Я организовала все таким образом, чтобы это было рядом с его домом. Однако генеральный директор потратил 40 минут своего времени на то, что стоял в пробке недалекого от своего дома… Он очень рассердился на меня за то, что ему пришлось самому ехать. Хотя по большому счету, по логистике все было правильно…Так что снова получается, что нельзя все просчитать, все предусмотреть. Хочется только надеяться, что все большие ошибки уже в прошлом, а впереди – самые большие успехи.

Как, по Вашему ощущению, изменилась работа в секретариате за последний год, и как изменился стиль руководства?

Надо сказать, что в этой должности я с ноября. За это время сменилось несколько человек в секретариате, то есть сменилось, в том числе и  качество работы. Не могу сказать, что оно стало хуже, просто оно стало немного другим, поскольку пришли новые люди, а они все разные, кому­то можно было больше доверить, оставить на откуп и сказать: делай.

А здесь, пожалуй, нужен больший контроль. Как изменился стиль руководства за то время, что я работаю?

Мне кажется, что я все та же, а со стороны, наверное, виднее.

Сможете поделиться с нашими читателями секретами грамотного делегирования полномочий?

Вы знаете, настолько все индивидуально, что давать какие­то советы я бы не решилась.

Вопрос следующий: как правильно сказать «нет»?

Вежливо. Вежливо, но твердо.

Как отличить главное от важного?

Мне кажется, это вопрос индивидуальный. Все зависит от ситуации, все зависит от людей, которые в ней участвуют. Важным может быть все, а главным – нет…

Как, на ваш взгляд, следует выстраивать отношение с начальством, коллегами, подчиненными? Дистанция во благо или во вред?

Вы знаете, я  человек очень общительный, мне не сложно общаться с людьми абсолютно разного уровня образования. Есть сотрудники разного психотипа, абсолютно непохожие друг на друга люди, и каждый раз ситуация выстраивается индивидуально,  с этим ничего не поделаешь. Если есть внутреннее желание с двух сторон стать ближе и говорить друг другу «ты», то, значит, это естественно, и должно быть логично. Если приходит женщина, скажем так, преклонных лет и просит ее называть на «ты», наверное, какая­то настороженность у меня будет присутствовать. Но если говорить о руководителях, о начальстве, то проще строить отношения по классическому типу. То есть сначала мы говорим друг другу «вы», а дальше, если будет желание и возможность, можно переходить на «ты». Если люди одного со мной уровня по карьерной лестнице, по положению, это не мешает нам, будучи практически ровесниками, говорить друг другу «вы», очень тепло и бережно друг к другу относиться. Дистанция во благо или во вред? Думаю, ни так, ни так. Это все должно идти изнутри, это все должно быть естественно. Когда человек создает себе комфорт в окружении, то уже можно более спокойно, более продуманно рассчитывать на результат его труда.

А на какие сроки Вы строите рабочие планы?

Планы бывают разными. Если мы говорим о работе на выставке, об отправке людей за границу, в Европу, соответственно, мы можем спланировать это за 3 – 4 месяца, а бюджет, естественно,  за месяц. А какие­то вещи планируешь на неделю.

Вопрос об экономии на офисном обеспечении. Что вы уже «отрезали», что «отмеряете», а на чем экономить не стоит?

Можно экономить на том, что карандаши у нас  будут в офисе для внутреннего пользования не самые дорогие, а попроще. Можно экономить на каких­то незначительных вещах – перейти на хозтовары, которые будут подешевле, пусть и не самого высокого качества. Сейчас мы не платим за бренд. Но на том, что касается здоровья  людей, экономить нельзя. Нельзя экономить на фильтрах для воды. Вот у нас стоят  качественные аппараты и это важно, потому что это отражается на  здоровье людей. Нельзя экономить на том, что влияет на имидж компании. Да, мы попробовали перейти на более дешевый формат визиток, качество уже не то, и это видно, и это неприятно. То есть в отношении каких­то вещей мы держим марку. Да, мы сэкономили на питании для наших дилеров. Когда они приезжают к нам, то мы проводим конференцию и говорим о том, чего мы достигли, каким образом мы удерживаем цены в рублях, а не в долларах, несмотря на то, что нам приходится закупать материалы на европейском рынке. При этом часть наших клиентов обиделась: как же так, где обычная «поляна», которую вы для нас накрывали? Есть люди, которые еще не привыкли судить о нас по каким­то профессиональным делам. Но я думаю, время поправит и это.

Как на этапе знакомства вычислить недобросовестного секретаря­мошенника?

Я считаю, что никак. На этапе знакомства можно говорить только о каком­то качестве, каком­то психотипе, о том, насколько человек стрессоустойчив, о том, как он может состояться в работе. Но недобросовестность, это то, что не выпячивают, согласитесь.

Считаете ли Вы карьеру секретаря лестницей «в никуда»?

Да нет, конечно. Я же сужу по тому, что я вижу вокруг, как развиваются люди. Кто­то из секретарей уходит в службу персонала, кто­то из секретарей уходит в менеджеры снабжения. Логично, что обычно на  должность секретарей берут людей молодых, которые еще учатся, у которых вся жизнь впереди. Когда они заканчивают вузы, естественно, вполне понятно желание человека работать по своей специальности. Работа секретарем –  это определенный опыт, который заменить практически невозможно. Я считаю, что эта ступенька очень полезная.

Работа в секретариате сопряжена с максимальной ответственностью за результат и необычайной концентрацией внимания. Как Вы рекомендуете расслабляться в течение рабочего дня и в выходные?

Вы знаете, у каждого свои склонности и предпочтения. Кто­то любит гулять по парку, кто­то любит ездить с друзьями на шашлыки, для кого­то нужна дача, а кто­то любит просто валяться с книжкой у телевизора. То есть  каких­то определенных советов дать не представляется возможным. Хочется, конечно, чтобы люди отдыхали и вели здоровый образ жизни, чтобы это не было алкоголем и какими­то экстремальными видами отдыха, после чего люди приходят со сломанными руками, ногами и так далее. В течение рабочего дня, допустим, я не считаю зазорным, получив какой­то привет по интернету от кого­то из знакомых, или рассылку смешных фотографий или анекдотов, послать это своим сотрудникам. Я не считаю, что это спам, что я отвлекаю их,  это как раз та самая минутка на то, чтобы расслабиться, отвлечься и вспомнить, что жизнь прекрасна, убедиться в том, что все отлично.

Расскажите, пожалуйста, о себе, какой Вы видите себя через пять лет?

Сложно сказать, какой я вижу себя через пять лет. Наверное, более взрослой. В плане карьеры выше меня стоит административный директор. Дорасту ли я до этой должности или нет, сложно сказать. Как говорят: если хочешь рассмешить Бога, расскажи ему о своих планах на завтра, поэтому давайте не будем никого смешить, ладно?

Ваши пожелания нашим читателям.