Вопросы сокращения издержек и конфиденциальности информации с каждым годом становятся все актуальнее для российских компаний.
Как, например, отследить бумажный поток в компании? Не распечатал ли сотрудник чего лишнего..? IT администраторы отмечают, что узнать, кто из сотрудников расходует больше всего офисной бумаги и краски очень сложно. Следовательно, нельзя понять и целесообразность такого расходования.
Компанииразработчики ПО и офисной техники сегодня предлагают различные решения этой проблемы. Так, например программа Printer Activity Monitor – предназначенная для осуществления контроля над эффективностью использования принтеров Вашей организации. С его помощью можно определить какие документы распечатывались на каждом из интересующих принтеров, кто из пользователей наиболее активно печатает документы, количество распечатанных страниц, с каких компьютеров документы посылались на печать и т.д.
Или программа Accurate Printer Monitor, которая также позволяет определить, насколько эффективно используются принтеры, сколько страниц печатается на них, каковы расходы на печать в каждом месяце.
Выбор подобных программ сегодня достаточно широкий и их
количество увеличивается: Программа PrintMonitor – используется для сбора статистики, анализа и управления процессами печати.
Print Censor Professional – дает полную статистику печати и информацию о каждом напечатанном документе: имя пользователя, название компьютера, заголовок документа, дату и время печати, число страниц и копий, размер задания и другие данные.
Компания HewlettPackard предлагает услугу управления корпоративными системами печати (HP Managed print services, HP MPS), которая позволяет снизить издержки компании на печать до 3040% и оптимизировать работу соответствующей офисной инфраструктуры в части простоев и перегрузок.
HP MPS дает возможность удаленного управления вплоть до отдельного устройства печати на основе подробных статистических данных. А клиентский доступ на сервер HP позволяет в режиме реального времени отслеживать затраты компании на печать. Xerox в 2010 году выпустила в продажу терминалы серии UltraLight, которые предназначены для развертывания систем SafeQ. Данное ПО позволяет контролировать и распределять печатные работы в корпоративной сети, дополнять и расширять возможности многофункционального офисного оборудования. Наряду с этим SafeQ помогает обеспечить необходимый уровень безопасности документооборота, минимизировать затраты и эффективнее управлять печатью. Каждая отпечатанная страница будет учтена за конкретным пользователем, а функция Followme исключит ошибочное печатание массы документов. Как утверждает компания, внедрение комплекса SafeQ позволяет компаниям снизить расходы на печать на 15–20 %.