ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ПРИВОДИТ К ПРОЗРАЧНОСТИ РАБОТЫ

Сегодня только в Москве более трех миллионов пользователей Интернета, огромное количество компьютеров, которое постоянно увеличивается. Однако бумажный документооборот преобладает в нашей стране. В России электронный документооборот не был развит по двум причинам. Первая – чисто юридическая. У нас не был организован юридически значимый документооборот электронных документов.

Хотя Закон

«Об электронной цифровой подписи» был принят еще в январе 2002 года, реально использование электронной цифровой подписи в области ДОУ началось относительно недавно. И если, например, во многих странах обычное электронное письмо, посланное по электронной почте, является официальным документом, то у нас, поскольку не используется цифровая подпись в электронных письмах, такие документы не являются юридически значимыми. Поэтому организации все важные документы пересылали и пересылают на бумаге. Только в сентябре 2009 года, с принятием постановления правительства № 754, организация межведомственного электронного документооборота начинает сдвигаться с мертвой точки.

Кузнецов Сергей Львович – к. и. н., руководитель Научно­информационного центра Международного фонда социально­экономических и политологических исследований (Горбачев­Фонд). Окончил историко­архивный институт по специальности документовед, организатор управленческого труда. Работал в  Центральном государственном архиве Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР (ЦГАОР СССР), сейчас это Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ).

С 1992 года сотрудник Фонда. В 1992 году сотрудникам Фонда была поставлена задача создать президентский архив по образцу американских президентских архивов.

Международный фонд социально­экономических и политологических исследований (Горбачев­Фонд) основан Президентом СССР Михаилом Сергеевичем Горбачевым в декабре 1991 г., начал свою деятельность в январе 1992 г.

Горбачев­Фонд — международная неправительственная, некоммерческая организация. В его деятельности  на добровольных началах могут принимать участие юридические лица и граждане любых государств. Фонд занимается исследованиями истории перестройки, а также исследованиями проблем, актуальных для российской и мировой истории. Финансируется за счёт личных средств М.С.Горбачёва, грантов и пожертвований граждан, компаний и международных организаций. Фонд сотрудничает с ведущими университетами, фондами, международными организациями, государственными структурами и неправительственными объединениями в разных странах мира.

Концепция Фонда основана на убеждении, что в условиях глобализации стране и миру нужно новое мышление, новое прочтение идей прогресса и гуманизма, разработка принципов более справедливого миропорядка. Фонд содействует открытому диалогу между экспертами и общественностью, стремясь к использованию результатов научных исследований в интересах развития гражданского общества, становления ученых и политиков нового поколения.

Научно­информационный Центр (НИЦ), являясь структурным подразделением Горбачев­фонда включает в себя библиотеку и архив фонда, в которых хранятся обширные коллекции печатных и архивных материалов, отражающих развитие российского государства и общества за последние 15 лет. Основу собрания Научно­информационного Центра составляют материалы, переданные в дар семьей Горбачевых и членами их ближайшего окружения (А.С.Черняев, Г.Ч.Шахназаров, В.В.Загладин и др.). Текстовые, электронные, аудиовизуальные материалы, книги и периодика включают, прежде всего, документы, отражающие деятельность М.С.Горбачева в качестве Генерального секретаря ЦК КПСС и Президента СССР, а также характеризующие его политическую и общественную работу в последующий период.

Материалы НИЦ пользуются большим спросом со стороны российских и зарубежных журналистов; к ним постоянно обращаются исследователи со всего мира (в последнее время в НИЦ побывали пользователи из США: Калифорнийский университет, Колумбийский университет, Балтиморский университет Хопкинса, Университет Эмори, Атланта; Институт Гувера при Стэнфордском университете; из Великобритании: Оксфорд, университет Глазго; из Франции: Институт политических наук; из Италии, Чехии, Японии и т.д.).
Фонды НИЦ постоянно пополняются.

Другая проблема – в отсутствии квалифицированных кадров, в особенности в государственных организациях. То есть мало грамотных пользователей, которые умели бы действительно работать на компьютере, использовать преимущества компьютерных технологий. Недавно на заседании Госсовета Президент именно об этом и говорил – о нехватке квалифицированных пользователей в госструктурах.

Для перехода к электронному документообороту необходимо, чтобы люди эффективно использовали компьютер и хотели им пользоваться. Кроме того, массовое внедрение электронных технологий приводит к прозрачности работы всего аппарата. С одной стороны, это значительно повышает его эффективность, а с другой – сразу выявляет неэффективно работающих сотрудников. И если в коммерческих структурах, где руководство заинтересовано в повышении эффективности работы своих подчиненных, переход к электронным документам может насаждаться сверху, то в государственных, где в общем­то стремления повысить эффективность работы часто нет, внедрение современных электронных технологий может происходить только при наличии решения самого высокого уровня.

В этом отношении мы очень здорово отстаем от западных стран. Но именно то, что сейчас понимание необходимости перехода к электронному документообороту пришло на самом высоком правительственном уровне, дает надежду, что в ближайшие годы мы тоже сделаем этот переход.

Обеспечение сохранности информации

Многие компании дублируют информацию на бумажных носителях, опасаясь за сохранность информации. Электронные документы по сравнению с бумажными имеют как свои преимущества, так и недостатки. Особенно в области обеспечения сохранности. Если в случае нарушения правил работы с бумажными документами какой­нибудь отдельный документ затерялся, это не повлияет на сохранность остальных документов, за исключением случаев катастрофы или пожара. С одной стороны, обеспечить сохранность электронных документов гораздо легче. С другой – в организациях зачастую отсутствует квалифицированный IT­персонал и не выполняются простейшие процедуры обеспечения сохранности электронных документов: в первую очередь резервное копирование, копирование на внешних носителях. Если нарушаются правила работы с электронными документами, то из­за одной ошибки организация рискует потерять сразу весь массив документов.

В итоге получается, что организации, не имея квалифицированного IT­персонала, стараются сделать копии на бумаге, потому что знают, что на бумаге информация никуда не денется.

Есть примеры, когда даже в крупных корпорациях, где много квалифицированного IT­персонала и стоит самая современная техника, случались нарушения сотрудниками правил обеспечения сохранности и потери больших массивов документов. В то же время обеспечить сохранность документов очень легко. Как было отмечено, все документы должны обязательно копироваться на внешние носители с однократной записью и храниться в надежном месте. Самый распространенный вариант такой: все документы организации блоками по 4 гигабайта (это в среднем порядка 400 дел формата А4 по 200 страниц) пишутся на стандартные DVD­диски. Естественно, используются нормальные диски известных производителей. Пишется диск, производится проверка читаемости этого диска, он кладется в коробочку и на полочку. На всякий случай эта же информация пишется на второй DVD­диск, только из другой партии или другого производителя, и кладется на другую полочку. Если у вас есть 2 резервных носителя, в случае аварии вы можете всегда восстановить данные с этих дисков. Раз в год проводится выборочная проверка дисков на читаемость. Плюс, поскольку в организациях используются постоянно обновляемые базы данных, то IT­службы каждую ночь выполняют копирование данных в автоматическом режиме на какие­то носители (самое распространенное – на магнитную ленту). Например, в Фонде лежат специальные чемоданы с этими ленточками. И если произойдет какой­то сбой, то эту базу данных будет несложно восстановить. Если какой­то документ случайно утерян, то есть диски, с которых можно считывать необходимые документы. Это достаточно простые вещи. Естественно, все это периодически проверяется на читаемость, на восстановимость данных. А в целом, если такие достаточно простые технологии выполняются, то всегда есть возможность восстановить данные. Но, к сожалению, это не везде происходит. Многие специалисты IT­служб настолько уверены в компьютерных системах, установленных в их организациях, что не считают нужным выполнять такие действия. Действительно, современные компьютерные системы все резервируют, выход из строя какого­то компонента не приводит к выходу из строя сервера, на котором лежат базы данных и документы. Но, тем не менее, бывают какие­то глобальные сбои, которые требуют обязательного наличия резервной копии. Если эти копии регулярно делаются, регулярно проверяются, то мы можем быть уверены, что ничто никуда не денется и мы эти документы всегда восстановим.

Программы по автоматизации работы с документами: особенности, стандарты, рекомендации по выбору

На рынке существует достаточно много программ по автоматизации работы с документами. И выбор – это отдельная проблема, потому что система автоматизации во многом зависит от специфики работы службы ДОУ. А служба ДОУ зависит от того, как построены бизнес­процессы в организации, как построена структура организации, какие еще есть программные средства, которые необходимо интегрировать, потому что система автоматизации делопроизводства (СЭД) существует не сама по себе. Она может, например, интегрироваться с ERP­системами, системой управления предприятием в целом, может интегрироваться с СRM­системами, системами управления взаимоотношениями с клиентом, с бухгалтерскими, кадровыми системами. Все это необходимо учитывать. И то, что, допустим, прекрасно работает в одной организации, может совершенно не подходить другой. То есть здесь очень много факторов, разная специфика работы.

Единственное общее, на что нужно обращать внимание, – это масштабируемость системы. Одна из самых распространенных ошибок заключается в том, что вначале систему автоматизации ставят только в делопроизводственной службе, в канцелярии, на 5­10­15 компьютеров, или вообще только на компьютер секретаря. А потом выясняется, что на самом деле доступ к системе должен быть у всех секретарей подразделений, а в конечном счете оказывается, что работать с системой должны фактически все сотрудники организации. Вот это масштабирование достаточно часто приводит к тому, что в какой­то момент выясняется, что данная система не может работать с большим числом рабочих мест, и возникают проблемы. Опять же надо учитывать, что сегодня вы вводите туда документы текущего делопроизводства, а система растет. В какой­то момент организация понимает, что неплохо было бы ввести в систему документы за прошлые годы, выполнить ретроспективное сканирование. И оказывается, что в массиве документов число записей резко возрастает, система не справляется, начинает работать медленно. То есть очень важно обращать внимание на возможности масштабирования системы.

Второе, на что надо обращать внимание, – это функциональность. Очень часто компании хотят простой регистрации документов, электронной картотеки. Но «аппетит приходит во время еды», и оказывается, что необходимо поставить полнотекстовую систему, подключить кадры, создать электронный архив и пр. И в какой­то момент функциональности данной системы не хватает, дополнительных модулей подключить нельзя, и в результате покупают отдельно программу на делопроизводство и отдельно – архивную систему, отдельно – систему управления персоналом. Возникают большие проблемы интеграции этих систем между собой. Поэтому надо иметь в виду, что функциональность обязательно должна наращиваться. Далеко не всегда организации нужна сразу большая, дорогая многофункциональная система. Достаточно установить один­два модуля для начала, освоить их, а потом подключить какие­то дополнительные модули.

Очень важно смотреть, насколько система распространена. Потому что если мы посмотрим на рынок систем автоматизации работы с документами (СЭД – система электронного делопроизводства), то мы увидим, что есть фирмы, которые существуют на рынке уже лет 15 и больше. Естественно, они за это время сильно изменились. Есть международные крупные бренды, российские разработки с очень большим числом пользователей (буквально сотни тысяч пользователей в нашей стране). А есть небольшие фирмы, которые только выходят на рынок. И тут нужно быть очень осторожными. Если вы купили продукт компании, которая вскоре прекратила свое существование, то вы остаетесь без техподдержки, без новых версий, и у вас возникают большие проблемы. Поэтому при выборе системы очень важно учитывать уровень и надежность компании­разработчика. В частности, у нас используется Hummingbird Docs Open.

Та фирма, которая нам ее когда­то поставила, уже давно не существует. Но поскольку Hummingbird – это мировой бренд, который имеет миллионы инсталляций по всему миру, мы без проблем можем поддерживать и обновлять систему.

Кроме того, важно смотреть на возможность экспорта­импорта данных в стандартных форматах. Сегодня в первую очередь это XML. Дело в том, что любая система живет какое­то время – 10­15 лет. Через 10­15 лет вы захотите ее на что­то поменять. Например, наша система за 10 лет уже морально устарела, появились проблемы. Сейчас мы планируем ее замену на современную систему. И у нас не будет проблем с экспортом данных, так как мы работали с широко известной системой. Это также важно и для интеграции с другими системами. Например, если сейчас будет развиваться межведомственный электронный документооборот, это во многом снизит объем работ по регистрации поступающих документов, потому что если вы получаете документ в стандартном XML­формате, в электронном виде, то вы его загружаете в вашу систему и он там автоматически регистрируется, то есть вам не нужно заново заполнять поля «автор документа», «заголовок» и др. То есть документ несет на себе все основные реквизиты. Поэтому важно, чтобы был экспорт и импорт в стандартных форматах.

Вообще, если говорить о выборе системы, я бы посоветовал обратиться к международному стандарту MoReq. К сожалению, нет российского стандарта на системы автоматизации делопроизводства. Но есть международный стандарт. Сейчас вышла вторая версия стандарта MoReq2. Он переведен на русский язык, его можно найти легко в Интернете. Там подробно прописаны требования к системе автоматизации делопроизводства. Я всем советую, если вы принимаете решение о внедрении системы, возьмите этот стандарт, садитесь рядом с представителями фирмы, которая вам предлагает систему, с вашими IT­специалистами, и говорите: «Так, пункт 1. Как он у вас реализован, расскажите, покажите. Пункт 2. Покажите, расскажите». Если Вы прошлись по всем пунктам стандарта и вас устроило то, что вам рассказали и показали, это минимизирует риски того, что будут проблемы с дальнейшей работой. Этот стандарт – как подсказка, памятка, на что надо обратить внимание.

Технические сложности

Во­первых, обязательно надо обратить внимание на соответствие требований программного обеспечения и возможностей установленных у вас аппаратных средств. Это часто проблема для государственных структур – когда деньги на программу выделены, а на обновление техники нет. И на старую технику ставится современная программа, которая в результате работает очень медленно. Также необходимо смотреть на выполнение всех ваших требований при внедрении программного обеспечения. Насколько система соответствует вашим технологиям работы, насколько она интегрируется. Часто забывают, что существует своя система в кадрах, система работы с клиентами, управления предприятием, бухгалтерская система и что нужно провести некую интеграцию.

Советы тем, кто думает о внедрении системы электронного делопроизводства

Если вы хотите внедрить у себя систему электронного делопроизводства, я рекомендую прежде всего сходить на ежегодную конференцию Docflow. Это самая крупная ежегодная конференция по системам электронного делопроизводства. Она интересна тем, что там представлены практически все компании, которые предлагают решения по системам электронного делопроизводства. С одной стороны, это выставка, где у каждой компании есть свой стенд, с другой – конференция с большим количеством актуальных докладов. Там можно получить много полезной информации по внедрению систем.

Затем необходимо составить для себя техническое задание: прописать то, что вы хотите от системы, как она должна работать, какие сведения вы будете вносить в систему, в какой форме получать, с чем она должна интегрироваться. На основании этого вы уже выбираете из всего списка представленных программ что­то, что вас устраивает.

У многих систем есть демонстрационные версии, которые можно получить на выставке или скачать через Интернет, либо связаться с компанией, ее представительством в вашем регионе и установить на несколько компьютеров. Установили, почитали документацию к системе, посмотрели, как система работает, покрутили, повертели. Если вы видите, что она вас устраивает, то принимаете решение о закупке и т. д. А если не устраивает, смотрите что­то другое. Есть ряд фирм, которые предоставляют трехмесячные полнофункциональные системы или версии, которые не имеют ограничений по времени, а лимитируют число карточек (например, не больше 100 документов). Сейчас часто можно отдельно скачать и посмотреть документацию. Она тоже дает представление о том, как система работает.

Кроме того, если организация достаточно большая, я все­таки рекомендую начинать с тестового, пилотного внедрения. Поставьте систему на несколько рабочих мест в службе ДОУ, подстройте под специфику вашей организации, поработайте полгода и вы поймете, стоит ли покупать лицензию для всей организации. Если все же оказалось, что вы где­то промахнулись, по крайней мере, вы купили 5 лицензий, а не 500…

Типичные ошибки, которые допускают компании при внедрении

Ошибки допускаются достаточно часто, и есть даже такой показатель: процент  успешных  внедрений.
Во­первых, очень часто руководство считает, что если речь идет о программном обеспечении, то этим должна заниматься только IT­служба. Но кто там работает? Программисты, системные администраторы, то есть люди, которые прекрасно разбираются в компьютерах, но при этом, естественно, не разбираются в делопроизводстве. Они слабо себе представляют, что нужно именно делопроизводственной службе. И если делопроизводственная служба отстранена от процесса выбора, внедрения, принятия решения, то очень часто получается так: IT­служба что­то купила, внедрила, поставила, людям сказали «работайте», сотрудники начинают с этой системой работать, а потом говорят: «А тут этого нет, тут этого, нам вот это нужно». А им отвечают: «Извините, в системе этого нет, работайте с чем есть». И оказывается, что приходится делать двойную работу. Процесс внедрения всегда сопровождается огромной нагрузкой для сотрудника, потому что вы продолжаете делать всю вашу работу как обычно, плюс вы вводите данные в новую систему. Но если внедрение успешное, то через какое­то время вы полностью переходите на новую систему и отказываетесь от традиционных технологий, а если система неудачная, то оказывается, что отказаться от традиционных технологий невозможно. Новая система получается просто дополнительной нагрузкой для сотрудника.

Процент неуспешных внедрений достаточно велик. Иногда неуспешное внедрение бывает по чисто психологическим причинам. Это происходит, когда руководство не проводит соответствующую разъяснительную работу с сотрудниками. Многие работники начинают бояться, что автоматизация вызовет сокращения. Или просто инерция, когда человек говорит: «Я 20 лет работал, все прекрасно было», – и он не хочет учиться новому. Необходимо преодолеть эту инерцию. Если руководство скажет: «Месяц учим сотрудников работать с системой, через месяц кто систему не освоил, на работу может не выходить…» – проблем с освоением не возникает и все прекрасно осваивают. Но далеко не всегда есть такая возможность надавить. И если руководство не может разъяснить, убедить, приказать, то достаточно часто система хорошая, но люди не хотят, а руководство заставить не может или не хочет, особенно в государственных структурах.