Сергей Дубровин
Введение в современную историю документа
Развитие видов документов и их реквизитов
Современное представление об атрибутах документа
Новые возможности работы с документами
Единое информационное пространство
Эффект от электронного документооборота
Современный бумажный документооборот достиг пика своего развития к концу двадцатого века, что отражено в нормативной документации, разработанной в советское время. Этот рубеж можно определить достаточно условно. Первые упоминания об электронных документах появляются с внедрением вычислительной техники, но в массовое сознание электронный документ вошел только в двадцать первом веке. Развитие общества всегда связано с развитием документооборота, это как зеркало, в котором отражается весь пройденный путь. Новые технические возможности меняют и сам документ, его движение и систему хранения.
Но не само развитие техники привело к изменениям, а развитие программного обеспечения. Все этапы легко прослеживаются по появлению новых операционных систем и прикладного программного обеспечения. Это развитие происходило так быстро, что новые возможности не успевали попадать в нормативную документацию. Появлялись новые, еще более совершенные текстовые редакторы, электронные таблицы, базы данных и другие программные средства для создания, движения и хранения документов. Эта тенденция будет сохраняться и в будущем, но скорость изменений несколько сократилась. Это дает надежду, что нормативная база будет больше соответствовать современным требованиям. Никогда прежде в одном месте не собиралась такая разнородная информация, как сейчас. С точки зрения документооборота любая информация, содержащаяся в компьютере, может быть рассмотрена как документ того или иного вида. Это приводит нас к совершенно новому представлению о документообороте и необходимости творчески подходить к вопросам создания, движения и хранения документов.
Сегодня все используют электронные документы и программы для работы с ними, не задумываясь над тем, как появились все эти удобные и полезные вещи, все стремятся пройти обучение и достичь совершенства в своей работе на компьютере. Тем не менее, это ключевой вопрос при работе с электронными документами. Мало кто знает, но создание программного обеспечения массового использования не было государственной программой и родилось как движение энтузиастов, желающих не только удовлетворить свои амбиции, но и заработать деньги. Финансирование осуществлялось частными лицами или клиентами, желающими получить конкурентные преимущества на рынке за счет использования новых технологий. Все это привело к очень странному результату. Кто был первым, тот начинал диктовать правила игры для остальных. Отсутствие или игнорирование существующей нормативной базы привело к полному диссонансу! Мы имеем массу программ, либо сделанных когдато под конкретных клиентов и потом доработанных для общего использования, либо представляющих собой некий набор инструментальных средств по принципу «сделай сам, если сможешь». Оба варианта стали тормозом в получении эффекта от внедрения новых технологий. Выход, как всегда, прост и всегда был рядом. Необходим профессиональный взгляд на свою деятельность, разработка методов и средств для достижения цели, разработка требований к программному обеспечению!
Первый шаг на этом пути – это номенклатура дел. Хорошо, если она есть, если ее нет, надо сделать. Существующие рекомендации по работе с номенклатурой дел общие, но и они не учитывают всех видов документов, с которыми приходиться работать современному секретарю или канцелярии. В их числе кино, фотодокументы, звуковые записи, растровые и векторные изображения. Особый раздел занимают документы, полученные в виде отчета из баз данных. Все это разнообразие необходимо рассмотреть с точки зрения документооборота. Самый простой способ организовать свое рабочее место – это создать в компьютере перечень папок, соответствующий номенклатуре дел, с соответствующей нумерацией в названии. В этом случае порядок папок не будет меняться при добавлении новых, и операционная система всегда даст возможность сортировать их по возрастанию номеров. Этот подход совершенно не даёт возможности работать с документами в виде базы данных. Для того чтобы это понять, необходимо разобраться, что это за новая форма документов. Сегодня мы сталкиваемся с этим на каждом шагу, например, в супермаркете, где нам выдают чек после оплаты покупки. На самом деле документ о покупке остался в магазине в виде записи базы данных, и на печать он может быть выведен не только в виде чека, но и в виде счетафактуры или другого финансового или отчетного документа. Из этого следует, что записи базы данных тоже являются документом со своим набором реквизитов и могут превратиться в напечатанный документ заранее заданной формы. Все это подводит нас к необходимости дополнить перечень реквизитов документа. Теперь, чтобы разобраться в документации, нам надо знать имя файла, дату его создания, расширение названия файла, размер в килобайтах, степень его защиты и другие реквизиты в зависимости от требований Вашей организации.
Другой, не менее важный признак документа – его атрибуты. Этот термин пришел в нашу лексику из информационных систем. Одно из преимуществ электронного документа – это возможность его быстрого поиска, но это свойство документ приобретает, когда он имеет поисковые атрибуты. Операционная система дает нам в этом отношении очень мало возможностей, перечень атрибутов у файла ограничен и не предназначен для целевого поиска документов, их сортировки и группировки. Для примера можно рассмотреть электронную таблицу, в которой первая колонка заполнена именами файлов, а в заголовки последующих столбцов вынесены такие характеристики (атрибуты): срок действия документа, количество обращений за месяц, срок исполнения, исполнитель, отчет по исполнению и другие. Сортировка и группировка заполненных строк в такой таблице дает возможность активно работать с большим количеством документов, оперативно вносить изменения в атрибуты, формировать информацию по исполнению поручений и так далее.
Хорошо продуманный набор атрибутов на все виды документов позволяет в разы повысить контроль над исполнением поручений и приказов, вести управленческую деятельность, работать с клиентами, поставщиками и партнёрами. Существует опасность непомерного увеличения реквизитов и атрибутов с целью получить как можно больше информации. Это приводит к усложнению документооборота, повышению трудоемкости при вводе новой информации, замедлению работы и увеличению требований к аппаратной части. Количество их должно быть необходимым и достаточным для достижения общей поставленной цели. С точки зрения современных информационных систем можно рассматривать любую информацию как документ, и только технические возможности конкретного рабочего места ограничивают возможность регистрации полученной информации. С этой точки зрения изменяется и роль должностного лица, получающего информацию. Он должен не только регистрировать всю входящую информацию, заполняя реквизиты в информационной системе, но и правильно заполнять атрибутивную часть, давая тем самым возможность активно работать с полученной информацией руководителям компании и подразделений, в случае необходимости предлагать дополнительные атрибуты.
В производственных компаниях существует еще одна проблема, связанная с документами, – это технический документооборот. Он регламентируется другой группой нормативной документации – ЕСКД, ЕСТД, соответственно конструкторской и технологической. Несмотря на то, что обычный и технический документооборот регулируются разными правилами, в них много общего, да и размещены эти документы иногда на одном диске или доступны по корпоративной сети с одного рабочего места. В работе компании, занимающейся производством, техническая документация играет ключевую роль. Многие документы компании имеют ссылку на технические документы, и для того, чтобы принять решение, необходимо иметь их в электронном виде. Включить технический документооборот в номенклатуру дел не представляется возможным в силу их разной структуры и правил сопровождения. На помощь приходят программы управления документооборотом. Здесь нам предлагается два сорта программ: системы обычного электронного документооборота и системы управления жизненным циклом изделия. Это в основе своей базы данных, которые предоставляют возможность регистрации документов, заполнения реквизитов, атрибутов, архивирования, распределения прав доступа, полнофункционального поиска, перемещения по инстанциям и другие возможности работы с документами.
В полной мере все новые возможности работы с электронными документами реализованы в приведенных выше системах. Несмотря на их разное назначение, они работают с документами и выполняют все необходимые операции в соответствии с той нормативной документацией, на основании которой созданы. Правильная организация документооборота в компании позволяет с минимальными затратами внедрить эти системы. В результате сохраняется без потерь вся нормативная и текущая документация, порядок движения документов. Дополнительно открывается возможность включить в систему документооборота новые виды документов, которые раньше не находили своего места в номенклатуре дел. Необходимо рассмотреть такие новые виды документов, как электронные письма, кино и фотоматериалы, сканированные документы, электронные каталоги, сайты партнеров и клиентов, записи чатов, электронные книги и другая электронная информация. Это приводит к увеличению объема документооборота, увеличению дискового пространства и снижению скорости обработки информации. Все эти недостатки объективны, но они не вызовут затруднений в работе компании, если будет грамотно составлена номенклатура дел, утверждены виды документов, их реквизиты и атрибуты, установлены сроки хранения.
Это необходимо сделать и по другой причине. Новые возможности быстрого получения полной информации, групповой обработки документации, использования базы данных как источника для создания документа и другие возможности будут сведены к нулю без этой работы. Результат может оказаться еще хуже, если не сделать этого. Увеличенный поток информации в виде документов, вносимых в систему без реквизитов и атрибутов, приведет со временем к ситуации полного хаоса. Искать в базе данных информацию без реквизитов и атрибутов становится искусством, доступным немногим. До сих пор все надежды на сокращение бумажной документации с использованием вычислительной техники оказались бесплодны. Это закономерный результат хранения документов в файловой структуре операционной системы. Фактически все электронные документы, хранимые в операционной системе, таковыми не являются; это куча черновиков, подготовленных к печати, а так как скорость подготовки черновиков для печати на порядок возросла при помощи функции копирования, сканирования, использования шаблонов и сетевого обмена черновиками, то и бумаги теперь тратится в десятки раз больше. Современные системы позволяют изменить ситуацию кардинально. Все оригиналы хранятся в системе, защищенные правами доступа, цифровой подписью и процедурой внесения изменений, а на печать выводятся копии, только в случае крайней необходимости.
Особо надо отметить новые возможности не только быстрого поиска нужного документа, но и анализа поступающей информации. Возможности контроля исполнения поручений, сделанных в приказах, распоряжениях и на совещаниях, автоматическое уведомление всех заинтересованных лиц о наступающем сроке исполнения или начале совещания. Реквизиты и атрибуты документов позволяют Вам делать работу, ранее невозможную в силу большого количества документов и информации. Все это дает возможность подготовить руководителю более полную информацию для принятия решения и подавать документы по мере их поступления. Управление документами при помощи атрибутов позволяет сортировать и группировать документы по степени важности, тематике, подразделениям. Всегда возможно посмотреть состояние документа по стадиям его подготовки и принять вовремя решение по распределению ресурсов. Роль секретаря и делопроизводителя приобретает элементы творчества, поставленные перед Вами задачи могут быть решены в системе разными способами, а результат может превосходить ожидания. Возможности анализа очень обширны, они могут обслуживать интересы и потребности буквально каждого работника Вашей компании. Система управления жизненным циклом изделия построена для технического документооборота, но ее возможности с лихвой закрывают потребности обычного документооборота. Это позволяет собрать в одно целое всю внутреннюю документацию. Для ведения дел в компании это очень важно с точки зрения сокращения затрат на содержание архива.
Понятие единого информационного пространства сложилось не сразу. Все началось с внедрением процессного управления. Когда ставится задача обеспечения процесса от заказа до продукции, любые задержки на этом пути приносят убытки. Из необходимости информационно обеспечивать основные и вспомогательные процессы предприятия и стали определяться требования к единому информационному пространству и системе управления предприятия. Основной принцип – информация должна быть достоверна и актуальна. Информации должно быть необходимое и достаточное количество. Информация не должна дублироваться. Если у Вас в компании внедряются или уже внедрены информационные системы, знание основ единого информационного пространства сохранит Вам здоровье и нервную систему.
Рассмотрим, как работают эти принципы. С достоверностью информации, кажется, не должно быть проблем, но на самом деле они есть. Русский и английский алфавит имеют много букв одинаковых начертаний. Если Вы путаете буквы при работе, обнаружить такую ошибку очень трудно, а система при поиске ошибку рассматривает как новое слово, и Вы теряете нужную информацию или дублируете её. Очень важно использовать достоверные материалы, когда вносишь в систему новые записи, и достоверность надо проверять до ввода данных. Со временем информация теряет актуальность, необходимо следить за ее состоянием, поддерживая актуальность и достоверность. Например, атрибуты «приоритет» и «важность» требуют постоянного внимания. Реквизит «название» не меняется и внимания не требует.
Необходимость и достаточность – тоже очень важный принцип. Если Вы заполняете систему документами, необходимость которых сомнительна, то перегружаете систему «мусором». С другой стороны, информации должно быть достаточно для работы компании. Для успешной работы необходимо делать проверку на необходимость и достаточность. Это позволит со временем создать отличный архив как интеллектуальную собственность компании. Избежать дублирования информации труднее. Для этого в самой системе должна быть защита от дублирования, но и сотрудники должны понимать свою ответственность. В первую очередь вся нормативная информация, которой пользуется компания, не должна иметь дублей. Дубли приводят к серьезным ошибкам при внесении изменений. Стандартная ситуация: один исправили, другой забыли, а про третий не знали, что он существует. Если работа построена так, что требуется создавать дубли, перестройте работу. Если Вы выбираете в системе ранее введенную информацию, проверьте, единственная ли она? При обнаружении дублей необходимо их блокировать или удалить. В современных системах есть защита, но она не срабатывает, если дубль вводят с ошибкой, и это очень опасно в дальнейшем. Следует различать дубль документа и дублирующую ссылку на документ. Первое приводит к увеличению занятого пространства на диске, второе помогает в системе организовать рабочее место. Ссылок на документ в системе может быть много, но все они указывают на один документ. Вы проводите изменения документа, и все, кто откроет документ по своей ссылке, увидят Ваши изменения. Информационное пространство едино в случае, если все сотрудники компании для выполнения своей работы используют единые справочные данные, единый архив документации, единую нормативную базу. Но этого мало, этими данными должны пользоваться и другие программы в Вашей компании. Нельзя допускать дублирования.