Инвентаризация

Зачастую инвентаризация воспринимается как очень трудоемкая и бесполезная процедура. К сожалению, многие подходят к ней очень формально, не видят в ней экономической ценности. Иногда по инициативе аудиторов, иногда самостоятельно для соблюдения требований законодательства организации проводят инвентаризацию с большой неохотой, порою только на бумаге.

Однако грамотный и опытный специалист умело использует все возможности, которые дает инвентаризация, и может во многом облегчить себе учет и минимизировать  налоговые риски.

Основные моменты, которые должен знать каждый

Первое, что приходит на ум многим в связи с инвентаризацией, – это требование о проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Такое требование установлено ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129­ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом многие забывают, что данной же статьей предусмотрены также другие основания для проведения инвентаризации:

Этих других случаев, предусмотренных законодательством, не так уж и много; среди них, например, обязательное проведение инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней при их производстве, использовании и обращении два раза в год (по состоянию на 1 января и на 1 июля) во всех местах их хранения и использования.

При проведении и оформлении результатов следует руководствоваться положениями следующих нормативно­правовых актов:
Федеральный закон от 21.11.1996 № 129­ФЗ «О бухгалтерском учете»;

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н;

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

Главная цель инвентаризации – обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. Это самый эффективный способ документально подтвердить наличие, состояние и оценку имущества и обязательств организации. Только в ходе инвентаризации можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, оценить действительность отраженной в учете задолженности, а также иметь все необходимые основания для отражения в учете необходимых корректировок.

Очень часто организации проводят обязательную инвентаризацию только отдельных активов, например, материально­производственных запасов, забывая, что инвентаризации подлежит все имущество, независимо от его местонахождения, и все виды финансовых обязательств. Под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами – кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким­либо причинам.

Напомню, что инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков. Кроме того, если инвентаризация имущества проводилась не ранее 1 октября отчетного года, перед составлением годового баланса эту процедуру можно уже не проводить .

Для получения информации о том, в каком состоянии находятся финансовые дела с партнерами, погашена ли та или иная задолженность, важную роль играет инвентаризация расчетов. Она позволяет во многом исключить ошибки в расчетах с покупателями и поставщиками, по кредитам или займам, с работниками, с бюджетом, внебюджетными фондами, а также прочими дебиторами и кредиторами, которые могут быть выявлены только при налоговой проверке.

Подготовка и проведение инвентаризации

До начала отчетного года в соответствии с приказом руководителя организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав этих комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включают представителей администрации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (инженеров, экономистов, техников и др.). В нее можно включать работников службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций. Обратите внимание на то, что отсутствие хотя бы одного члена утвержденной комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «...» (дату)», что в бухгалтерии должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Такие же расписки берутся с работников, имеющих подотчетные суммы на покупку имущества или доверенность на его получение.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Для оформления инвентаризации следует применять унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Госкомстатом России .

Перед инвентаризацией руководитель организации издает приказ (распоряжение) с утвержденными сроками ее проведения. В нем перечисляется имущество, которое подвергается проверке, и указывается состав инвентаризационной комиссии. Приказ составляют по форме № ИНВ­22 и регистрируют в журнале (форма № ИНВ­23), в котором контролируется выполнение приказов о проведении инвентаризации.

Описи заполняют от руки или на компьютере. Наименования объектов приводятся согласно номенклатуре, а количество – в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице указываются прописью число вошедших порядковых номеров и общая численность материальных ценностей в натуральных показателях, независимо от действительных единиц измерения (штуки, килограммы, метры и т. д.). Ошибки (во всех экземплярах) зачеркивают, а сверху пишут нужные значения. Исправления должны заверить все члены комиссии и материально ответственные лица. Пустые строки недопустимы. Если записи нет, ставится прочерк.

Имущество подсчитывают (взвешивают, замеряют) в присутствии материально ответственных лиц. Руководителю организации или индивидуальному предпринимателю следует позаботиться о подходящих условиях – обеспечить рабочей силой, контрольными приборами, мерной тарой и пр.

В течение инвентаризации, занимающей несколько дней, комнаты, в которых остаются проверенные материальные ценности, нужно опечатывать. Там же в специальном ящике (шкафу, сейфе) должны храниться описи.

Результаты инвентаризации рассматриваются и анализируются на заседании инвентаризационной комиссии. Она должна установить причины выявленных недостач и излишков имущества, а также предложить способы устранения обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухучета.