Помощник руководителя

Юлия Котова

Должность Помощника руководителя или как его называют PA (Персональный ассистент/Персональный помощник) подразумевает  умение выполнять очень важные и весьма сложные  функции. В их числе может быть не только типовая секретарская, административная поддержка руководителя, но и:

• Работа с бизнес­подразделениями по сбору необходимых материалов, отслеживание сроков исполнения запросов руководителя.
• Координация рабочих групп по направлениям.
• Составление и консолидация отчетности. Аналитический подбор документов.
• Помощь в организации совещаний и встреч. Работа на переговорах.
• Участие в командообразующих мероприятиях.
• Написание речей и составление презентаций для выступлений руководителя.
• Поддержание позитивного имиджа компании и формирование лояльности к нему.

Топ­менеджеры называют Помощника своей правой рукой. Эта часть тела является для большинства людей опорной. Она помогает нам совершать большинство действий как простых (взять/положить), так и более сложных (написать гениальное произведение, нарисовать потрясающую картину). Поэтому тем, кто претендует на позицию Помощника,  надо быть готовым брать на себя ответственность.  Я знаю случай, когда  руководитель называл РА  своим «дублером». Поэтому пренебрегать работой над этой позицией не стоит представителям даже уважаемых кадровых агентств.

В течение последних шести месяцев спрос на  Помощников руководителя сохраняется. Однако, есть особенности его формирования. По информации экспертов компании «А­класс Рекрутмент» (входит в Консалтинговую группу  КОНСОРТ), на фоне увеличившегося количества заказов на подбор административного персонала число заказов на Персональных помощников пока остается на прежнем уровне. Дело в том, что на данном этапе эту позицию вытесняет «гибридная» вакансия, где ассистенту  вменяется в обязанность административная поддержка не только первого лица, но и какого­либо отдела/проекта или всего офиса. По сообщению кадрового агентства Apriori, в течение полугода в компанию поступило порядка 15­ти заказов на подбор персональных  ассистентов.

Таким образом, развивают поднятую тему консультанты еще одного уважаемого кадрового холдинга, несмотря на кризис, спрос на помощников  руководителя/персональных ассистентов сохраняется. Однако, в отличие от периода роста рынков, открытие вакансий чаще вызвано потребностью в замене сотрудника. Новые для компании позиции появляются редко.

Ситуацию по поиску Помощников подтверждают и представители службы персонала компаний. Так, HR­менеджер крупной иностранной компании (поставщик решений в области ИТ и продуктов для конечных пользователей) сообщила, что недавнее открытие вакансии Personal Assistant к топ­менеджеру компании  вызвано карьерным ростом сотрудника, который достаточно долго и успешно занимал эту позицию.

Примером редкого в настоящее время появления  новой штатной единицы  является  открытие вакансии Помощника топ­менеджера в  одной из российских  компаний (специализируется  на предоставлении широкого спектра ИТ­услуг и поставке бизнес­решений, один из лидеров  в области ИТ­аутсорсинга). С приходом нового Исполнительного директора Группы компаний ему потребовался Помощник, по сути руководитель администрации, задачей которого будет  оптимизация и регламентация процессов внутри компании, постановка делопроизводства, разработка внутренних регламентов и т.д.

Как эхо информации от компании А­класс Рекрутмент, в обязанности этого Помощника действительно входит не только участие в бизнес проектах Исполнительного директора (непосредственного руководителя), но и административная поддержка руководителей высшего звена компании, по мере необходимости полная административная поддержка Президента компании, а также контроль над исполнением решений регулярных заседаний компании.

Для Помощника необходимыми  являются такие базовые  знания, умения  и качества как: знание языков, внутренняя культура, высокий уровень ответственности, самодисциплина, развитые аналитические способности, понимание тонкостей характера руководителя и готовность к ним  приспосабливаться. 

С этой точкой зрения согласны консультанты ведущих рекрутинговых компаний, добавляя, что сегодня работодатели становятся все  более непреклонны в своих требованиях и все реже прощают несоответствие между ними и реальным опытом кандидата. Это может касаться опыта работы в компании определенной сферы и величины, знания определенных компьютерных программ. Если раньше персональному ассистенту руководителя было достаточно знать один иностранный язык, то сегодня предпочтение уже отдается кандидатам со знанием двух и более языков.

Подробнее читайте в печатной версии журнала "Секретарское дело"!