Влада Соболева
В итоге получается, что помимо обязанностей, оговоренных на собеседовании, секретарь сталкивается и с иными навязанными поручениями. И отказаться напрямую можно далеко не всегда. Например, руководитель одной крупной российском компании в своем интервью заявил, что для него фраза сотрудника: «Я не хочу этого делать» равносильна словам: «Я увольняюсь». Что же делать в таком случае? Это напрямую зависит от ситуации, с которой пришлось столкнуться секретарю.
Ну, вы же никуда
не спешите…
Часто начальник относится к своей работе настолько ответственно, что задерживается в офисе допоздна, приезжает и в выходные, считая, что завершение проекта гораздо важнее времени для отдыха. Как правило, в таких случаях присутствие секретаря тоже обязательно, нравится это ему или нет.
Речь может идти не только о потерянном личном времени, но и о дополнительных заданиях. В любом случае однажды секретарь понимает, что объем возлагаемой на него работы превышает все допустимые пределы и надо чтото менять.
Не легче приходится и в случае, если задания формулируются нечетко. «Нужно сделать чтонибудь такое, чтобы эта встреча состоялась», «Мне нужны какиенибудь сведения о данной компании». Это не делает работу секретаря невыполнимой, но намного усложняет ее, требует больше времени и внимания, нежели четко сформулированные задания. Так что если размытая формулировка поручений вошла у руководителя в привычку, следует уделить этому внимание.
Наиболее оптимальным решением является разговор с начальником. Конечно, не следует начинать беседу с обвинений на повышенных тонах – это вряд ли поможет делу. Гораздо полезнее окажется спокойное объяснение того, какой объем работы секретарь способен (и должен) выполнить за день, что для этого необходимо. Опираться при этом можно на договор или результат работы – успешное функционирование компании.
Если же никакие разговоры не помогают, секретарь сам должен решить, оставаться на этой работе или увольняться.
Сделайте это вчера
Никто не сможет выполнить задание, если оно заведомо невыполнимо. Нельзя дозвониться до коголибо, если ктолибо упорно не снимает трубку. Нельзя внести исправления в уже отосланное письмо. Невозможно принести документы, которых нет в природе. К сожалению, не каждый начальник понимает это.
В таком случае задача секретаря не в том, чтобы сказать: «Я не могу», даже если это правда. «Не могу» в целом звучит пессимистично, негативно, и любой психолог порекомендует как можно реже упоминать эту фразу на работе. Ее лучше опускать и переходить непосредственно к причинам. Если встречу не удалось назначить, надо дать понять, что виной тому непредвиденные обстоятельства, а не личная халатность секретаря.
При наличии возможности лучше отказаться от невыполнимого задания сразу. Однако когда начальник стоит на своем, спорить с ним – неблагодарное дело. Указывать причины и приводить аргументы благоразумней будет после попытки выполнить работу.
Подробнее читайте в печатной версии журнала "Секретарское дело"!