Если для Вас важно быть равным среди равных, не выбирайте профессию помощника
У будущего профессионала должно быть чёткое понимание среды, в которой предстоит работать, – говорит Александр Иванов, тренер, бизнесконсультант, НЛП – мастер трансформационного коучинга, преподаватель высшей школы, учредитель и директор Консалтингового Центра «Грани».
Если для вас важно быть равным среди равных, не выбирайте профессию помощника. Идите работать, например, в бухгалтерию – там вас ждет работа в коллективе, где только один бухгалтер главный.
«Говорить» на одном языке
– В любом случае нужно получить хорошее образование. Есть ряд ВУЗов и среднеспециальных учебных заведений, которые предлагают достойные базовые знания для начала карьеры: делопроизводство, иностранный язык, этикет, культура речи, психология, timeменеджмент и т.д. Если же молодой специалист получил образование в той или иной отрасли, то в ней предпочтительнее и строить карьеру помощника. Руководитель строительной компании всегда отдаст предпочтение помощнику, который говорит с ним на одном языке СНиПов и ГОСТов, в ИТкомпаниях секретарь часто решает, в том числе, технические задачи, осуществляет ИТподдержку.
И, кстати, в наукоёмких отраслях, в нефтегазовом секторе и ВПК всё более отдается предпочтение помощникаммужчинам.
Секретарь должен уметь быстро карабкаться
по лестнице
В чем секрет успеха помощника руководителя?
– Вы должны ответить сами себе на ряд вопросов, которые помогут в самоопределении и сознательном выборе профессии помощника. Посути, провести структурированное интервью.
Где я буду находиться? У будущего профессионала должно быть чёткое понимание среды, в которой предстоит работать. Помимо непосредственного руководителя внутренний круг общения для вас составят другие руководители, команда заместителей, рядовые сотрудники и помощники других руководителей – часто ревнивые и критично настроенные. Вместе с тем, очень важной составляющей вашей работы будет взаимодействие с внешним кругом: партнерами, чиновниками, журналистами, инвесторами, конкурентами. Это люди, общение с которыми будет интересным и сложным. Проанализируете специфику работы в этих двух совершенно разных обстановках и оцените свою готовность балансировать между внешней и внутренней средой.
Что делать? Функциональные обязанности секретаря и стандартны, и могут значительно отличаться в каждой конкретной компании, с каждым конкретным руководителем. Какой процент рабочего времени будет уходить на решение личных вопросов шефа? Вы готовы к тому, что он человек, в календаре которого нужно предусмотреть время на обед, которому нужно помочь купить цветы для супруги или вместе с ней экстренно собрать вещи для командировки? А еще помимо должностной инструкции вы должны будете соблюдать важное правило – всегда улыбаться. Класть «фигу» в карман, считать до 10, до 100 и продолжать улыбаться! Ваше поведение может и должно стать первой ступенью в формировании команды «руководительпомощник», основой доверия руководителя и вашей профессиональной состоятельности. Руководитель любого уровня – это та же организация. Нужно прийти к конкретной цели путем решения ряда задач с помощью определенных действий. В определении стратегии ему может помочь наставник или равный партнер. Для тактических задач есть заместители. Прерогатива помощника – оперативный уровень. Руководитель не должен постоянно думать, как себя правильно вести с вами. Вы – помощник. Не цензор, не надзиратель или контролер, не учитель или лечащий врач. За советом он обратиться к партнеру или к книге. Ваша задача – организовать встречу с этим человеком или купить эту книгу.
Как делать? Способности секретаря ни коим образом не сводятся к освоению оргтехники или техники слепой печати. Важнее способность быть гибким, уметь приноравливаться и импровизировать. А еще стрессоустойчивость и адекватная реакция на неожиданные обстоятельства. Работа помощника – это всегда цейтнот, всегда критическая ситуация. Секретарь должен уметь быстро карабкаться по лестнице. К какой стене приставить лестницу – решает руководитель. Сейчас это может быть окоп, через 5 минут уже фуршет. Главное сохранять упрямство в движении к цели и оптимизм.
Подробнее читайте в печатной версии журнала "Секретарское дело"!