Ирина Спарроу
Несомненно, протокол телеконференций схож по структуре с протоколом очных митингов, но есть все же ряд существенных отличий. Расскажу об основных правилах подготовки отчетности по телесобраниям.
Итак, протокол вообще – это документ, который подробно фиксирует ход и итоги собраний. В функциональной иерархии участников переговоров всегда присутствует ответственное лицо (секретарь телеконференции), которое занимается ведением документации. Секретарь отвечает за исполнение трех важных этапов проведения встречи: рассылка приглашений всем участникам собрания, протоколирование хода мероприятия, составление и утверждение отчетных документов.
Главное — умение организовать
Вся работа, связанная со структурированием протокольных документов начинается еще до начала самой телеконференции. Лидер (руководитель, ключевой докладчик или инициатор собрания) обозначает персон, присутствие которых необходимо на встрече. Их список пересылается секретарю. Он, в свою очередь, должен составить пригласительную форму для заявленных лиц.
В каждой организации существуют собственные типовые фирменные бланки документов для подготовки и проведения собраний. Но есть ряд общих требований к их оформлению.
В форме приглашения, как и во всей остальной документации должны присутствовать: шапка* (или формальная часть), список заявленных спикеров, обозначенная тематика беседы (обязательна, для того, чтобы выступающие могли подготовить все необходимое для своей речи), установленная дата, место и время телеконференции.
Будьте внимательны с указанием времени проведения переговоров, т.к. телеконференции часто организуются между сотрудниками филиалов организации, которые территориально удалены друг от друга (в другой области или даже стране). Дата в документах выставляется тем временем, которое будет на момент проведения митинга в том населенном пункте, где находится лидер собрания. Время принято указывать в одном из форматов: среднее время по Гринвичу (англ. Greenwich Mean Time, GMT) или центральноевропейское время (англ. Central European Time, CET) + Х часов. В России чаще употребляют «МСК» — московское время.
После отправки приглашений, секретарь должен проконтролировать обратную связь от сотрудников компании. Если необходимо – скорректировать список приглашенных (отметить отклонивших приглашение, добавить рекомендованных другими участниками персон, выслать добавленным кандидатам приглашения).
Когда список присутствующих согласован, с лидером конференции утверждается порядок и рубрикация выступлений участников, составляется их план (Agenda, повестка) и, соответственно, этот материал высылается всем заявленным участникам.
Корректно составленный бланк – как хорошая «напоминалка»
Протокол – документ, фиксирующий ход и итоги совещательных и переговорных мероприятий.
Существует два вида протоколирования: полный и краткий. В обоих видах протоколов обязательно присутствие стандартных полей для заполнения (как и в приглашении): шапка, список заявленных спикеров, обозначенная тематика беседы, тело протокола (это основная часть документа), установленная дата, место и время телеконференции.
- Шапка используется той же формы, что и в приглашении.
- Список спикеров. В нем имена сотрудников указывают в алфавитном порядке или согласно служебной иерархии. Если в качестве критерия сортировки учитывается служебный грейд, и у нескольких участников одинаковое положение, к их расположению в списке применяется принцип «алфавитного порядка». Обязательно указывайте должность и принадлежность к филиалу компании.
Иногда, в отдельном столбце рядом с ФИО прописывают инициалы, которые в дальнейшем используют в теле протокола.
Пример:
Обратите внимание на графу «Присутствие». В начале любой конференции проводится перекличка. Это обязанность секретаря. Причем на телеконференции это особенно важно, так как человек может прийти на конференцию или быть готовым к ней подключиться, но у него могут возникнуть технические неполадки. Если это так, секретарь обязвн проинформировать об этом работников технической службы. Ведь в большинстве компаний, практикующих телеконференции, существует специальная техническая база для проведения телефонных собраний, и установлена выделенная линия с IVR**, помогающая участникам залогиниваться в конференции под разными профилями (лидер, секретарь, спикер, слушатель).
Если количество участников телеконференции превышает 10 человек, списки участников можно прикрепить к протоколу отдельным вложением с активной гиперссылкой на него.
- Тематика дублируется из приглашения.
- Тело протокола – это основная часть документа. Оно обязательно должно содержать в себе несколько частей: время (начала и окончания доклада), топик (предмет обсуждения), имя докладчика (инициалы или пометка «Все участники), due date (срок исполнения).
Полный текст читайте в печатной версии журнала или через 3 месяца на сайте