Борис Шахт, генеральный директор компании Orgspace
Сколько фирм, столько и разнообразных офисов. Но одна фирма работает более эффективно, другая – менее. Насколько зависит эффективность от организации офиса?
— Если под эффективностью понимать количество и качество результата в соотношении с теми издержками, которые компания несет при его получении, то, безусловно, устройство офиса сильно влияет на эффективность бизнеса. Есть компании, у которых весь бизнес сконцентрирован в офисе. Это фирмы, которые оказывают услуги: аудиторы, программисты, консультанты. Для них офис – это «производство», которое самым кардинальным образом влияет на эффективность их бизнеса. А для других компаний офис – это место, где лишь принимаются ключевые решения по управлению бизнесом, а сам он может быть гдето распределен. От того, как устроен офис, часто зависит качество тех решений, которые принимаются.
Какие типичные ошибки допускаются в проектировании офиса?
— Наиболее частые связаны с зонированием. Представим большой, многоэтажный офис, в котором расположение отделов и зон организовано неоптимальным образом.
Сотрудникам приходится тратить много времени и сил только на то, чтобы добраться из одной точки офиса в другую. Например, вы часто пользуетесь определенными документами, которые хранятся в архивных шкафах на другом этаже.
Очевидно, что вам не пришлось бы большую часть рабочего времени тратить на ненужные путешествия по офису, если бы документы хранились рядом с вашим рабочим местом. Второй пример касается эргономики. Если рабочее место и кресло не эргономично, то человек принимает в процессе работы неправильную позу: мышцы напряжены, позвоночник искривлен, сосуды пережаты. Это приводит к тому, что он быстро устает. А что такое уставший работник? Вы можете работать, когда вы устали? Вы встаете, ищете способ отдохнуть, пойти с кемто пообщаться, то есть отвлечь когото, кто занят важной работой. Таким образом, чем хуже эргономика рабочего места, тем больше объем времени, который сотрудник тратит на отдых в процессе рабочего дня.
Как только появляется усталость, резко возрастает вероятность появления ошибок. Представьте компанию, которая занимается перевозками. Машину вместо Новокузнецка отправляют в Новопетровск. Какова стоимость такой ошибки? А чем грозит преждевременное утомление руководителя, первого лица компании? Это раздражительность, это не вовремя принятые или неправильные решения. Не всегда люди осознают причины и источники этих проявлений.
Третий типичный пример: отсутствие на рабочих местах перегородок. Скажем, вам нужно решить срочную и важную задачу, а вокруг вас еще 10 человек. И у них другая работа, например, общение с посетителями. Если рабочее место не защищено перегородками, то шум и визуальные помехи не дадут вам сконцентрироваться, зато вызовут утомление и спровоцируют появление ошибок.
Насколько распространены подобные ошибки?
— Подобные ошибки есть практически во всех тех офисах, которые были созданы без учета эргономики. Кто обычно проектирует офисы? Если заказчик считает, что это должны делать профессионалы, то есть готов заплатить за это деньги, он обращается к архитекторам и дизайнерам.
Но архитектор специализируется на строительстве зданий, а для дизайнера важнее всего эстетика интерьеров, эргономикой они не занимаются. Но многие владельцы офисов не готовы платить за проектирование. В этом случае обращаются в мебельные компании и поручают им сделать планировочное решение или расстановку мебели. В чем интерес мебельной компании? Архитектор и дизайнер хотят сделать красивый офис, красивый, но не обязательно эффективный и удобный. А мебельная компания хочет продать как можно больше мебели, и желательно подороже. И только эргономисты при проектировании офисов в первую очередь решают задачи эффективности, производительности и комфорта, внимательно отбирая для этого подходящие мебельные продукты, а уже потом при необходимости занимаются вопросами дизайна. Но пока еще в России эргономистов мало – несколько западных компаний.
То есть изначальная ошибка в том, что компании доверяют проектирование офиса не тем людям?
— Я бы не называл это ошибкой. Это стереотипный подход, следствие того, как устроен рынок. Откуда появится спрос, если нет предложений? А услуги «проектирование эргономики офиса» на рынке практически нет.
Что нужно учитывать при проектировании офиса?
— Надо изучить процессы работы офиса. При эргономическом подходе, в первую очередь, проектируется не то, как, что и где будет стоять, а то, как люди будут работать, т. е. проектируется процесс работы. Это особая технология.
Важно понимать, что офис – сложная система. И чем больше компания, чем разнообразнее ее деятельность, тем сложнее устройство офиса. В нем соседствуют разные специалисты, разные категории сотрудников. Если два человека решают разные задачи, у них разный процесс работы, они должны и работать поразному, им нужны разные рабочие места. А очень часто проект офиса выглядит как некое клонирование одинаковых рабочих мест.
Некоторые офисы перегружены сотрудниками, офис слишком загроможден. Как добиться того, чтобы этой перегрузки не было?
— С моей точки зрения, загроможденный офис характеризует бессмысленно и бестолково расставленная мебель. Причем помещение может быть достаточно свободным, в нем может быть много пространства. Но без предметов, которых много и которыми не пользуются, могло бы быть еще свободнее.
Но если теснота возникает изза экономии площади, то это совсем другая проблема. Компании платят бизнесцентрам миллионы долларов, евро за аренду офиса. Естественно, они хотят экономить – разместить тех же сотрудников на меньшей площади и платить меньше. Однако более плотное размещение мебели без учета эргономики и без использования специальных решений приводит к тому, что экономия площади становится альтернативой эффективной работы.
Добиваться экономии площади без ущерба в эффективности работы персонала можно, вопервых, с помощью эргономического проектирования, а вовторых, выбирая специальные мебельные решения. Простой пример проектного решения проблемы – создание openspace вместо кабинетной системы. Экономия площади возникает уже благодаря отсутствию стен и дверей.
Использование мебели с широкими функциональными возможностями также позволяет сэкономить площадь и при этом еще повысить эффективность работы.
Например, сотрудникам в течение рабочего дня надо общаться с коллегами одиндва часа. Два часа в день пообщались, а все остальное время стул пустует и занимает площадь. За эту площадь платит компания. Решение: вместо стула использовать мобильную тумбу, на которой можно сидеть. Надо общаться – выкатили, не надо – задвинули под стол. Или хранение: есть шкаф для
5 сотрудников, каждому – отдельная полка. Шкаф стоит у стены, к нему надо регулярно подходить. А можно просто поместить полку внутрь каждого рабочего места –
и шкаф покупать не надо, и время на хождение у сотрудников сокращается.
Каким должно быть эргономичное рабочее место?
Полный текст читайте в печатной версии журнала или через 3 месяца на сайте