Константин Балакин
В наше время, чтобы быть респектабельным и конкурентноспособным на рынке, компаниям приходится подстраиваться под веяния времени и использовать современные технологии. Оптимизация бизнеспроцессов – дело крайне важное, и компании, не придающие ему должного значения, рискуют оказаться в числе аутсайдеров.
Одной из сторон оптимизации бизнеспроцессов является автоматизация документооборота, в частности введение штрих кодирования документов.
Штрихкодирование – технология автоматической идентификации, представляющая собой нанесение штрихкода – комбинации белых и черных полос, которая легко расшифровывается в электронной системе. Штрихкоды на товарах давно уже стали обычным явлением, идентификация же документов посредством штрихкодов появилась сравнительно недавно.
Как это работает?
На компьютер устанавливается специальное программное обеспечение, после чего в меню «Принтеры и факсы» появляется виртуальный принтер, который выбирается по умолчанию. При распечатке документа привычным способом на бумагу автоматически наносится штрихкод, содержащий все необходимые реквизиты.
Впоследствии при предоставлении документа уже не будет необходимости обрабатывать его вручную, искать информацию в базе данных, проверять подлинность и т.д. Достаточно поднести бумагу к сканеру, документ состыкуется со своим электронным образом, и нужная информация мгновенно отобразится на экране компьютера.
Зачем это нужно?
Штрихкодирование документов преследует несколько немаловажных целей. Улучшение качества сервиса. Увеличивается скорость обслуживания клиентов, вследствие чего очередей в учреждениях больше не будет. Если раньше на обработку, допустим, платежного документа уходило несколько минут, то теперь счет идет на секунды. Также снижается количество ошибок и погрешностей ввиду исключения т. н. человеческого фактора.
При этом, к примеру, в банках комиссия за обслуживание взиматься не будет. Стабилизация учета документов. Электронный документооборот происходит значительно оперативнее, и намного снижается нагрузка на архивную службу. Опять же, число потерь и ошибок сводится практически к нулю.
Снижение издержек. Минимизируются расходы на персонал. Например, если каждый бухгалтер в течение рабочего дня отныне может обработать в несколько раз большее количество документов, то штат бухгалтеров можно урезать. Уменьшается зрительная нагрузка на работников, соответственно, работоспособность увеличивается.Кроме того, элементарно меньше средств тратится на бумагу.
Где применяется?
Наибольшее распространение штрихкодирование документов получило в банковской сфере и логистике, но, скорее всего, со временем оно станет привычным явлением и во многих других областях.