Как доложить шефу о проблемах? И остаться в живых

Вся наша жизнь – цепь,
а мелочи в ней звенья.
Нельзя звену не придавать значенья.
Филиас Фок

Казнить» гонца, который принес плохую новость, ничего себе вариант для особо экзальтированных руководителей, чей взгляд дальше собственного носа и собственных эмоций не простирается. А вот «зрить в корень» и искать решение – поведение совсем иного порядка. Итак, вы, с пренеприятнейшим известием на пороге кабинета шефа. Уняли дрожь, сделали глубокий вдох и... вошли...

— Авторитарный начальник, как и любитель инноваций, скорее всего, «закипит», если к нему прийти с вопросом, который решается уровнем ниже, – говорит Илья Шабшин, психолог­консультант, ведущий специалист Психологического центра на Волхонке.

— Поэтому личностные особенности руководства нужно знать и учитывать. К тому же функционал каждой позиции в компании обычно четко прописан, поэтому определить, требуется ли в данной конкретной ситуации вмешательство именно первого лица, как правило, не трудно. В особых случаях можно без стеснения проконсультироваться с помощником руководителя: вы же дейст­
вуете в интересах дела.

Важным фактором для принятия решения могут быть индивидуальные предпочтения шефа, и их нужно знать. Например, осторожный начальник спокойно отнесется к «лишнему» вопросу, поскольку ему спокойнее быть в курсе всех дел, чем рисковать и упустить какую­то проблему. Легко воспримет вопрос «не по чину» и демократичный руководитель. Оптимальный способ сообщения шефу о проблеме зависит как минимум от двух факторов. Первый – это принятые в компании формы коммуникации. Если в должностной инструкции прописано, например, что все вопросы первому лицу задаются по электронной почте и никак иначе, то думать и выбирать уже нечего. Второй фактор – важность и срочность проблемы. Если на­ двигается катастрофа, то ради ее предотвращения стоит нарушить стандартные инструкции. Лучше всего заранее внести ясность в такие неоднозначные ситуации и проговорить с руководителем алгоритмы действий: в каких случаях ему можно звонить на мобильный и т. д.

— О проблемах, которые  возникают в работе, директору необходимо докладывать незамедлительно, – убеждена Анна Артамонова, помощник генерального директора сети предприятий общественного питания «Владимиров и Ко» (г. Красноярск).

— Очень важно рассказать о плохих новостях или неприятностях сразу же – это поможет оперативно принять меры и предотвратить развитие этих самых проблем. Вмешательство первого лица может быть необходимо при решении крупных проблем. Мелкие организационные вопросы лучше решать на уровне исполнителей. И личная встреча – самый эффективный способ получить нужное решение. Если она невозможна, тогда лучшим выходом будет телефонный звонок.

Если ты виноват в возникшей проблеме – трусить недостойно

— По моему глубокому убеждению, истинная проблема – это только те острые вопросы, решения которых находится в исключительной компетенции шефа и поэтому требуют срочной связи с ним, – говорит Ольга Бекунова, директор департамента персонала компании «Брок­Инвест­Сервис». — Их можно озвучивать по телефону.

Во всех остальных случаях об истинных проблемах, т. е. в разрешении которых шеф должен участвовать или про них знать, стоит сообщать только лично.

Этого требует и уважение к шефу, и к той проблеме, которая достойна его вмешательства и внимания, и то, что при телефонном разговоре могут потеряться и важные оперативные детали, и масса других составляющих собственно эффективного общения. Интонации будут минимизированы, мимика, жесты выведены «за кадр», и тогда, не дай бог, помимо собственно проблемы, дополнительно возникнет проблема непонимания. И еще осложнит ситуацию в целом. Вышеизложенное, повторюсь, касается истинных проблем.

А вот для всех остальных он, собственно, нанимает нас, делегируя полномочия и ответственность. И поэтому­то это и не может считаться проблемой – это просто линейная деятельность со всеми своими сложно или легко решаемыми задачами. Что­то из этого можно потом в оперативном докладе рассказать уже как о законченном и разрешенном эпизоде, но отразившем, к примеру, некую тенденцию, и поэтому заслуживающую упоминания на публике.

Если же вернуться к истинным, заслуживающим внимания шефа проблемам, то, конечно, где­то легче отстраниться и представить все письменно, при этом можно четче сформулировать детали, разложить по полочкам причинно­следственную связь и убрать лишнюю эмоциональность непосредственного общения, но, на мой взгляд, делать этого не стоит. Во­первых, писать целый доклад очень долго – что, нет других занятий? А во­вторых, если ты, к примеру, виноват в возникшей проблеме, трусить недостойно, а если нет – то чего бояться человеку с чистой совестью?

Полезно и нужно накидать некие опорные тезисы к устному отчету и разговору, т. е. некую карту проблемы, и для себя, и для шефа, но не более того.

Чего не стоит делать?

Что стоит делать?