Cлучается, что начинающий секретарь, получив от шефа ворох заданий днем и солидный «довесок» за час до окончания официального рабочего времени, в панике хватается за голову и малодушно мечтает об увольнении. Что делать, куда бежать? А вот помощник руководителя с солидным стажем работы всегда знает, какие поручения руководителя выполнять в первую очередь, какие – в течение дня, а какие и вовсе проигнорировать. Интуитивно или сознательно профессионалы секретарского дела опираются на идеи психологов, социологов, бизнестренеров и специалистов по управлению временем. С учетом личности руководителя и особенностей своего характера.
Людмила Урусова
Представьте себя на месте шефа
Ирина Маштакова, секретарь руководителя издательского дома:
«Я раскладываю на столе список поручений и план рабочего дня шефа, потом ставлю себя на место шефа и думаю, что и когда мне может понадобиться от секретаря (меня) в соответствии с планом моей (его) работы. Если шеф едет в типографию в конце рабочего дня, то официальное письмо, которое ему нужно взять с собой, я делаю после обеда. Фотограф приходит к 11:00 – значит, фотоальбомы собираю сразу же. Бывает, что непонятно, для какой цели дается задание. В этом случае, когда приношу чай, спрашиваю – к которому часу нужно выполнить не привязанное к графику поручение. Действует безотказно!»
Этот прием активно используется в практической психологии и теории НЛП. Метод смены позиции, метод визуального моделирования, метод смены полярности – как бы его ни называли, он помогает тем, кто готов представить ситуацию «наоборот», чтобы сделать вывод о целесообразности и выгоде поступков другого человека.
Как работает?
- Сопоставьте список поручений со списком планируемых дел руководителя.
- Напротив каждого поручения поставьте время его выполнения – за час до предполагаемой потребности в нем шефа.
- Если поручения не приурочены к графику, выполняйте их по очереди – обычно руководитель озвучивает задания по мере убывания их важности.
Оптимизируйте процесс
Лада Меркулова, секретарь предприятия по изготовлению стиральных порошков:
«Я стараюсь выполнить поручения максимально быстро, поэтому делаю несколько дел одновременно: пока распечатываются бумаги, составляю приказ, пока варится кофе, собираю бумаги в папки. Группирую легкие дела – вроде тех, о которых говорила – по три, не больше, чтобы голова не распухла от излишка сосредоточенности. Поручения, которые требуют особого внимания, делаю в промежутках между «трешками». Важные поручения – их шеф подчеркивает особенно, выделяет голосом и сосредоточенно смотрит при этом в глаза – выполняю в первую очередь.
Я – жаворонок, поэтому предпочитаю ударно поработать утром, чтобы после обеда не нагружаться без необходимости». Умение одновременно делать несколько дел присуще людям со специфической психикой. Если вы не способны полностью отстраниться от происходящего вокруг или не имеете такой возможности – этот метод не ваш. «Вахтенный» подход применим для людей активных, отличающихся быстротой реакции и все той же способностью не отвлекаться на посторонние раздражители: сангвиников и энергиков, преимущественно интравертов.
Как работает?
- Выделите в списке наиболее важные и сложные дела, которые шеф подчеркнуто выделил в разговоре. Распределите их по порядку – в соответствии со временем потребности в них руководителя.
- Мелкие поручения сгруппируйте по дватри и делайте одновременно – в промежутках между важными и сложными. Используйте малейшие перерывы в выполнении одного поручения, чтобы работать над вторым и третьим.
- Если поступает срочное поручение от шефа, сначала доделайте группу мелких дел, а потом выполняйте срочное – иначе их придется практически выполнять заново. Трипять минут промедления в процессе исполнения срочного поручения обычно погоды не делают.
Двигайтесь от сложного к простому
Эльвира Кондратьева, секретарь руководителя оптоворозничной фирмы:
«Шеф любит давать поручения «оптом» и «в розницу». Если звонит по телефону и просит чтото сделать, значит, речь идет о срочном единичном поручении: отложив все дела, я принимаюсь за «розничное» дело. Задания, которые можно выполнить в течение дня, он озвучивает утром, после первой чашки кофе, или когда первый раз за день вызывает в кабинет – в общем, глаза в глаза. «Оптовых» заданий мало не бывает, поэтому я сначала выполняю те, что посложнее и поважнее, а потом уж как орешки щелкаю минидельца. Тем более, маленькие дела можно доделать утром следующего дня, пока начальник еще не на работе, или выполнить моментально – если вдруг ему чтото понадобится из «мелкого». Бывает, работаю с маленькими делами только по мере потребностей шефа в них: некоторые из подобных поручений, например, позвонить на склад и выяснить, прибыл ли груз из Пензы, нет смысла выполнять. Если не прибыл, мне разорвут телефоны возмущенные клиенты. А вот большие дела требуют времени и свежей головы – поэтому я выполняю их в первую очередь».
«Результат против времени»: так в практической психологии именуется один из самых распространенных методов расстановки приоритетов в любых сферах жизнедеятельности. Каждая задача оценивается с точки зрения результата, который вы получите после ее выполнения, и времени, которое потребуется для решения проблемы. Задачи, дающие существенный результат и требующие мало времени, выполняются первыми. Задачи, дающие малую выгоду и требующие больших временных затрат, – последними, или не выполнятся вовсе.
Как работает?
Полный текст читайте в печатной версии журнала или через 3 месяца на сайте