Нина Лебедевич
Кроме выполнения прямых обязанностей: ведения делопроизводства, составления графика встреч руководителя, приема звонков, корреспонденции и др., секретарь содействует нормальному функционированию структурных подразделений фирмы. Секретарь – важное связующее звено в компании: он передает информацию от отдела к отделу, от начальника к подчиненному, от руководителя направления – директору и так далее. От скорости передачи этой информации, контроля ее прохождения и получения результата зависит нормальное взаимодействие обособленных структурных единиц фирмы. Общаясь таким образом с сотрудниками, секретарь опосредованно участвует в решении текущих внутренних задач на предприятии. Например, в издательском бизнесе секретарь «связывает» отдел реализации и редакцию, менеджмент газеты или журнала и бухгалтерию, отдел кадров и директора и так далее. На производстве – отдел маркетинга и плановоэкономический, рекламную службу и, например, юридическую.
Наладить такое взаимодействие (с несколькими отделами) не просто. Чтобы обеспечить нормальное функционирование всех подразделений компаний, секретарь должен четко представлять структуру предприятия, понимать, в чьей компетенции находится тот или иной вопрос и сколько времени потребуется на его решение. В литературе по делопроизводству говорится, что секретарь не может брать на себя ответственность по принятию конкретных решений, тем не менее он обязан участвовать в реализации внутренних задач компании, помогать в этом своему руководителю. По словам секретаря ООО «Межрегиональная топливная компания» (Красноярск) Анны Даниловой гораздо проще наладить взаимодействовать с двумя конкретными единицами компании, нежели со всеми сразу. «Например – с руководителем и бухгалтерией. Однако, сложности бывают и здесь, когда сталкиваюсь с неизвестным фактом деятельности (я работаю секретарем недавно). Не знаю, куда бежать в этом случае, но както выкручиваюсь, нахожу решения».
Понятно, что взаимодействие секретаря и структурных подразделений компании не лишено недостатков. Возникают сложности с контролем принятия решений, доступностью информации. Зачастую сотрудники предъявляют претензии секретарю по поводу неполучения ответа от начальника той или иной структурной единицы в организации. Ссылаются на то, что секретарь был ненастойчив в их вопросе или не достаточно хорошо лоббировал его. В то же время давление на руководителя того или иного подразделения не в компетенции секретаря, который всего лишь координирует работу внутри фирмы. «Непонимание возникает, когда мне говорят, что надо решить вопрос к завтрашнему дню, а я знаю, что это невозможно в силу того, что руководитель отдела завтра будет только после обеда и будет загружен другими делами. И я не могу както повлиять на скорость принятия решения. Я обычно озвучиваю проблему тому, кто обращается с вопросом, порой возникает непонимание. Но здесь я бессильна чтото сделать», – на условиях анонимности сказала офис-менеджер производственной компании.
Взаимодействие секретаря и сотрудников фирмы происходит, как правило, дистанционно: поручения передаются по телефону, электронной почте или ICQ. Трудно представить, что правая рука руководителя бегает из отдела в отдел, с этажа на этаж, чтобы передать те или иные сообщения, документы, проконтролировать решение поставленных задач. «Иногда возникают сложности с разговорами по телефону, в том плане, что трудно определить сразу, что можно говорить, а что нельзя. И главное – кому», – отмечает Анна Данилова. По ее словам, телефонные переговоры – отдельная тема, здесь до сих пор много открытых вопросов. «Поэтому тем, кто звонит в компанию извне, не сотрудникам, стараюсь отвечать обтекаемо, использую выражения «не в моей компетенции», «вам перезвонят», или «я уточню и обязательно вам перезвоню», – говорит она. «То же самое я зачастую отвечаю нашим работникам, когда они требуют невыполнимого причем сию же минуту», – соглашается офисменеджер производственной компании.
Несмотря на сложности дистанционное взаимодействие секретаря и сотрудников неизбежно в крупных корпорациях, которые к тому же могут иметь региональные представительства. В том же издательском бизнесе именно через секретаря регионального филиала бухгалтерия головного офиса или, например, отдел кадров решают вопросы на местах. И наоборот: представители филиала через секретаря обращаются в юридический отдел головного офиса издания или любое другое подразделение для выяснения текущих вопросов. Зачастую на этапе обращения к секретарю эти вопросы могут быть исчерпаны. Секретарь может дать полную информацию, например, о перечне документов для предоставления в отдел кадров или в службу маркетинга. Такое дистанционное взаимодействие достаточно эффективно. Секретарь региональной производственной компании, пожелавшая остаться неназванной, рассказала, что «создала для сотрудников список документов для предоставления в тот или иной отдел и открыла к нему всеобщий электронный доступ». «Теперь меня не отвлекают с просьбами проконсультировать, какие документы нужно оформить для аккредитации, нужны ли фотографии и так далее. Этот список облегчил мою работу», – рассказала она.
Секретари отмечают, что сегодня нет образовательных программ по эффективному взаимодействию с внутренними отделами компании. «В этом смысле необходимо постоянно совершенствоваться. В том числе на курсах по повышению квалификации, даже несмотря на то, что курсы офисменеджеров обычно не дают практических навыков. Только общее делопроизводство... С тем же успехом можно самостоятельно прочитать книжку. Нет ничего про почтовые отправления, необходимо разбираться самостоятельно. Хорошо, если дела передал опытный секретарь, который все объяснил новичку. Мало практических навыков, «обговорения» конкретных ситуаций, только общие знания. Возможно, это удел образовательных программ в регионах, тогда как в Москве и СанктПетербурге они более эффективны… Поэтому нужно постоянно развиваться в своем деле самостоятельно, чтобы не стать, как секретари советской закалки, которым вообще ничего не надо», – заключила Анна Данилова.