Вопрос о внедрении системы электронного документооборота, автоматизации процессов, связанных с управлением документации, рано или поздно возникает в любой крупной компании, тем более, если эта компания представляет собой сложную иерархическую структура, содержащую различные бизнес-процессы каждого уровня, взаимосвязанные между собой. Выбор программного продукта, который обеспечил бы эффективную работу с документами в электронном формате и отвечал бы всем требованиям к автоматизации бизнес-процессов предприятия, а также сложившейся системе документационного обеспечения – важная и достаточно сложная задача, поскольку обусловлена спецификой деятельности конкретной организации.
В статье описан практический опыт внедрения системы электронного документооборота в крупной строительной компании на примере ОАО «ВЗ ЖБИ №1». Для обеспечения автоматизации документационных потоков предприятия был выбран программный продукт СЭД «DIRECTUM».
Система DIRECTUM относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.
Разработка и внедрение типовых маршрутов в рамках СЭД осуществлялась совместно с консалтинговой компанией на протяжении 1 года и включала в себя: разработку и согласование технического задания, заключение договора на приобретение продукта и ведение разработки типовых маршрутов, организационные мероприятия (формирование рабочей группы, обучение персонала, установка программы на рабочие места пользователей), непосредственную разработку типовых маршрутов, опытное внедрение, усовершенствование маршрутов по замечаниям и предложениям и ввод их в эксплуатацию.
Далее в статье представлена более конкретизированная информация по результатам проекта внедрения СЭД с частичной иллюстрацией разработок, которая может оказаться полезной в практике для читателя.
Итак, для автоматизации движения документов в рамках проекта внедрения СЭД в ОАО «ВЗ ЖБИ №1» были разработаны типовые маршруты, электронные шаблоны различных видов документов.
Любое согласование официального документа в системе электронного документооборота СЭД «DIRECTUM» на ОАО «ВЗ ЖБИ №1» осуществляется с использованием типовых маршрутов.
В рамках проекта были разработаны следующие типовые маршруты с механизмом «Контроль исполнения», доступные для запуска:
Входящие.
Исходящие.
Приказы и распоряжения генерального директора.
Распоряжения.
Служебные записки.
Служебные записки нескольким адресатам;
Договоры входящие;
Договоры исходящие;
Согласование протоколов заседаний правления.
Каждый из маршрутов настроен таким образом, что отправить им на согласование можно только те документы, которым соответствует данный маршрут.
Назначение типовых маршрутов:
Входящие – применяется для отправки в работу входящих писем, таких как письма от контрагентов, для получения резолюции руководителя на входящем документе любого типа.
Исходящие – применяется для отправки на согласование исходящих писем.
Приказы и распоряжения генерального директора – применяется для отправки на согласование и исполнение приказов и распоряжений за подписью генерального директора.
Распоряжения – применяется для отправки на согласование и дальнейшее исполнение распоряжений начальника самостоятельного отдела или директора управления (рассмотрение и согласование идет внутри самостоятельного подразделения).
Служебные записки – применяется для отправки на согласование и исполнение служебных записок в одно управление или самостоятельный отдел, докладных записок на имя генерального директора.
Служебные записки нескольким адресатам – применяется для отправки на согласование и исполнение служебных записок в несколько самостоятельных структурных подразделений.
Договоры входящие – применяется для согласования проектов договоров, поступающих от контрагентов.
Договоры исходящие – применяется для согласования договоров, инициируемых ОАО «ВЗ ЖБИ №1» к заключению с контрагентами.
Управление совещаниями – отдельный модуль программного продукта СЭД «DIRECTUM», на базе которого был разработан типовой маршрут Согласование протоколов заседаний правления. Применяется для организации подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки дня); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
Документ, отправленный на согласование по типовому маршруту, будет проходить обязательные этапы согласования. Какие именно этапы – зависит от того каким типовым маршрутом согласовывается документ.
Однако можно выделить основные этапы для любого типового маршрута:
- согласование внутри отдела или управления
- рассмотрение визирующими
- рассмотрение в отделе или управлении адресата.
При рассмотрении внутри отдела или управления документ подготовленный инициатором будет проверен на правильность оформления ответственным за ДОУ, рассмотрен начальником отдела, далее директором управления. Кроме того, документ регистрируется ответственным за ДОУ в отделе или управлении адресата, рассматривается адресатом и т.п. в зависимости от конкретного маршрута.
Таким образом, в типовых маршрутах перечисленные выше участники процесса согласования уже указаны и присутствуют в обязательном порядке.
В список визирующих назначаются руководители отделов или директора управлений не являющиеся руководителями инициатора и не являющиеся адресатом(и).
Типовые маршруты для согласования документов реализованы специальным образом, что бы согласование документа внутри управления/отдела, вынесение резолюции или подписание документа, исполнение работ по резолюции и их принятие происходило в рамках одной задачи, а не запуском отдельных маршрутов.
Рассмотрение документа состоит из этапов:
- Согласование (внутри отдела/управления)