Константин Балакин
В информационный век новейшие технологии вытеснили некоторые привычные нам вещи. Так, электронная почта стала новым этапом эпистолярного жанра, сменив устаревшую переписку. Главным образом – по причине своей практичности, которая заключается в дешевизне и в большей степени – в быстроте. Сегодня ни одна компания не может позволить себе использовать в своей работе медленные способы коммуникаций, поэтому оперативная электронная почта прочно вошла в офисную жизнь. Даже появились неологизмы «сетикет» и «нетикет», обозначающие правила поведения в Интернете. Впрочем, эти правила больше касаются повседневного общения, нежели деловой переписки.
По вашему письму адресат будет судить не только о вас, но и о компании, которую вы представляете. И от вашего профессионализма зависит, насколько сложившееся мнение будет положительным.
Хорошим тоном является обязательное заполнение поля «Тема». Чем четче сформулирована тема, тем с большим вниманием отнесутся к письму. Послание же без темы рискует очутиться в корзине с электронным мусором – спамом, не будучи прочитанным. Некоторые почтовые службы позволяют рядом со своим адресом писать имя. Если эта возможность есть – воспользуйтесь ею, получать письма от конкретного человека всегда приятнее, нежели обезличенные. Опять же, интерес к такому письму проявится больший. Если в ходе переписки тема меняется, для удобства и лучшего понимания друг друга поле «Тема» стоит обновить.
Если вам предстоит отправить письмо одинакового содержания многим адресатам, то лучше не пользоваться массовой рассылкой – мало кому покажется лестным, что его посчитали «одним из многих». Хоть это и занимает времени больше, желательно каждое письмо отправлять индивидуально, в крайнем случае – делать скрытые копии. Правда, не все мейлеры позволяют сделать это незаметно, да и спамфильтры периодически задерживают такие письма.
Приветствовать человека нужно по имени или имениотчеству: адресат должен осознавать, что обращаются не столько к организации, сколько к нему лично, да и любому приятно, в конце концов. Некоторые пользователи Интернета не придают вежливости в сети такое значение, как в реальной жизни, совершая тем самым ошибку.
Основной текст должен быть максимально лаконичным, но при этом информативным. Рекомендуется умещать послание на одной странице: длинные тексты сложны для восприятия. Предложения и абзацы лучше строить короткими, если абзацев несколько – удобнее, когда они разделены пробелами. Изображения, графики, фотографии следует прикреплять в аттаче, но не переусердствовать: «тяжелое» письмо может попросту не дойти до конечного пункта. Если же предстоит отравить такое послание, лучше поинтересоваться у получателя, позволяет ли объем электронного ящика принять письмо. Шрифт большой выбирать не стоит: это тяжело читается. И уж тем более не нужно писать слова, на которых хотите акцентировать внимание, заглавными буквами – это воспринимается как агрессия. Чтобы выделить фразу, лучше в словах вставить пробелы или точки между буквами. Восклицательные знаки лучше не использовать.
Если хочется вставить цитату из предыдущего письма, этот отрывок необходимо выделить в общем тексте. Во многих почтовых службах цитируемые отрывки при копировании автоматически выделяются знаком «>». Опять же, цитаты должны быть краткими, емкими и по существу.
Электронная почта позволяет передать в бездушном письме эмоции посредством смайликов. Однако использовать их стоит умеренно, а в строго официальных письмах от них лучше отказаться.
Юмор в письме – это неплохо, но только с хорошо знакомыми людьми. Остальные же могут не оценить шутки по достоинству или же сделать негативные выводы. И уж тем более непозволительно панибратство. Иногда возникают споры касательно сокращений в письме. В мире существуют принятые сокращения некоторых слов, но если вы плохо ими владеете, а письмо официальное, лучше ничего не сокращать.
Недопустимы ошибки и опечатки. В лучшем случае вас примут за невнимательного человека, в худшем – за неграмотного и безответственного, сделав вывод о компании в целом. Завершаются письма кратким выражением уважения или пожеланием и обязательной подписью. Она должна содержать информацию о ваших контактных данных, телефон (мобильный и рабочий, электронный адрес, сайт компании, иногда и адрес офиса). Мера приветствуется и здесь, и рекомендуемое число строк в подписи – от четырех до семи. Вовсе необязательно каждому видеть, к примеру, банковские реквизиты компании. Порою возникают споры, уместно ли писать в подписи рекламный слоган компании или ее девиз. И чаще всего сторонники обеих точек зрения сходятся в одном – зависит от конкретного письма, от того, кому оно предназначается и с какой целью. Также существуют разные мнения относительно того, делать ли запрос о подтверждении получения письма. Лучше, конечно, не делать, т. к. многих это раздражает, а ктото может расценить запрос как сомнение в ответственности или даже попытку манипуляции. Хотя практика показывает, что почтовые службы в какието моменты могут работать не совсем корректно, и нужна уверенность, что важное письмо дошло до адресата, а не отправлено «в никуда». Поэтому иногда это правило нарушается в силу практических соображений.
На все ли письма отвечать? Желательно, игнорируя лишь явный спам и назойливую рекламу. Причем, если нет возможности сразу дать ответ на требуемый вопрос, надо предупредить об этом собеседника. Также принято предупреждать тех, с кем контакты происходят чаще всего, о том, что вы по какимто причинам не сможете несколько дней выходить на связь.
Нежелательно использовать в рабочих целях личную почту. Конечно, в силу различных обстоятельств делать это иногда приходится, но все же стоит различать работу и личную жизнь во избежание недоразумений.
Деловые письма можно разделить на множество видов, в каждом из которых есть свои подвиды. Это информационное письмо, благодарственное, запрос, приглашение, служебное, поздравление, предложение, презентация, претензия, заявление и т. д. И в написании каждой категории имеются свои особенности, которые нужно учитывать. Понятно, что благодарственное письмо не может выглядеть как предложение, а запрос – как претензия.
В заключение хочется напомнить одно важное правило:
прежде чем отправить послание, перечитайте его, представив себя получателем.