Валерия Шеншина
Както летом, будучи еще студенткой, я решила подработать секретарем. Профессия казалась мне весьма легкой – сидишь себе, отвечаешь на звонки.
Но как взяться за дело? Вряд ли даже секретаря ктонибудь возьмет без опыта. И тут, совершенно случайно узнав про кадровые агентства, которые занимаются не только подбором, но и обучением персонала, я подумала: «Это то что нужно!»
Этап первый
И вот, заполнив анкеты, пройдя устное собеседование, я оказалась на курсах секретарей. С первой же минуты мои наивные мечты о необременительной работе улетучились. Никогда не забуду нарисованную на доске миниАТС, о существовании которой до этого и не подозревала, так вот он какой – главный инструмент секретаря… Также впервые там я услышала магическое «стартую», и мне сразу же захотелось отправить чтонибудь по факсу, важным и деловым тоном произнеся это волшебное слово, даже несмотря на то что факс я видела раньше только по телевизору.
Далее нам подробно рассказали, как должен выглядеть секретарь, лицо любой компании. Длинные волосы надо убрать назад, рукава блузок всегда должны закрывать плечи несмотря ни на какую жару (уже не говоря о колготках), маникюр классический французский или бледных тонов, яркий нельзя и без маникюра тоже нельзя! То же самое с макияжем: никаких блестящих фиолетовых теней, легкий, свежий мейкап – вот что хочет видеть каждый работодатель, и опять же без макияжа – никуда. Гипнотизируя нарисованную АТС и записывая приемлемые оттенки лака для ногтей, я поняла, что разговор уже пошел на английском языке. К списку лаков добавился перечень необходимых секретарю слов и выражений.
Теория теорией, но без практики даже страшно приходить в незнакомую компанию, конечно, есть девушки смелые, уверенные в себе и своих силах, но нам, робким, ни разу не бывшим в офисе, практика явилась отличной поддержкой. А проходила она так: в разные дни нас по очереди сажали с настоящим секретарем кадрового агентства на несколько часов за телефон. К концу рабочего дня кнопки перестали казаться такими враждебными, а добавочные номера некоторых сотрудников прочно засели в памяти и даже снились потом ночью.
Этап второй
Первое предложение о временной работе в довольно крупную фирму поступило очень скоро, и первым человеком, которого я увидела в офисе, не считая менеджера по персоналу компании, была девушкасекретарь, моя будущая напарница. Она одновременно находилась в нескольких местах, расставляла канцелярию, говорила по телефону и принимала документы от сотрудников. «Ого, – подумала я, – я так никогда не смогу». И как только я села за свое рабочее место, звонки посыпались один за другим. В первый день я работала только на телефоне, чтобы войти в ритм офиса. К моему удивлению, через два часа мне уже казалось, что я давно здесь работаю, знаю почти всех в лицо и различаю даже по голосу. Конечно, еще повезло с коллективом, все были ко мне доброжелательны.
Без огрехов не обошлось, и я могу дать несколько советов всем, кто окажется на моем месте. Вопервых, желая ответить на звонок как можно быстрее, когда ктото уже висит на второй и даже третьей линии, не старайтесь скороговоркой поздороваться и назвать компанию, особенно если название это не такто легко произносится, как было в моем случае. Вовторых, чуть улыбайтесь, когда снимаете трубку. Этому нас научили еще на курсах: «телефонная улыбка» будет заметна и приятна не меньше, чем если бы собеседник видел ваше лицо. Втретьих, не пытайтесь взять на себя больше, чем сможете выполнить. Если вы еще не разобрались, как пользоваться конкретным факсом или чемто еще, попросите научить вас напарницу, а если придется работать одной, то любого сотрудника. Это не зазорно, каждый человек сталкивается с чемто впервые, главное – не бояться обратиться за помощью, вместо того чтобы послать чистый лист или судорожно нажимать на все кнопки десять минут, в то время как телефон разрывается от звонков. Вчетвертых, выучите имена генерального директора, его заместителя и остальных шефов, а еще лучше – запишите и повесьте «напоминалки» себе перед глазами. Мне не очень повезло – босса и его зама звали Иван Николаевич и Николай Иванович. И если заместителю и было приятно, когда я случайно назвала его именем директора, то директору не пришлось по душе, что его путают с тем, кто, быть может, метит на его должность, кто знает?.. Впятых, не стоит полностью доверяться кнопкам миниАТС, на которых есть надписи фамилий сотрудников. Менеджеры могли перейти в другой отдел, ктото даже уволиться, а кнопка будет хранить память о своем старом владельце. Так было в моем случае: кнопка с надписью «Петров» соединяла с Ивановым. На мой вопрос, почему бы не поменять таблички, моя напарница мне ответила, что уже так привыкли. Везде найдутся свои маленькие странности, и именно вам придется под них подстраиваться.
И еще один совет: будьте предельно внимательны даже под конец рабочего дня, когда в глазах рябит от монитора, а на любой вопрос вы отвечаете: «Здравствуйте, компания N». Потому что если вы, к примеру, перепутаете корзинки для входящих и выходящих документов, то перебирать десятки (или не дай бог сотни) бумаг придется вам. Упростите себе задачу: внимательность и аккуратность не зря стоят одними из первых в списке требований к секретарю!
К концу рабочей недели я одновременно разговаривала по телефону, писала записки, принимала документы и отвечала на электронные письма. Школа работы секретарем не прошла даром. Появилось неподдельное уважение к этой профессии, ведь именно благодаря секретарю работа в офисе идет, а не стоит на месте. Секретарь не только лицо компании, но и ее движущая и связующая сила, порой и не такая заметная; но попробуйте убрать секретарей из всех офисов, будут ли они тогда работать?..