Главный секрет все успевать – никуда не спешить, так говорят эксперты и… добавляют при этом: четко планировать. Со временем надо дружить, уверяют они. А вы способны на это? По признанию участников нашего опроса, правильное распределение времени в течение рабочего дня и планирование его – основа успеха в профессии.
Екатерина Кукаркина, менеджер по организации процесса продаж и работе с партнерами департамента по работе с государственными органами ЗАО «АйТеко»
Примерный график рабочего дня
8:45 – приход в офис, настрой на рабочий день, включение оргтехники.
9:00 – проверка встреч и мероприятий в календаре Outlook, запланированных на сегодня и завтра.
9:15 – составление задач на день в модуле «Задачи» Outlook:
- обзвон клиентов/вендоров – подтверждение участия во встречах на сегодняшний день, сообщение точного адреса, заказ пропусков на машину;
- организация конфернецзвонка (conference call), если запланирован; предварительный обзвон приглашенных для подтверждения участия;
- бронирование переговорной комнаты (если запланированы встречи);
- проверка наличия и исправности оргтехники в переговорной комнате (телефон, ЖКпанель, проектор);
- прием документов на подпись;
- выдача подписанных документов;
- заказ канцтоваров, визитных карточек в АХО, если необходимо;
- организация командировки руководителя (заказ билетов, оформление необходимой внутренней документации по компании);
- размещение новой информации на внутреннем сайте ДРГО (новости компании, изменения в регламентах и др.);
- прочее.
9:45 – подготовка документов на подпись (повторная проверка правильности исполнения документа (корпоративный бланк, формат), наличие виз финансового и юридического департаментов и службы качества, если необходимо, указание исполнителя документа и отдельной вкладки с комментариями по документу от менеджера); устранение несоответствий с исполнителями документов.
10:00 – рабочее совещание с руководителем (согласование плана работы на день – внутренних и внешних встреч, получение новых задач).
10:30 – телефонные переговоры, работа с посетителями.
11:00 – прием документов на подпись от сотрудников департамента.
11:30 – задачи по организации встреч руководителя и конференцзвонков на день.
12:30 – работа с входящей корреспонденцией (электронная почта); решение рабочих вопросов.
13:00 – обед.
14:00 – обеспечение подписи срочных документов, предоставление комментариев по ним.
15:00 – выполнение поручений руководителя (подготовка, перевод, копирование и визирование документов, приказов и распоряжений; срочные задачи).
16:00 – планирование рабочего дня руководителя на завтра, обновление календаря Outlook руководителя.
17:00 – работа с внутренним сайтом департамента (обновление данных).
17:45 – конец рабочего дня (проверка списка задач на день в Outlook, подведение итогов; приведение в порядок рабочего места, выключение оргтехники, уход за комнатными растениями).
По признанию Екатерины Кукаркиной, наиболее сложный период в работе приходится на конец второй половины дня, когда от руководителя поступает максимальное количество разноплановых поручений. Для эффективного управления своим рабочим временем я, несмотря на уже накопившуюся усталость и желание поскорее все сделать, обязательно до начала выполнения задач выделяю 5–7 минут, чтобы составить список задач, проставить приоритеты по степени их важности и срочности и оценить, есть ли у меня все необходимые данные для их выполнения. И только после этого приступаю к работе. Это позволяет экономить силы и сокращает время на исполнение поручений.
Например, сегодня в 16 часов, за 10 минут до начала конференцколла, руководитель дал мне 3 важных поручения: пригласить на завтрашнюю встречу еще одного участника, подготовить черновой вариант приказа по департаменту о внесении изменения в его структуру и ответить на запрос от вендора по электронной почте. Благодаря тому, что я сразу же проанализировала задачи, выяснилось, что у меня отсутствуют контакты менеджера, участие которого необходимо на завтрашней встрече, и я успела получить его контакты от руководителя до начала конференцколла. В противном случае мне пришлось бы ждать окончания конференцколла и звонить менеджеру с приглашением на встречу уже после окончания рабочего дня, когда у всех сотрудников распланировано утро следующего дня. В этом случае шансы на участие данного менеджера во встрече с моим руководителем были бы минимальны.
Светлана Алексеева, личный помощник генерального директора ГК «Связной»
Примерный график рабочего дня.
В 9:30 – начало рабочего дня;
с 9:30 до 10:00 – приведение в порядок рабочего места (и своего, и руководителя), анализ предстоящих дел.
С 10:00 до 12:00 работаю с документацией, первоочередные документы передаю руководству. Подписанные распределяю по исполнителям. Иногда необходимо подобрать дополнительную информацию к поступившим документам.
С 12:00 до 13:00 рассматриваю мероприятия, приглашения, отбираю то, что имеет прямое отношение к руководству. Далее –
телефонные переговоры, работа на компьютере, организация совещаний. Бывает, случается обед.
Послеобеденное время занимают текущие поручения и дела: организация поездок и командировок, поиск разнообразной информации, переписка или переговоры с внешними организациями по текущим вопросам, координация работы водителя.
Чтобы времени хватало на все, нужно:
- планировать свое время;
- избавляться от того, что пожирает время;
- решать проблемы по мере их поступления, не откладывая на потом;
- просить помощи у коллег (если понимаю, что с этим они и без меня справятся без труда);
- поменьше жаловаться на катастрофическую нехватку времени, побольше улыбаться и быть позитивной.
Инна Иголкина, бизнестренер, писатель
Стать организованным и эффективным человеком можно. Есть ряд рекомендаций, которые могут вам в этом помочь. Разделите все, что происходит на работе, на две условных категории: то, на что вы можете повлиять, и то, на что вы не можете повлиять. Иногда руководитель может быть непредсказуемым: например, назначить встречу в офисе на 14:00, а сам в это время беседовать с кемлибо в ресторане на другом конце города и не сообщать об этом помощнику. Даже в таком случае можно успешно справляться со своими обязанностями, хотя это и не так легко, как в случае если руководитель и помощник работают «в паре» – помогают друг другу и своевременно делятся информацией.
Если случилась «накладка» – как можно быстрее выясните все необходимые подробности дела (например, у водителя, который сопровождает руководителя) и подумайте, как лучше выйти из положения. В случае необходимости (чтобы не превышать свои полномочия) согласуйте уже продуманный вариант с руководителем.
Ограждайте руководителя от всего, что можно сделать без его непосредственного участия. Многие сотрудники стремятся быть «поближе» к руководству, и их общение с руководителем не всегда нужно для дела или для руководителя. Очень важно уметь отделять действительно важные и срочные дела от неважных и несрочных. Например, если сотрудник требует немедленно подписать документ, а потом «забывает» прийти и забрать его, значит, дело было не столь важным, как говорил сотрудник, и в следующий раз это необходимо учитывать.
По возможности выделяйте «временные блоки» в распорядке дня руководителя, которые будут жестко зафиксированы по времени, по дню недели или месяца. Желательно, чтобы срочных «внезапно возникших» дел было меньше, чем предварительно запланированных. Постепенно к этому можно будет приучить весь персонал.
Поначалу большинство нововведений вызывают агрессию и сопротивление, однако если люди оценят преимущество работы поновому, то через 3–4 недели они забудут, что когдато работали подругому. Желательно фиксировать в виде регламентов, чеклистов и подробных инструкций то, что требуется от сотрудников, чтобы им было легко следовать образцу. Инструкция по ведению делопроизводства не может быть изложена на 200 листах (это реальный пример из практики), желательно делать ее как можно короче и нагляднее (чтобы даже те, кто плохо работает на компьютере, могли понять, как выставить поля, размер шрифта и
т. д.). Если необходимо, обеспечьте тем сотрудникам, у которых чаще всего возникают проблемы, обучение, и сотрудники смогут самостоятельно подготавливать письма так, чтобы вам не приходилось их каждый раз переделывать или отправлять на доработку.
Создавайте шаблоны писем, бланков и другой необходимой документации и приучайте сотрудников без необходимости не создавать новые тексты писем, а пользоваться уже имеющимися формами. Храните их на корпоративном сервере, чтобы все, кому это необходимо, могли ими быстро и легко воспользоваться.
Стремитесь сделать так, чтобы у вас всегда было время на спокойную работу. Если вам нравится работать в быстром темпе – все равно избегайте авралов, т. к. в ситуации, когда вам приходится делать более чем одно дело, вы все равно делаете дела по одному, просто быстро переключаетесь с одного дела на другое. Если у вас не будет «запаса прочности», то в случае когда необходимо сделать одновременно слишком много дел, у вас возникнет проблема.
Не пытайтесь сделать все самостоятельно – если необходимо, делите дела между сотрудниками. Руководитель попросил за 10 минут пригласить 30 человек на внезапно возникшее совещание? Попросите помощи у коллег, пусть каждый обзвонит по 10 человек – вместе вы справитесь с работой вовремя, а если попытаетесь сделать это самостоятельно, возможно, не успеете уложиться в отведенное время.
Учитесь отделять важные дела от менее важных, учитывая при этом срочность каждого дела отдельно от важности. Признаки того, что задание имеет высокий приоритет:
- его поручил выполнить руководитель;
- в случае выполнения важного дела результат намного больше, чем в случае менее важного (как положительный, так и возможные потери);
- дело чрезвычайно срочное;
- есть люди, которые гдето ждут (т. е. теряют время), либо простаивает дорогостоящее оборудование (компания несет убытки);
- дело является промежуточной частью какогото проекта, и без его выполнения невозможна дальнейшая работа;
- есть риск, что при промедлении ситуация может существенно ухудшиться (например, в случае тушения пожара).
Обуздайте свой перфекционизм – стремление сделать дело «идеально». Иногда выполнить задание быстро намного важнее, чем сделать его качественно. Прежде чем приступать к любой работе, определите необходимые критерии качества ее выполнения и, как только они будут достигнуты, задумайтесь о том, целесообразны ли дальнейшие улучшения и усовершенствования.
Соблюдая эти простые рекомендации, вы можете существенно улучшить эффективность своей работы и помочь окружающим сделать то же самое.
Глеб Архангельский, генеральный директор компании «Организация Времени», к. э. н.
Как научиться делать все дела быстро, не растягивая «удовольствие»?
Мне помогает простой принцип – создавать для дел временные рамки. Причем не мысленные, «выполню эту задачу за час», а более жесткие – рамки внешних обязательств. Например, сейчас я готовлю выпуск интернетжурнала и знаю, что до запланированного совещания осталось 40 минут. Есть стимул соображать и действовать быстрее, не переключаться на интернет или электронную почту.
Что касается книг, очень хорошо проблемы промедления разобраны в классической книге Алана Лакейна «Искусство успевать» –
одной из лучших западных книг по таймменеджменту.
Юрий Шакун, директор Консалтинговой Группы «ГЕРМЕС», бизнестренер
Моя рекомендация секретарям. Часто бывает чуть свободнее первая половина дня (руководитель назначает встречи, собрания, совещания) и если секретарь на них не присутствует, то я бы рекомендовал ему по возможности сделать (хотя бы отчасти) то, что будет выполняться во второй половине дня, некоторые звонки, наброски планов, подборка документов, бумаг... Этот метод называется методом «швейцарского сыра», мы проделываем в будущих делах дыры, подобно дырам в сыре.