Решение с использованием типового маршрута в СЭД DIRECTUM
Р. Р. Шарипова, начальник ОДО в ОАО «ВЗ ЖБИ № 1» (Волгоград)
Какие сложности представляет собой подготовка полноценного совещания с участием руководителей, к примеру, всех структурных подразделений при условии, что необходимо предварительно согласовать повестку дня, получить обратную связь, а после совещания оперативно и эффективно согласовать протокол совещания с вынесенными решениями, если не применять механизмы автоматизации этого процесса. Оповестить всех участников по телефону о месте и времени совещания, зачитать все вопросы повестки дня, зафиксировать комментарии специалистов, доложить результат согласования повестки дня руководителю, снова довести утвержденную повестку дня до участников и приглашенных совещания, а затем еще несколько подобных операций с согласованием протокола после проведения совещания? Или запустить типовой маршрут в системе электронного документооборота, задав ему несколько исходных данных, и он организует эту работу самостоятельно? Решение очевидно.
В данной статье описан порядок работы по подготовке совещаний, согласованию повестки дня, оформлению протокола, выдаче поручений в соответствии с принятыми решениями, контролю выполнения решений, принятых на совещании с использованием типового маршрута «Заседание правления», специально разработанного для организации заседаний правления в ОАО «ВЗ ЖБИ № 1» при внедрении СЭД DIRECTUM. Схема типового маршрута «Заседание правления» представлена на рисунке 1.
Для понимания механизма работы с этим типовым маршрутом необходимо несколько слов сказать о его участниках. Участниками маршрута «Заседание правления» являются:
секретарь заседания – отвечает за согласование повестки дня заседания и протокола заседания правления, контроль исполнения решений заседания правления, регистрацию документов;
участники – члены правления, принимающие участие в заседании правления, участвуют в согласовании повестки и протокола заседания;
приглашенные – сотрудники предприятия, принимающие участие в заседании правления, но не участвуют в согласовании повестки и протокола заседания;
контролер – специалист организации, осуществляет контроль работ по исполнению протокола заседания правления, по которым данный специалист назначен контролером;
исполнители решений совещания – исполнители поручений, проводят работы согласно протоколу заседания правления и отчитываются об исполнении.
Перейдем к описанию этапов организации проведения совещания с использованием типового маршрута «Заседание правления» в СЭД DIRECTUM. См. рис.1.
1. Подготовка к проведению заседания правления
Председатель правления поручает секретарю правления подготовить очередное заседание в соответствии со своими указаниями и установленными на предприятии правилами.
Секретарь заседания создает задачу по типовому маршруту «Заседание правления». В справочнике «Совещания» в СЭД создает новую запись, заполняя при этом поля:
• «Тема» – тема заседания;
• «Дата» – предполагаемая дата и время проведения заседания;
• «Продолжительность» –
предполагаемая продолжительность заседания;
• «Место проведения»;
• «Проект» – заполняется, если совещание посвящено какомуто одному проекту, путем выбора из справочника «Проекты»; при отсутствии в справочнике данного проекта необходимо сразу же добавить его;
• «Председатель» – председатель заседания правления;
• «Секретарь» – секретарь заседания;
• «Повестка» – список вопросов, которые будут обсуждаться на заседании, и докладчики по этим вопросам;
• закладка «Участники» – список приглашенных на заседание правления.
Секретарь заседания сохраняет запись в справочнике, закрывает его, после чего открывается задача. На основании информации, указанной в справочнике, автоматически заполняются поля карточки, и создается текст задачи. Секретарь заседания стартует задачу. Сформированная карточка, после заполнения данных по совещанию в справочнике, представлена на рисунке 2.
2. Согласование повестки дня заседания правления
После старта задачи секретарем заседания участники получают задания (параллельно) на согласование повестки дня заседания правления.
• Ссылки на предварительные материалы по данному совещанию участники могут вложить в карточку задания в поле вложений. Все документы необходимо подписать своей ЭЦП.
Если у участника нет замечаний по повестке дня, то участник нажимает кнопку «Выполнить» и выполняет задание с результатом «Согласен». Повестка дня пройдет этап согласования только после выполнения заданий всеми участниками с результатом «Согласовано».
Если у участника есть замечания по повестке дня, то участник пишет замечания в поле текста задания, нажимает кнопку «Выполнить» и выполняет задание с результатом «Внести изменения». Если хотя бы один из участников выполнит задание с результатом «Внести изменения», то после того, как все участники согласуют повестку дня, секретарь заседания получит задание на устранение замечаний. Пример с текстом задачи сформированной повестки дня, направленной на согласование, представлен на рисунке 3.
Если все участники одобрили повестку дня заседания правления, то задание на утверждение повестки дня получает генеральный директор.
Если у генерального директора нет замечаний по повестке дня, то генеральный директор нажимает кнопку «Выполнить» и выполняет задание с результатом «Утвердить». После этого все участники совещания получат уведомление об утверждении повестки дня.
Если у генерального директора есть замечания по повестке дня, то генеральный директор пишет свои замечания в поле текста задания, нажимает кнопку «Выполнить» и выполняет задание с результатом «Внести изменения». Секретарь заседания получит задание на устранение замечаний.
3. Доработка
повестки дня секретарем заседания
При наличии замечаний к повестке дня секретарь заседания получает задание на доработку.
Если повестка дня заседания требует корректировки, то секретарь заседания вносит в нее изменения и в зависимости от того, насколько важные были внесены изменения, нажимает кнопку «Выполнить» и выполняет задание с результатом «Утвердить» или «Отправить на согласование». Если повестка дня отправлена на повторное согласование, запустится новый цикл согласования.
Если по замечаниям очевидно, что проведение совещания нецелесообразно, то секретарь заседания нажимает кнопку «Выполнить» и выполняет задание с результатом «Отменить совещание». Работа по задаче прекратится.
4. Информирование об утверждении повестки дня приглашенных
Секретарь заседания рассылает самостоятельной задачей уведомления об утвержденной повестке дня заседания правления всем приглашенным, указанным на закладке «Участники». Вкладывает в задачу утвержденную повестку дня заседания правления.
5. Подготовка протокола совещания
После проведения заседания правления секретарь заседания получает задание на оформление протокола совещания. Для выполнения задания секретарь заседания выполняет следующие действия:
- Открывает вложенную в задание запись справочника «Совещания».
- На вкладке «Протокол» заполняет поля:
- «Контролер» – член правления, осуществляющий приемку работ по выполнению решений заседания. Если контролер не будет указан, то заданиеконтроль получает секретарь заседания;
- «Решения» – список решений по вопросам, обсуждавшимся на заседании, с указанием принятых решений, исполнителей решений заседания (указываются только члены правления), установленных сроков выполнения.
- Нажимает на кнопку «Протокол». Открывается документ MS Word с протоколом, сформированным из данных записи справочника.
- Подписывает протокол своей ЭЦП.
- Нажимает кнопку «Выполнить» и завершает задание с результатом «Отправить протокол на согласование».
6. Согласование протокола заседания правления
Участники должны комментировать протокол заседания правления только в тексте задания, не создавая новых версий протокола.
Участники получают задания (параллельно) на согласование протокола заседания правления.
- Если у участника нет замечаний по протоколу, то участник нажимает кнопку «Выполнить» и выполняет задание с результатом «Согласовано». Документ пройдет этап согласования только после выполнения заданий всеми участниками с результатом «Согласовано».
- Если у участника есть замечания по протоколу, то участник вставляет примечания в поле текста задания, нажимает кнопку «Выполнить» и выполняет задание с результатом «Внести изменения». Если хотя бы один из участников выполнит задание с результатом «Внести изменения», то после того как все участники согласуют протокол, секретарь заседания получит задание на устранение замечаний.
7. Доработка протокола секретарем заседания
При наличии замечаний секретарь заседания получает задание на доработку протокола заседания правления.
Если секретарь заседания по замечаниям видит, что необходимо подкорректировать протокол заседания, то вносит в него изменения и в зависимости от того, насколько критичными были замечания, нажимает кнопку «Выполнить» и выполняет задание с результатом «На подпись» или «На повторное согласование». Если протокол отправлен на повторное согласование, запустится новый цикл согласования.
8. Подписание протокола генеральным директором
Если все участники одобрили протокол заседания правления, то задание на утверждение и подписание протокола получает генеральный директор.
Если у генерального директора нет замечаний по протоколу, то генеральный директор нажимает кнопку «Выполнить» и выполняет задание с результатом «Подписано».
Если у генерального директора есть замечания по протоколу, то генеральный директор отражает их в поле текста задания, нажимает кнопку «Выполнить» и выполняет задание с результатом «Внести изменения». Секретарь заседания получит задание на устранение замечаний.
Если протокол прошел согласование без замечаний, он утверждается генеральным директором, после чего всем участникам, генеральному директору и секретарю заседания автоматически рассылается уведомление об этом.
9. Исполнение решений заседания правления участниками
- Все участники заседания правления, которым были даны поручения по исполнению решений совещания, получают задания (параллельно) на выполнение своей части работ.
- Для выполнения задания участник создает самостоятельную задачу по типовому маршруту «Исполнение протокола заседания правления» в проводнике документов и задач.
- В случае необходимости в поле вложений добавляет нужные объекты. Проверяет права исполнителей на вложения.
- Стартует задачу.
- Не выполняет свое задание по решению заседания правления, пока не будут выполнены все задания по созданной задаче.
- После исполнения всех работ по задаче выполняет свое задание в основном маршруте.
- Секретарь заседания получает задания на отправку заданий исполнителям, которые не являются членами правления.
- Для выполнения задания секретарь правления создает самостоятельную задачу по типовому маршруту «Исполнение протокола заседания правления» в проводнике документов и задач.
- В случае необходимости в поле вложений добавляет нужные объекты. Проверяет права исполнителей на вложения.
- Стартует задачу.
- Не выполняет свое задание по решению заседания правления, пока не будут выполнены все задания по созданной задаче в основном маршруте.
- После исполнения всех работ по задаче выполняет свое задание.
10. Завершение заседания правления
После завершения работ все участники совещания получают уведомление о завершении работ по выполнению решений совещания.
Таковы этапы в организации совещания с использованием системы электронного документооборота, представленной на примере ОАО «ВЗ ЖБИ № 1».
В заключение следует отметить, что типовой маршрут «Заседание правления» позволил упорядочить работу по подготовке данного вида совещания, поскольку его проведение является на анализируемом предприятии процессом систематическим и требует унифицированного подхода. Использование типового маршрута в СЭД DIRECTUM для процесса организации совещания взамен «традиционным способам» – это оптимальное решение для эффективного внутриорганизационного
взаимодействия.
Преимущество использования СЭД в организации совещаний является безусловным, поскольку вся необходимая информация – от момента принятия решения о проведении совещания до результата исполнения решений по протоколу каждым исполнителем – отражена в тексте задачи маршрута и карточке конкретного совещания. Это позволяет без труда осуществлять поиск и анализ необходимых данных, создавать отчеты по контролю исполнения решений заседаний, вести учет совещаний и документирование принятых управленческих решений.