Правая рука

Анна Саяпина

Помощник руководителя – правая рука топ­менеджера любой компании, чей профессионализм обеспечивает четкую работу руководителя, а следовательно, необходим любой компании как воздух. Именно поэтому в условиях жесточайшей конкуренции, царящей на рынке сегодня, высокопрофессиональные ассистенты руководителя востребованы как никогда.

Будет спрос – будет и предложение

По данным компании HeadHunter, на российском кадровом рынке на протяжении последних нескольких лет наблюдается явный дефицит сотрудников, выполняющих административные обязанности, в том числе и личных помощников руководителя.

В то же время согласно рейтингу самых популярных вакансий в Москве и Санкт­Петербурге, проведенном агентством «РБК.Рейтинг» совместно с проектом «Улов Умов» в апреле 2009 года, самыми популярными стали профессии помощника руководителя / секретаря / офис­менеджера. Выяснилось, что желания помогать и выполнять поручения руководства являются самыми популярными для жителей двух крупнейших российских городов – Москвы и Санкт­Петербурга. Однако по данным того же рейтинга, профессии «офис­менеджер» и «ассистент руководителя» являются не только самыми желаемыми вакансиями у соискателей, но и самыми востребованными у работодателя.

И несмотря на высокое предложение, спрос на помощников руководителей по­прежнему остается на высоком уровне. Специалисты различных кадровых агентств видят причину такого положения в непрерывной текучке кадров среди помощников руководителей. Дело в том, что для большинства соискателей должность ассистента является только первой ступенькой в развитии будущей карьеры, и, проработав какое­то время, они не задумываясь переходят на другие, более перспективные должности, а значит, вакансию «помощник руководителя» можно снова считать открытой.

Но это только одна из причин высокого спроса на квалифицированных ассистентов. Основная причина заключается в том, что на вакансии часто откликаются совсем не те люди, которых ищет организация.

— Год назад мы искали помощника для руководителя одной из крупных компаний. Нашей задачей было найти человека, который через некоторое время смог бы возглавить в компании новый отдел. Поэтому и требования для соискателей были достаточно высокими, – рассказывает Светлана Колесникова. – После того как мы дали объявление о вакансии, соискателей на должность оказалось настолько много, что мы были просто засыпаны огромным количеством резюме.

Однако найти достойного кандидата было совсем непросто. Оказалось, что под словом «помощник» большинство соискателей понимают «секретарь». И на открытую вакансию откликались люди, которые совершенно не соответствовали уровню помощника руководителя. Даже студенты с минимальным опытом работы полагали, что вполне могут занять эту должность, что абсолютно не соответствовало действительности.

Почему же, подбирая сотрудника на должность персонального ассистента, менеджеры по персоналу и рекрутинговые агентства испытывают такие трудности?

— Чтобы занимать должность персонального ассистента, – делится опытом Ольга Поверго, – мало в совершенстве владеть базовым набором профессиональных знаний и умений, необходимо обладать еще и определенными человеческими качествами – тактичностью, доброжелательностью и преданностью корпоративным интересам компании. При этом необходимо сочетать в себе, с одной стороны, готовность находиться в зависимости от руководителя и уметь приспособиться к тонкостям его характера, с другой – способность управлять: организовать сотрудников и курировать отдельные проекты. Есть и еще одна трудность – мера ответственности: сделать больше – значит принять решение вместо руководителя, а меньше – переложить часть своей работы на плечи шефа. Как вы понимаете, найти соответствующего этой должности человека бывает очень непросто, поэтому толковыми личными помощниками руководители дорожат не меньше, чем топ­менеджерами.

Нетрудно сделать вывод, что при отборе соискателей на должность «помощник руководителя» компании зачастую хотят найти человека, одновременно обладающего большим количеством профессиональных навыков и жизненным опытом, свойственным людям старшего поколения, но в то же время человека, обладающего здоровьем и работоспособностью, свойственным юному возрасту. Видимо, поэтому подобрать достойного сотрудника становится достаточно трудно.

Мужчины или женщины?

Если взглянуть на проблему трудоустройства, на вакансии личных ассистентов с гендерной точки зрения, то, конечно же, наиболее востребованными остаются внимательные, исполнительные и аккуратные женщины в возрасте от 20 до 35 лет. Мужчины на этих должностях – большая редкость. Так, согласно данным рекрутингового портала SuperJob, 93 % помощников руководителя – женщины. В своем интервью для интернет­портала Rabota.Ru Ирина Шилова заметила, что помощник – как «вторая жена» для руководителя:
— Жена знает своего мужа досконально: с первого взгляда понимает, какое у него настроение, с полуслова – о чем он хочет сказать, знает, какой чай или сок любит, помогает во многих делах и служит опорой и поддержкой в жизни.

В то же время многие кадровые агентства не рекомендуют работодателям отталкиваться от подобных стереотипов, а выбирать пол будущего сотрудника, учитывая специфику компании. Вот как прокомментировал ситуацию Вадим Гасилов: — Из опыта нашей компании, в случае если в функциональные обязанности помощника входит взаимодействие с другими сотрудниками, а также донесение до их ведома распоряжений руководителя и последующий контроль их выполнения, помощником лучше брать мужчину. Кроме того, если деятельность руководителя сопряжена с постоянными поездками, в которых его должен сопровождать помощник, то женщина здесь тоже не подойдет. Девушки должны сидеть на ресепшен, но правой рукой руководителя может быть только мужчина.

«А что Вы умеете?»

Говоря о необходимых профессиональных навыках соискателя, важно заметить, что круг обязанностей помощника руководителя варьируется в зависимости от масштаба компании. Так, в небольших фирмах помощник руководителя, помимо своих должностных обязанностей, нередко занимается административно­хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров/водителей/менеджеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, а также выполняет функции кадровика. Тогда как в крупных компаниях руководителю часто помогают не один, а два человека: делопроизводитель, отвечающий за работу с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, и личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.

В крупных корпорациях, где в каждом подразделении есть секретарь­делопроизводитель, на помощника руководителя также возлагается функция руководителя секретариата. Исходя из этого, кроме своих прямых обязанностей, помощник руководителя также должен обладать набором дополнительных навыков (в зависимости от специфики компании), знанием иностранного языка и соответствующим уровнем образования. По данным рекрутингового портала SuperJob, 57 % помощников руководителя владеют английским языком на базовом уровне и на уровне, достаточном для чтения специализированной литературы; на разговорном и на свободном уровнях – 21 %; 43 % ассистентов имеют высшее образование; 35 % – неполное высшее; 15 % – среднее специальное, 6 % – среднее; 27 % личных помощников имеют водительские права категории В. Кроме этого, многие кадровые агентства готовы предоставить сотрудников, обладающих также и дополнительными навыками, такими как знание более 3 иностранных языков, профессиональная фотосъемка, создание сайтов, проведение промоакций и многое, многое другое. Так, например, кадровое агентство Ivershin’s Luxury Assistants занимается подбором соискательниц на должности помощников руководителей и секретарей­референтов с возможностью интима.

— Бизнес у нас очень сложный, – рассказывает Пётр Ивершин. – Но количество девушек, желающих занять должность помощника руководителя, достаточно велико. Был случай, когда у нас девушка работала­работала со своим руководителем полгода, а потом они поженились.

Цена вопроса

Согласно данным портала SuperJob, размер заработной платы помощников руководителя колеблется в среднем от 25 до
40 тысяч рублей – в зависимости от перечня должностных обязанностей, профессиональных знаний и навыков, а также опыта работы сотрудника на аналогичной должности. Так, сотрудники со средним специальным образованием, базовым уровнем английского языка и опытом работы от полугода оцениваются в среднем в  23 тысячи рублей в месяц.

В то время как наличие высшего образования и опыта работы от 3 лет повышает размер заработной платы до 35 тысяч. Но это только то, что касается профессиональных достоинств самого сотрудника, важным показателем для расчета заработный платы является также объем выполняемой им работы, а следовательно, и размер компании. В компании средних размеров, штат сотрудников которой от 200 до 500 человек, зарплата помощника руководителя составляет около 35 тысяч рублей, в то время как в более крупной организации, от тысячи сотрудников, размер зарплаты увеличивается в разы и составляет от 60 до 90 тысяч рублей.

Зарплаты сотрудников в столице и регионах также очень сильно разнятся. Так, согласно данным компании HeadHunter, заработная плата помощника руководителя в Москве составляет 40–60 тысяч рублей, в то время как в регионах – 15–30 тысяч. Говоря про максимальную оплату труда помощников руководителей, согласно исследованиям кадрового агентства «Каус­секретарь», на сегодняшний день в Москве она составляет 90 тысяч рублей и 65 тысяч рублей – в Петербурге.

К наиболее высокооплачиваемым помощникам руководителя можно отнести специалистов, выполняющих дополнительные функции. Так, например, помощник руководителя с дополнительной функцией водителя оценивается в среднем в 50 тысяч рублей в месяц, функция переводчика с трех и более иностранных языков у помощника обойдется около 70 тысяч, и, наконец, помощники с оказанием интимных услуг оцениваются в среднем от 90 до 120 тысяч рублей.

В известной степени помощник руководителя – это не столько «специальность» или «должность», а «доверенное лицо» руководителя, которое находится в курсе всех дел компании. Карьера помощника руководителя обычно длится до 35–40 лет, и от правой руки руководителя порой очень во многом зависит успешность бизнеса в целом. Именно поэтому, кроме всего прочего, личным помощником должен быть преданный своему «хозяину» человек, готовый подставить свое плечо в трудную минуту.