Людмила Шишкина
Как проблема возникла?
В первый год работы (когда в организации было 5 сотрудников) достаточно было попросить и прислать друг другу файлы с прайсами, счетами от поставщиков или должностные инструкции и др. На второй год, когда в офисе стало 10 сотрудников, была организована локальная сеть, где стали размещать документы на сетевом диске, понятного всем каталога с папками было вполне достаточно. Но потом количество сотрудников росло: 20, 30, 40 и т. д.
За эти годы все они стали пользоваться корпоративной почтой, обзавелись информационной системой CRM- или ERP-класса и кучей других приложений, накопили огромную базу знаний: корпоративный кодекс, регламенты и рабочие инструкции, и многое, многое другое. Новый сотрудник, придя в штат, просто заблудится в этом «дремучем информационном лесу», и одних ссылок на сетевые доски, офисные приложения и корпоративные стандарты на рабочем столе и web-браузере будет недостаточно. Да и как вы представляете себе поиск чертежа продукта в каталоге из 100 папок, если таких товаров 1000.
Разумное решение!
Создать корпоративный портал. По опыту моей компании, это единственный способ интегрировать в одном «месте» все офисные приложения и базу знаний. Создание корпоративного портала — это отдельный организационный проект компании, который можно выполнить своими силами или при помощи консультантов. Его разработка и наполнение представляют собой поэтапный процесс, в ходе которого поступательно развивается функциональность портала, создаются отдельные информационные разделы и рабочие места.
В данной статье я не буду касаться различных вендоров (разработчиков порталов), не буду раскрывать аспекты разработки или внедрения портала как процесса.
Хочется поговорить об архитектуре контента портала, а именно о его «начинке», из каких разделов он должен состоять и как выглядеть, чтобы вызвать интерес у сотрудников и быть понятным даже удаленным пользователям, тем пользователям, которые откроют портал самостоятельно и станут разбираться в информационных потоках вашего предприятия без посторонней помощи.
На рисунке представлена архитектура реально действующего корпоративного портала, которую разработали сотрудники моей компании без привлечения сторонних консультантов. Портал рабочий: им пользуются как удаленные виртуальные пользователи, так и местные офисные сотрудники.
Рисунок. Архитектура корпоративного портала
Рассмотрим вкратце каждый раздел
Раздел 1 « Мои задачи»
Содержит информацию о работе, которую сотруднику поручает руководство либо он запланировал себе сам. Два основных вида задач:
1. Отражаются назначенные задачи другими сотрудниками (в основном руководством).
2. Отражаются собственные задачи (назначенные лично самому себе).
Обратите внимание, что информация любого раздела имеет несколько представлений.
Представление — это определенным образом отсортированная информация по всему разделу. Так, например, в разделе «Задачи» можно видеть:
- «Активные задачи» — задачи всех сотрудников, требующие завершения;
- или «Все задачи» — все задачи на портале, без какого-то фильтра;
- или «Завершающие сегодня» — задачи, срок исполнения которых истекает сегодня и т. д.
При желании любой пользователь для личного удобства может создавать представления либо менять существующие. Измененное прежнее или созданное заново пользователем представление будет отражаться только в личном профиле пользователя.
Раздел 2 «База знаний»
Содержит библиотеки документов (в основном файлы форматов pdf., doc., DjVu.), содержащие:
- базовые корпоративные и уставные документы;
- рабочие инструкции и регламенты, должностные инструкции;
- учебные материалы (книги, пособия, презентации);
- документы для клиентов (бланки, коммерческие предложения, шаблоны договоров и т. д.);
- каталоги товаров, информацию о продуктах и производстве и многое другое.
Для поиска нужных документов достаточно использовать окно поиска (верхний правый угол страницы). На корпоративном портале поиск является ПРОМЫШЛЕННЫМ, т. е. запрашиваемые слова и комбинации слов находятся не только в названии файлов, но и в самих текстах документов.
Раздел 3 «Документооборот»
В данный раздел помещают документы, требующие согласования или утверждения другими сотрудниками компании. В зависимости от выбранной папки и способа создания документа автоматически срабатывают бизнес-процессы, адресующие те или иные документы ответственным лицам. Ниже в таблице приведены примеры таких бизнес-процессов.
Таблица. Разновидности рабочих процессов (некоторые примеры)
Название рабочего процесса |
Содержание автоматизации |
|
Запускается на выставленные счета от сторонних компаний. Ответственный за перечисление платежей поставщикам получит уведомление и примет к оплате новый документ |
|
|
Оплата транспортных услуг |
|
|
Сбор отзывов |
Список получателей рецензирует новый документ |
|
Утверждение локальных документов |
Список получателей утвердит («да» или «нет»), внесет рекомендации, поправки в новый документ |
Раздел 4 «Отчеты»
Содержит открытую для внутреннего пользования информацию о финансово-хозяйственной деятельности компании; деятельности сотрудников, функциональных подразделений и компании в целом.
Так, например, общедоступными являются ежемесячные отчеты о производительности сотрудников отдела продаж, содержащие ежедневные качественные и количественные показатели эффективности: количество выполненных задач и звонков, интенсивность документооборота с клиентами, количество обращений в техподдержку, личный объем продаж.
Раздел 5 «Совместная работа»
Содержит информацию о коллективных проектах (узлах) и совместных рабочих областях.
Такие узлы создают менеджеры проектов, они же являются ответственными за наполнение контентом узла. Доступ к совместным узлам (проектам) имеют только его организаторы и исполнители. Узел построен по принципу «матрешки», т. е. узел — это структурное повторение корпоративного портала: портал в портале. Каждый узел имеет такую же архитектуру, как и корпоративный портал (см. рисунок).
Узел предназначен для обособленного скопления всех материалов по проекту, отслеживанию и координации хода проекта, эффективному проектному документообороту.
Раздел 6 «Сотрудники и отделы»
Содержит информацию обо всех сотрудниках компании: контактные данные, сведения о должностных обязанностях, общие (совместные) документы и др.
Из этого раздела можно:
1) отправить электронное письмо сотруднику/сотрудникам;
2) «вызвать» сотрудника по Office Communicator: совершить аудиозвонок, провести видеоконференцию, отправить мгновенные сообщения, предоставить доступ к рабочему столу, начать сеанс Live Meeting.
Раздел 7 «Форум»
Приложение для организации социального общения посетителей.
Раздел 8 «Задать вопрос»
Раздел, в котором можно задать вопрос любому пользователю, зарегистрированному на корпоративном портале. То есть, если сотрудник не нашел на портале ответ на свой вопрос, он может задать вопрос ответственному сотруднику.
Раздел 9 «Техническая документация»
Часть раздела 2 «База знаний», вынесенная в корень корпоративного портала специально (обусловленное спецификой бизнеса) для удобства пользователей. Раздел предназначен: первое — для управления согласованиями документации техническими специалистами, и второе — для быстрого поиска тех. документов (ГОСТы, ТУ, чертежи и др. на продукцию) остальными сотрудниками компании.
Раздел 10 «Опросы»
Здесь можно принять участие в опросах, организованных руководством компании, направленных на выяснение мнения сотрудников, с последующими принятиями корректирующих решений.
Раздел 11 «Мероприятия»
Содержит информацию о предстоящих собраниях, совещаниях, вебинарах, тренингах, видеоконференциях, т. е. всех совместных корпоративных мероприятиях с указанием цели, времени и места проведения.
Раздел 12 «Новости компании»
Знакомит сотрудников с последними событиями, веяниями и изменениями, происходящими в организации. Добавить извещение может каждый пользователь корпоративного портала.
Раздел 13 «FAQ»
Собрание часто задаваемых вопросов, раздел организован по аналогу Википедии. Характеризуется такими признаками:
- возможность многократно править текст посредством самой среды портала, без применения особых приспособлений на стороне редактора;
- особый язык разметки, которая позволяет легко и быстро размечать в тексте структурные элементы и гиперссылки; форматировать и оформлять отдельные элементы;
- учет изменений (версий) страниц: возможность сравнения редакций и восстановления ранних;
- проявление изменений сразу после их внесения;
- разделение содержимого на именованные страницы;
- гипертекстовость: связь страниц и подразделов статей портала через контекстные гиперссылки;
- множество авторов (многие статьи могут править все посетители портала).
Итак, подводя итоги, корпоративный портал — это единое «море», в которое должны систематизированно и организованно впадать персональные информационные потоки сотрудников организации. Для нас важны следующие его преимущества.
Объединение информационных ресурсов. Корпоративный портал позволяет объединить различные информационные системы, в том числе созданные в разное время на различных платформах.
Защищенный доступ к информации из любой точки. Корпоративный портал предоставляет сотрудникам предприятия возможность доступа к необходимой информации вне зависимости от местонахождения — в офисе, в командировке или дома.
Поиск необходимой информации. Корпоративный портал существенно упрощает поиск нужной информации, находящейся в корпоративных базах данных и документах организации, а также во внешних источниках. Настраиваемые представления библиотек документов делают работу с массивами разнородной информации менее трудоемкой.
Хранение и публикация документов. Портал предоставляет средства организации единого хранилища документов предприятия. Корпоративный портал обеспечивает возможность хранения всех версий документа, определение прав доступа к ним, оповещение пользователей об изменении существующего документа или появлении нового.
Возможности групповой работы. Средства групповой работы помогают организовать работу над проектами, обмениваться документами, проводить обсуждения рабочих вопросов в формате форумов.
Предоставление on-line услуг для клиентов, партнеров и населения. Удобные средства представления информации в сочетании с развитой системой информационной безопасности делают корпоративный портал эффективным средством информационного взаимодействия сотрудников организации, ее партнеров, поставщиков и клиентов.
Связь с территориально удаленными подразделениями и филиалами. Информационное обслуживание территориально удаленных подразделений и филиалов традиционными способами может требовать значительных временных и финансовых затрат. Корпоративный портал содержит внутрикорпоративную доску объявлений, что позволяет информировать сотрудников об особенностях продукции, новостях, маркетинговых мероприятиях, введенных стандартах и т. д.