Секретарь должен справляться с трудностями постоянно

Ульяна Лисицина

Секретарь – это тень руководителя, его второе «я». Секретарь должен знать сильные и слабые стороны директора, быть с ним как муж или жена. Да и к каждому сотруднику организации уметь применять тонкий психологический подход, лавируя между конфликтующими сторонами, будучи одинаково и услужливым, и уважаемым. В этом уверена помощник директора Нижегородского авиационного технического колледжа Ульяна Лисицина, которая виртуозно, с помощью хитрости умеет сглаживать острые углы в коллективе, где более ста человек – женщины. Попав в свою профессию с «теплой» должности домохозяйки, наша героиня не собирается останавливаться на достигнутом – хочет стать руководителем целого направления в крупной коммерческой организации.

Единственное свободное время – суббота и воскресенье

Не потеряться в любых ситуациях позволяет уверенность в себе. Она есть не в каждом человеке, но ее нужно тренировать. Все приходит с опытом. Один раз возникает нервозная ситуация, повторяется во второй раз, а в третий – для тебя это уже нормальное дело. Позвонил куда необходимо, разрешил все вопросы и спокойно работаешь дальше, не испытывая даже малейшего волнения.

С вечера, как правило, составляется план действий на завтрашний день, то есть перечень тех задач, которые нужно сделать обязательно. Естественно, когда приходишь утром на работу, дела все равно начинают идти не по плану: в течение дня бывают и звонки, и посетители, возникают более важные задачи, чем запланированные. В любом случае приходится справляться со всеми вопросами.

Время на непредвиденные обстоятельства закладывать не получается, потому что работа и руководителя, и моя в том числе, ненормированная. Что­то не сделали за рабочий день – все равно остаемся и доделываем дела. Конечно, если появляется свободная минута – расслабляемся и позволяем себе пять минут просто попить чай. Однако если у нас нет этого времени, соответственно, работаем в интенсивном ритме. Когда до вечера нужно набрать много документов, договориться о нескольких встречах, естественно, не может быть никаких послаблений.

Чтобы сэкономить время, я стараюсь свести до минимума разговоры по телефону, переключаю в случае необходимости каких­либо консультаций на методический кабинет. Могу повесить табличку «Извините, срочная работа», чтобы посетители обходили стороной. Ведь русскому человеку нужно не просто оставить документы на подпись, но и обязательно задать еще массу вопросов не по теме. Конечно, такое происходит в авральных случаях.

Иногда времени на отдых просто нет: приходишь домой, ложишься спать, а поспав семь часов, идешь обратно на работу. Единственные законные выходные, которые можно потратить на себя, – суббота и воскресение. Других вариантов отдыха нет.
С руководителем часто разыгрываем друг друга

Кто хорошо работает, тот хорошо и отдыхает. Я люблю баню, зеленый чай, мед, клюкву, бруснику и приятный коллектив. Мы собираемся и просто приятно проводим время. Могут быть какие­то прогулки, походы к озеру, чтобы побыть наедине с природой. Это особенно необходимо в современное время, когда со всеми компьютерами, машинами, ноутбуками, телефонами человек напрочь забыл, что сама природа подсказывает нам, как жить дальше.

Люблю встречаться с друзьями, делиться и насыщаться позитивной информацией. Как все люди, люблю кино, музыку. Летом люблю купаться, плавать в речке, озере, зимой хожу в бассейн и минимум два раза в неделю заставляю себя заниматься фитнесом.

А в плане поднятия настроения руководителя, то нам с ним повезло, у него очень хорошее чувство юмора. Мы часто разыгрываем друг друга. Розыгрыш может быть, например, в виде звонка по телефону. Но шутим всегда по­доброму. А вот весь коллектив взбадривают, например, экскурсии по городам Нижегородской области, корпоративные вечера, такие как Новый год, 8 Марта, 23 Февраля и многие другие торжественные мероприятия.

Конфликты – это рабочие моменты

Какую организацию ни возьми, какой бы ни был руководитель, к нему всегда есть претензии. Также и у руководителя всегда есть требования к подчиненным, и он с них спрашивает. Чтобы эти грани смягчать, приходится лавировать, причем необходимо отметить, что и руководитель, и его заместитель у нас женщины, да и коллектив в основном женский – из 115 человек всего порядка 15 мужчин.

Сглаживать острые углы в общении между женщинами помогает хитрость. Особенность секретаря в том, что он знает все о руководстве и об основном персонале. Знает с одной стороны неудовлетворенность и желания директора и с другой также знает, чем недоволен персонал, какими личными качествами руководителя, нововведениями, решениями.

Многие подчиненные в женском коллективе решения понимают неправильно, перефразируют, добавляют интонацию. Все это обсуждается, культивируется, нарастает, как снежный ком, и в итоге может вылиться в неприятную ситуацию. Хитрость в этом случае заключается в том, что секретарь знает особенности людей и то, какой подход к ним возможен. Если, например, дело касается какого­то жесткого решения, которое может вызвать волну недовольства в коллективе, в разговоре с директором мягко от себя добавляешь такие фразы, как «Мне кажется», «Я рекомендую», «Посмотрите на это с другой стороны». Это нужно для того, чтобы как­то повлиять на нововведения: если и принимать какое­то решение, то постепенно.

Также может возникнуть недовольство между директором и его заместителем. Например, если директор дает какое­то поручение, а заместитель считает, что эта работа не входит в его обязанности, ее должен выполнять непосредственно директор или кто­то из других замов. Директор же, в свою очередь, настаивает, что заместитель не выполнила свою работу. Назревает конфликт, причем открытой войны нет, но недовольство растет. И чтобы разрядить эту обстановку, приходится прикладывать много усилий, разговаривать с каждой из конфликтующих сторон, чтобы они все­таки находили между собой общий язык. Это, конечно, рабочие моменты, но в любом случае цель у нас одна.

Также нам поступает много отвлекающих звонков: реклама бесконечных семинаров, приглашения на обучение, различные программы. Это отнимает уйму времени. Говорящих уже узнаешь по голосу и деликатно, без оскорбления говоришь: «Спасибо, до свидания!», чтобы сразу закончить разговор. Рабочее время ограниченно – 8 часов в день, и если с каждым разговаривать по 15 минут, придется в офисе ночевать.

Нужно развиваться дальше

Когда перегораешь, работу нужно менять. Сейчас я как раз нахожусь на такой стадии. Считаю, что переросла эту должность, не чувствую морального удовлетворения, приходя на работу. Если раньше мне было интересно знакомиться с людьми, ездить куда­то, узнавать много информации, то на данном этапе нового мне эта работа ничего дать не может. Я чувствую себя на своем рабочем месте как рыба в воде. Но мы живем в современном мире, и нужно постоянно развиваться, справляться с трудностями. Вообще, как говорят психологи, работу нужно менять раз в пять лет.

Хотелось бы перейти в крупную преуспевающую компанию помощником руководителя. В основном сейчас рассматриваю направление инвестиционных компаний. Мне это интересно: в работу помощника руководителя крупной организации входит очень широкий круг обязанностей. Человек должен быть ответственным и очень увлеченным своей работой, должен ее любить.

Я говорю именно про помощника руководителя, который вникает в специфику, знает все подводные камни организации и может уже как­то вырасти сам. Если не получится в этой компании, человек будет интересен в другой.

Материал подготовил Сергей Сипатов