Елена Шипкова
Просто ли быть успешным в профессии? С одной стороны, да, говорят эксперты. Если работа по душе, коллектив – единая команда, а руководитель – хоть и требовательный, но понимающий человек. С другой, в основе любого достижения – ваша личная вовлеченность и интерес. Если все скучно, однообразно – меняйте работу или профессию. Возможно, стоит изменить и коечто в себе. Слово нашим экспертам.
Кто в Вашем понимании организованный и эффективный человек?
— Организованный человек – тот, кто умело организует себя, свое время и пространство вокруг, что, в свою очередь, позволяет эффективно вести дела. Тот, у которого практически не случается промашек, проколов и ляпов. Идеал, к которому нужно и должно стремиться, желая стать эффективным человеком.
Каких личностных и деловых качеств недостает секретарям (ассистентам руководителей), а чего в избытке?
— На мой взгляд, не нужно стремиться понравиться всем, главное, чтобы непосредственный руководитель был доволен твоей работой. А со всеми остальными необходимо быть корректным и вежливым. Даже если вынужден отказывать в чемлибо. Точнее, особенно, если вынужден отказывать. Люди приходят разные и обращаются с разным, и не всегда ты можешь им помочь, но важно, чтобы человек воспринимал отказ адекватно, а это во многом зависит от той формы, в которой отказ прозвучал. Не всегда это симпатичные тебе люди, тем не менее, они не должны почувствовать этого.
Тем самым я хочу сказать, что секретарю нужно развивать дипломатические качества и учиться быть психологом. При общении с секретарями других компаний создается впечатление, что некоторым из них не хватает элементарной культуры, основ этики. Задала этот вопрос своему начальнику, ответ был лаконичным: «Знания иностранных языков».
Ваши советы по выстраиванию отношений с непосредственным руководителем и коллегами. Чего не стоит делать никогда и ни при каком случае?
— Что касается коллег, то все вышесказанное относится и к ним тоже. Добавлю еще, что секретарь, помощник руководителя, владея большим количеством информации должен четко представлять себе, что и кому можно сообщать. И умело пресекать все попытки коллег выведать чтолибо.
Под непосредственного руководителя же необходимо подстраиваться – ведь секретарьпомощник в компании для того, чтобы работа начальника была более эффективной, а не наоборот. Поэтому желательно знать его привычки, пристрастия, характер. Руководствоваться настроением руководителя и степенью занятости. Понимать, когда можно позволить себе говорить о чемто, не связанном с рабочим процессом. Здесь я имею в виду, что иногда можно и пошутить. Считаю, что таким образом можно разрядить обстановку или помочь начальнику расслабиться, допустим, после совещаний, когда вижу, что напряженный момент позади и необходима психологическая пауза. Но это допустимо лишь в случае, если Вы хорошо знаете своего шефа, его возможные реакции и уверены в том, что подобное уместно.
Никогда не стоит оправдываться в том, в чем ты действительно виноват, вместо этого нужно постараться как можно быстрее все исправить, если это возможно, и/или больше не допускать подобного.
Как доложить шефу о проблеме (в какой момент, лично, по телефону, письменно и пр. и кто это должен делать)? Что больше всего раздражает руководителей?
— О возникших проблемах сообщаю исходя из текущей ситуации. Если шеф занят или озабочен чемто, то он, скорее всего, не сможет должным образом отреагировать и предложит самой искать выход, поэтому для начала я попытаюсь справиться сама или обращусь за помощью к коллегам, которые кажутся мне в конкретном случае наиболее компетентными. Ну и конечно, все зависит от уровня проблемы и от объема делегированных полномочий. В любом случае если сообщать все же нужно, то постараюсь не делать этого в самый напряженный, острый момент или на пике занятости начальника. Если время не терпит, а, например, у начальника совещание, то изложу ему суть проблемы в записке, которую, извинившись, положу перед ним.
Что касается второго вопроса, то моего шефа, как мне кажется, раздражает мое отсутствие непосредственно на рабочем месте. И не важно, по какой причине это случилось – отошла ли я в канцелярию или на обед. И по большому счету шеф прав. Ему должно быть комфортно со мной, когда же меня нет, а моя помощь нужна, то это уже вызывает дискомфорт. Поэтому для коротких отлучек стараюсь выгадать время, когда менее всего могу быть востребована, а о более длительных (например, на обед – он у нас нефиксированный) предупреждаю или даже отпрашиваюсь.
Сам шеф сообщил, что его раздражает, когда работа не выполняется в установленные сроки.
Что в общении с шефом необходимо выводить «за кадр» (эмоции, жесты, какието интонации)?
— В общении с шефом, как, впрочем, и со всеми остальными во время рабочего процесса, необходимо оставлять за кадром свои симпатии и антипатии.
А также свои личные переживания и эмоции. Даже если буквально «распирает». Можно позволить себе разрядку в виде подбадривания когонибудь или проявления участия к комуто из сотрудников, таким образом не только переключаешься со своих «тараканов», но и создаешь некий позитивный настрой. Мне в такие периоды помогает юмор, я начинаю хохмить с теми, с кем это допустимо, с теми, с кем сложились приятельские отношения. И в итоге частенько слышу от сотрудников: «Отчего это у тебя сегодня такое хорошее настроение?..», а ведь с утра «на душе кошки скребли».
Какие типажи руководителей Вы бы вывели? А секретарей? Кому противопоказан данный вид деятельности?
— Я бы выделила 2 основных типа руководителей: адекватный и неадекватный. Первые, к счастью, мне встречались чаще. Это руководители со своими особенностями и недостатками, но действия и реакции таких руководителей достаточно логичны, прогнозируемы и оправданны. А особенности и недостатки не сказываются кардинальным образом на работе. Даже если ты их не всегда понимаешь, есть возможность внести ясность, добиться понимания.
Особенности же вторых как раз в том, что мотивы их поступков не поддаются пониманию, что делает работу с этими руководителями затруднительной – никогда не знаешь, что такому руководителю нужно. Более того, создается впечатление, что он и сам не знает этого. Подобные руководители не могут дать четкого задания. Говоря о проделанной работе, частенько руководствуются аргументами в стиле «нравится – не нравится» (к слову, первого я почти от таких не слышала). Действия таких руководителей могут быть противоречивыми – на завтра могут отказаться от того, на чем настаивали вчера, и наоборот, ратовать за то, что ты советовал накануне, но тогда это не было принято во внимание. С таким руководством может сработаться лишь человек, к которому оно, руководство, испытывает симпатию. В противном случае это будет попытка выживания.
В рамках и того и другого типа возможны градации, т.е. степени проявления адекватности/неадекватности. Например, одну из своих руководительниц я за глаза называла «душкой». Она буквально выпроваживала с работы, узнав, что у меня заболел ребенок, и просила отзваниваться, чтобы сообщать о том, как идет процесс выздоровления. Не потребовала никаких доказательств от врача в виде больничного и не урезала зарплату. Когда я рассказывала о своей руководительнице знакомым, мне говорили, что таких руководителей не бывает, человек с такими качествами долго руководить не сможет. Тем не менее, у меня такой опыт был, и я до сих пор вспоминаю о ней с большим теплом, поздравляю ее с праздниками. Если бы у нее появилась возможность взять меня снова к себе, я бы пошла не раздумывая.
Был и противоположный опыт – работала под руководством женщины с максимально выраженной степенью неадекватности. А эпитеты здесь возможны самые разные: самодур, мракобес, тиран и прочее. И ситуации случались похожие, а вот реакции были совершенно иные: заболев, позвонила на работу, попросила дать мне отгул на предвыходной день, надеялась вылечиться до понедельника. Тем более, что была оформлена по договору подряда, а не по трудовому договору. Начальник же настояла на вызове врача и взятии больничного, который впоследствии оказался не нужен, поскольку не учитывался в моем случае, и, помимо того, что пару дней мне пришлось побегать по медучреждениям, чтобы закрыть больничный, у меня из зарплаты вычли за неотработанную неделю.
Секретарей же можно ранжировать по степени профессионализма и по характеру работы: секретарь на телефоне, секретарь на ресепшен, секретарь – помощник руководителя.
Работать секретарем достаточно сложно, на мой взгляд, человеку с ярко выраженными лидерскими качествами, склонному руководить, т.к. ему трудно будет находиться в состоянии подчиненного и мириться с тем, что постоянно приходится выполнять чьилибо поручения, вместо того чтобы отдавать свои. Также, вряд ли сможет получать удовлетворение от работы на секретарской должности творчески одаренная личность, поскольку способов реализовать свой потенциал на рабочем месте у нее будет немного.
Для людей амбициозных секретарство может служить лишь ступенькой на пути карьерного роста. Такие выберут место работы, дающее им возможность перейти на более высокую и/или более престижную позицию.
Какими правилами должен руководствоваться секретарь при организации своего рабочего дня? Как отличить главное от второстепенного? Срочное от важного?
— Если секретарь – помощник руководителя, то первоочередными для него будут задания и поручения, данные руководителем, и все то, что сделает работу последнего оптимально комфортной и эффективной. Задачи же по обеспечению оптимального функционирования офиса будут приоритетными для простого секретаря. Цель секретаря за стойкой – грамотная работа с посетителями. Исходя из этого секретарь и должен выстраивать свою работу. Все, что не направлено на исполнение своих непосредственных обязанностей, можно позволить себе лишь в случае, если оно не мешает и не отвлекает от их выполнения.
Срочным будет являться все, что нужно выполнить в заданный срок, оно может быть как важным, так и не очень. Тоже самое и с важным – оно может быть срочным, а может и не быть. Поэтому, в первую очередь, выполняются все важные дела, являющиеся срочными. Затем просто срочные, а важные дела (я делаю себе заметки, чтобы в суете не упустить их из виду), которые могут подождать, оставляю на потом.
Как действовать в ситуации аврала? Что поможет совладать со стрессовым состоянием?
— Главное, не паниковать. Лучше потратить минуткудругую на то, чтобы определить приоритеты, и затем планомерно все выполнить. Если при этом постоянно чтото или ктото отвлекает, то желательно не тратить на отвлекающие моменты больше минутыдвух, чтобы не «сбиться с ритма» – так я это называю (настроившись и войдя в ритм, работается гораздо быстрее и продуктивнее). Для этого можно сделать себе пометки, чтобы потом, после успешно сделанной срочной работы, вернуться
к этому.
В состоянии стресса помогает аутотренинг. У меня есть несколько фраз, каждую из которых я должна проговорить про себя не менее 13 раз. Поэтому приходится вести счет, что вынуждает сосредоточиться на произносимом, одновременно отвлекаясь от всего остального, в том числе и от источника стресса. Вот эти фразы: «Я спокойна!» – на 1й вдохвыдох. На следующем вдохе: «Раз». И так до 13. «Я прекрасно себя чувствую!» – снова на вдохевыдохе и снова счет от 1 до 13. Фразы могут быть любыми, число повторений я тоже установила для себя сама. Такой аутотренинг хорош не только в ситуации стресса – он помогает отвлечься от проблем, обратить внимание на себя, на свое состояние, тем самым меняя его. В такие моменты я даже начинаю чувствовать напряжение, проявляющееся в зажатости мышц лица, следствие которой – морщинки. И это позволяет мне их разгладить, расслабившись.
Женщины в большинстве своем – существа весьма эмоциональные. Как научиться управлять собственными эмоциями?
— Вышеописанный метод весьма эффективен и в ситуации, когда тебя переполняют эмоции. Я взяла за правило напоминать себе в такие моменты, что ЭТО не будет длиться вечно, что уже завтрапослезавтра, а возможно, даже через пару часов оно не будет для тебя таким значимым, что есть более важное и существенное. Поначалу приходилось убеждать себя в этом, сейчас я уже «верю себе» без доказательств.