АВТОМАТИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ ОРГАНИЗАЦИОННО- РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА: РАБОТА С ЕГО ШАБЛОНОМ
Ольга Подолина, консультант Центра консалтинговых услуг и внедрений, компания «ИнтерТраст»
Рассмотрим жизненный цикл организационно-распорядительных документов. Они бывают разных видов: указания, поручения, акты, приказы (общехозяйственные, по личному составу, вводящие в действие другой распорядительный документ, например, инструкцию и пр.).
Жизненный цикл каждого вида документа несколько различается, но начинается он в любом случае с подготовки проекта документа и отправки его на согласование.
Чем может система электронного документооборота (СЭД) облегчить работу пользователя на стадии подготовки документа? Для экономии времени в ней реализован такой сервис, как создание документа по шаблону. Шаблон – это заготовка определенного вида документа, в которую можно включить все повторяющиеся элементы.
Шаблоны могут быть двух видов:
- «заготовка» в виде файла, подготовленного в одном из офисных приложений. Пример такого шаблона приведен на рис. 1, а пример готовой регистрационно-контрольной карточки с этим прикрепленным файлом – на рис. 2. Шаблон открывается в «родном» приложении и дальнейшая работа происходит в нем;
- текст, который можно просмотреть прямо в регистрационно-контрольной карточке документа. Пример шаблона приказа приведен на рис. 3.
Первый вариант шаблонов удобнее применять, когда организация использует смешанный тип электронного документооборота: часть операций по обработке документов выполняется в СЭД, часть – «вживую» с использованием бумажных экземпляров документов.
Второй вариант удобнее, когда работа с документами переходит полностью в ведение СЭД. Например, шаблон приказа по личному составу удобнее делать в виде файла WORD, так как его нужно будет распечатать для длительного хранения (согласно законодательству – 75 лет). Второй тип шаблонов вполне можно использовать и для внутренних распоряжений и указаний.
В шаблон помимо бланка и схемы расположения реквизитов может быть включена «рыба» текста приказа. Если документ должен содержать обязательные данные, их можно включить в документ как текст, выделенный цветом. Пример шаблона письма с использованием такого выделения см. рис.1. Для создателя документа это удобное напоминание о необходимости включить в документ те или иные данные.
Шаблоны документов могут быть личные и корпоративные. Каждый сотрудник, имеющий рабочее место в СЭД, может сделать заготовки документов, с которыми он часто работает. Такая возможность СЭД позволяет организовать личную работу в соответствии с одним из правил тайм-менеджмента (искусства управления временем). Так, специалисты по тайм-менеджменту советуют делать заготовку документа типа анкеты, где перечислены все вопросы, на которые должен дать ответ подготавливаемый документ. Например, готовится приказ о назначении Петрова А.А. начальником отдела. Документ достаточно стандартный, его быстро пишут и отправляют на согласование. И тут…
Бухгалтерия возвращает – не указан табельный номер. Исправляем. Возвращает отдел труда и заработной платы – не полностью указано наименование подразделения. Исправляем. Возвращает отдел кадров – имя-отчество указаны не полностью. Если это происходит один раз, неприятно, но можно пережить. Но за обилием дел можно споткнуться на этой ситуации неоднократно. Следствием будет недовольство (и справедливое) коллег, так как на исправление этих, хотя и необходимых мелочей, они тратят свое время, которое можно использовать куда более эффективно (хотя бы лишний раз попить чаю – люди имеют право на отдых!).
Экономить время всех сотрудников, создающих проекты организационно-распорядительных документов, позволяют корпоративные шаблоны. Корпоративный шаблон документа – это тоже заготовка документа, но выполненная в соответствии с правилами, принятыми в организации. Например, шаблоны документов могут быть утверждены Инструкцией по делопроизводству (документационному обеспечению управления).
Функционал СЭД позволяет организовать работу так, что созданием и внесением изменений в шаблоны занимается один специально назначенный человек, а все остальные пользователи используют шаблоны для создания проектов документов, не имея возможности вносить изменения в исходный шаблон. Это позволяет оперативно вносить необходимые изменения в шаблоны, которые тут же становятся доступны всем заинтересованным сотрудникам.
Наличие корпоративных шаблонов позволяет организовать работу по подготовке проектов документов таким образом, что создавать электронный образ проекта документа будет не делопроизводитель, а заинтересованная сторона.
...
подробнее в печатной версии журнала Секретарское дело №10...