Источник: Секретарское дело
Материал подготовила Анна Саяпина
Иногда к фразе «люди не машины» так и хочется добавить «к сожалению». Ведь как ни старайся, а случается, что даже несложный процесс организации совещаний или встреч все равно превращается в нервотрепку. Помощники руководителей поделились своим опытом решения даже, казалось бы, нерешаемых задач.Наука доставать изпод земли
Полина Кутукова, помощник генерального директора крупного петербургского холдинга, в штате которого более 1000 сотрудников:
— Провести совещание – инициатива руководителя, все остальные организационные вопросы ложатся на плечи помощника.
Основное правило: в назначенное время совещание должно быть проведено! И на нем должны присутствовать все заявленные участники. Как? Это уже проблема помощника. Факт, что в организации совещаний и в их непосредственном проведении все должно идти как по маслу, считается очевидным. Ведь помощник руководителя – доверенное лицо шефа и, прежде всего, человек, готовый решить любую задачу.
Всех участников я всегда обзваниваю заранее – в день, когда совещание было намечено, и за день до его проведения.
Если совещание намечено для сотрудников компании – с каждым участником я стараюсь говорить лично, а не надеяться на сарафанное радио: на то, что ктото комуто чтото передаст. Если совещание должно состояться с партнерами, поговорить с непосредственным участником не всегда получается. В этом случае я контактирую с такими же помощниками руководителя и объясняю им важность проводимого мероприятия.
Но даже несмотря на, казалось бы, приложение всех возможных усилий, в моей практике были случаи, когда люди на совещание не являлись. Стационарный телефон не берут, мобильный отключен, а человека нет. В таких ситуациях я просто вставала и шла искать участника совещания, потому что сказать своему руководителю: «У меня не получилось» – для меня просто немыслимо! Бывали случаи, когда, к примеру, начальник отдела мог уехать на встречу в другую компанию и никого не поставить в известность.
Приходилось обзванивать ресепшен всех компаний, куда он планировал поехать на неделе, и выяснять, не у них ли он. Помощник руководителя всегда должен уметь «достать изпод земли» нужного человека. (Смеется.)
Еще одной важной задачей является координация проводимых руководителем мероприятий. Мой шеф постоянно в разъездах и часто бывает за границей.
Стоит ли говорить, что за период его отсутствия накапливается большое количество вопросов, требующих безотлагательного решения. И чтобы не получилось так, что на одно и то же время назначено сразу два совещания или, допустим, встречи с партнерами, шефу зачастую приходится напоминать, в какое время состоится совещание, чтобы он
сам про него не забыл.
Порой к совещанию нужно подготовить определенную документацию, отчеты – этим тоже занимается помощник.
Ничего трудного в этом, как правило, нет. Главное, чтобы все было сделано качественно и подготовлено вовремя. Технических вопросы – это, конечно, места для участников, чай/кофе. Здесь все всегда должно быть идеально. Никаких накладок. Представьте, какое мнение о себе оставит компания, на совещании в которой вы полчаса ждали, пока вам найдут стул. Все должно быть готово заранее, чтобы не заставлять никого ждать и тратить драгоценное время.
Ничего хитрого в организации совещаний нет. Но ведь именно поэтому многие помощники относятся к этому процессу халатно, думая: «Сколько придет, столько и хорошо. Я всех обзвонила», – при этом забывая, что в бизнесе на любом этапе важен именно результат.
Выговор изза зеленого чая
Анастасия Графова, помощник руководителя рекламного агентства ООО Media Boutique:
— Организация совещаний – одна из моих важнейших обязанностей. В этом деле, как и во всем в моей работе, важны оперативность и качественное исполнение каждой мелочи.
Надеяться на авось нельзя ни в одном деле, в особенности если ты работаешь в сфере бизнеса.
А мой руководитель, откровенно говоря, еще и настоящий перфекционист – все всегда нужно выполнять идеально. Даже если совещание нужно организовать за одиндва дня, все участники должны быть в полном составе
в назначенный срок.
Несколько раз мне приходилось договариваться о билетах на срочный чартерный рейс для коллег из наших филиалов,
а затем встречать коллег прямо
в аэропорту, так как отложить совещание или перенести его хотя бы на несколько дней было просто невозможно. Вот и приходилось применять различные ухищрения. План и порядок проведения совещания обговаривали с участниками прямо в машине по дороге в офис, в то время как бухгалтер по моей просьбе подготавливала необходимую документацию. Конечно, это были настоящие форсмажоры, но и к ним нужно быть готовым в нашей работе, и самое главное – нужно уметь не растеряться и провести мероприятие на высшем уровне.
Один забавный случай, связанный с организацией совещаний, возник примерно через неделю после учреждения компании. Мне, помнится, пришлось изрядно потрудиться, да и, признаться, переживала я очень сильно, ведь еще только начинала работать
с руководителем.
Тогда мы переехали в новый офис, и ни стульев, ни доски в нем еще просто не было. Стулья пришлось брать напрокат в одной из компаний своих знакомых, и мы на «газели» везли их через весь город, а потом таким же способом уже под вечер, после окончания совещания их возвращали.
Поскольку филиалы нашей компании расположены в нескольких городах, зачастую мне также приходится устраивать
досуг наших коллеггостей – например, походы в музеи или театры. О размещении в гостиницах тоже всегда договариваюсь я.
Таким образом, организация совещаний включает в себя огромное количество дополнительных деталей, которые также необходимо продумывать.