Источник: Секретарское дело
Полина Кутукова
Беседовала Анна Саяпина
Иногда к фразе «люди не машины» так и хочется добавить «к сожалению». Ведь как ни старайся, а случается, что даже несложный процесс организации совещаний или встреч все равно превращается в нервотрепку. Полина Кутукова поделилась своим опытом решения даже, казалось бы, нерешаемых задач.
Провести совещание – инициатива руководителя, все остальные организационные вопросы ложатся на плечи помощника. Основное правило: в назначенное время совещание должно быть проведено! И на нем должны присутствовать все заявленные участники. Как? Это уже проблема помощника. Факт, что в организации совещаний и в их непосредственном проведении все должно идти как по маслу, считается очевидным. Ведь помощник руководителя – доверенное лицо шефа и, прежде всего, человек, готовый решить любую задачу.
Всех участников я всегда обзваниваю заранее – в день, когда совещание было намечено, и за день до его проведения. Если совещание намечено для сотрудников компании – с каждым участником я стараюсь говорить лично, а не надеяться на сарафанное радио: на то, что ктото комуто чтото передаст. В случае если совещание должно состояться с партнерами, поговорить с непосредственным участником не всегда получается. В этом случае я контактирую с такими же помощниками руководителя и объясняю им важность проводимого мероприятия.
Но даже несмотря на, казалось бы, приложение всех возможных усилий, в моей практике были случаи, когда люди на совещание не являлись. Стационарный телефон не берут, мобильный отключен, а человека нет. В таких ситуациях я просто вставала и шла искать участника совещания, потому что сказать своему руководителю: «У меня не получилось» – для меня просто немыслимо! Бывали случаи, когда, к примеру, начальник отдела мог уехать на встречу в другую компанию и никого не поставить в известность.
Приходилось обзванивать ресепшен всех компаний, куда начальник отдела планировал поехать на неделе, и выяснять, не у них ли он. Помощник руководителя всегда должен уметь «достать изпод земли» нужного человека. (Смеется.)
Еще одной важной задачей является координация проводимых руководителем мероприятий. Мой шеф постоянно в разъездах и часто бывает за границей. Стоит ли говорить, что за период его отсутствия накапливается большое количество вопросов, требующих безотлагательного решения. И чтобы не получилось так, что на одно и то же время назначено сразу два совещания или, допустим, встречи с партнерами, шефу зачастую приходится напоминать, в какое время состоится совещание, чтобы он сам про него не забыл.
Порой к совещанию нужно подготовить определенную документацию, отчеты – этим тоже занимается помощник. Ничего трудного в этом, как правило, нет. Главное, чтобы все было сделано качественно и готово вовремя.
Технических вопросы – это, конечно, места для участников, чай/кофе. Здесь все всегда должно быть идеально. Никаких накладок. Представьте, какое мнение о себе оставит компания, на совещании в которой вы полчаса ждали, пока вам найдут стул. Все должно быть готово заранее, чтобы не заставлять никого ждать и тратить драгоценное время.
Ничего хитрого в организации совещаний нет. Но ведь именно поэтому многие помощники относятся к этому процессу халатно, думая: «Сколько придет, столько и хорошо. Я всех обзвонила», забывая, что в бизнесе на любом этапе важен именно результат.
Полина Кутукова, помощник генерального директора крупного петербургского холдинга.
В его состав входит 11 компаний, штат более 1000 сотрудников.