Источник: Секретарское дело
Взгляд из Уфы Равиль Ибатуллин, коммерческий директор телеканала «Домашний»; Башкортостан
Людмила Панькина, руководитель отдела рекламы телеканала «Домашний»; г. Уфа, Стерлитамак, Нефтекамск, Октябрьский, Салават, Ишимбай, Туймазы
Материал подготовил Ф. Филиппов
Когда наступает конец года, то все, конечно, морально и физически устают, и помощники, разумеется, устают, но видуто не подают. Что главное в работе помощника? Именно так мы ставили вопрос, беседуя с гостями Когда пытаешься представить себе помощника руководителя, обычно на ум приходит образ педантичного человека, стремящегося как можно эффективнее помочь своему начальнику разобраться в делах. Помощник руководителя словно становится его второй тенью, помощника волнует абсолютно каждая мелочь, будь то внешний облик руководителя или рацион его питания. Конечно, можно возразить: «А к чему такая мелочность?» Ответ будет очень простым: мелочи для помощника являются синонимом понятия «огромный вклад». Да, именно щепетильность задает необходимый темп не только корпоративной жизни, но и переговорам, от щепетильности зависит их эффективность и результат. Для помощника это главный критерий и основной «профессиональный навык». Помощник руководителя, как радар, должен обнаруживать любую трудность – психологическую или корпоративную – и вовремя предупреждать об этом руководителя, а при необходимости и быть готовым разобраться с ней. Такой подход применяется не только в общих основах корпоративной жизни, но также и в частном секторе – во время переговоров.
«Поболтаем или ближе к делу?»
Существует множество правил, схем или принципов ведения переговоров, которые зависят, прежде всего, от «настроения» руководителя и помощника. Это «настроение» (или отношение) основывается на нескольких факторах. Вопервых, на поведении руководителя и помощника. Как правило, у каждого разный темперамент, и главный вопрос, который ставят перед собой помощник и руководитель, это нахождение позиции точек соприкосновения их профессионального поведения; иными словами, они осуществляют поиск компромисса, или золотой середины.
Стоит учесть, что данный поиск на переговорах может отражаться поразному – как позитивно, так и негативно. Вовторых, на опыте работы руководителя и помощника. Бывает, что помощник не обладает нужными знаниями и опытом, и тогда помощнику приходится туго. Руководитель здесь тоже не отстает: неумение грамотно сформулировать цели и эффективно передать их в руки помощника может привести к некоторым трудностям. Наверное, здесь не следует упоминать переговоры – и так все понятно. Втретьих, на общей заинтересованности помощника и руководителя. Иногда какойлибо союз (назовем его так) придерживается на переговорах политики определенной отрешенности и холодности в отношениях, что противоположной стороной может восприниматься как некомпетентность или неуважение.
Для того чтобы не было путаницы, выделим наиболее распространенные принципы ведения переговоров у союза «помощник и руководитель». Данные принципы как бы отражают саму идею, которой придерживается союз.
Принцип «Сначала поговорим, а потом разберемся». Этот принцип осуществляется в контексте дружеских отношений. Поведение руководителя и помощника напоминает «дружбу старых приятелей», и они стараются заразить этим противоположную сторону; та, в свою очередь, не против и охотно принимает правила игры. Тем самым дальнейший этап переговоров будет носить характер неформального общения, что делает такие переговоры открытыми для положительных аспектов. Конечно, руководитель не забывает об основной цели переговоров и вовремя, с профессионализмом намекает: «Между прочим, мы здесь не для этого собрались». Для этого, между прочим, нужно обладать навыком коммуникабельности, в том числе и помощнику. Кстати, помощник тоже принимает участие в переговорах – он, если что, поправит руководителя или вставит свое нужное слово. При таком подходе стороны не только могут успешно договориться, но и хорошо провести время.
Принцип «Ближе к делу». Для вас эффективность переговоров означает не только прийти к какомулибо результату, но и сделать это как можно быстрее? Вы не говорите ничего лишнего? Значит, наверное, для вас приемлем именно этот принцип. Руководитель старается держать определенную дистанцию и не нарушает границ формального общения. Все четко, все фразы заранее прокручены в голове. Главная задача помощника в данном случае – сбор информации и умение предоставить ее руководителю в удобном для его понимания виде. И пожалуй, это единственная функция помощника руководителя, как бы бедно это ни выглядело.
Принцип «Красота спасет мир». Наверное, это самый экстравагантный принцип, и он смотрится несколько странно, но, стоит заметить, его актуальность растет намного быстрее, чем население планеты Земля.
Руководитель и помощник озабочены красочностью гардероба и запахом духов. Казалось бы, смешно, но красивая одежда может сыграть положительную роль во время переговоров – например, снизить уровень напряженности или стать отвлекающим фактором (если нужно сменить тему). Главное – вовремя задействовать этот принцип, рассчитать момент. Если данный принцип постоянно работает, а руководитель и помощник больше ни о чем не думают, то от такого принципа толку нет.
Как эти принципы реализовываются на практике? И что вообще собой представляет помощник руководителя во время переговоров? На эти вопросы нам ответят Равиль Ибатуллин и Людмила Панькина.
Представьтесь, пожалуйста.
— Меня зовут Равиль. На телеканале «Домашний» я коммерческий директор, а на радиостанции «Маяк» – генеральный. На «Маяке» я полноценный управляющий, а здесь, на «Домашнем», мы занимаемся продажами эфирного времени, и это наша основная задача.
— Я Людмила – руководитель отдела рекламы телеканала «Домашний». Также по совместительству я помощник коммерческого директора, то есть Равиля.
Первый наш вопрос: кто такой для вас помощник руководителя? Какие у него основные функции?
Л. П.: Помощник – это тот, кто еще не дорос до руководителя. Шутка. (Смеется.) На самом деле я считаю помощником того человека, который в состоянии справиться с информационным грузом, навалившимся в течение дня.
На мой взгляд, это основная функция помощника. И она в какойто степени отражает всю суть этой профессии.
Р. И.: Я думаю, что в любом случае это зависит от самого руководителя. Помощника он себе подбирает так, чтобы все минусы, которые у него есть в принципе, компенсировались на фоне положительных качеств помощника. У меня есть определенное правило в жизни: нужно компенсировать свои минусы, при этом следует развивать свои положительные качества, соответственно, мне нужен тот человек, который смог бы закрыть мои минусы. Я выделяю именно эту функцию у помощника.
Хорошо. Тогда какими положительными качествами должен обладать помощник?
Р. И.: Он должен быть очень щепетильным и проявлять себя в роли советчика. Одновременно я ценю такое умение, как владение полной информацией, часть из которой, скажем, иногда руководителем может не улавливаться, и помощник, как палочка выручалочка, сможет вовремя предоставить нужную информацию. Короче говоря, он должен «дополнять общую картину», как Люда, например. (Смеется.)
Люда, а Вы как считаете, какие должны быть положительные качества у помощника? Назовите свои главные достоинства.
Л. П.: У вас много времени? (Смеется.) Вообще я тоже считаю, что помощник должен быть щепетильным, по крайней мере, во мне этого достаточно. Лично я очень педантично отношусь к процессу организации работы, и мне кажется, это один из главных плюсов помощника. У меня все разложено по полочкам. Равиль решает какието глобальные вопросы, так как он стратег. Я же тактик, занимающийся обычно деталями какоголибо процесса.
То есть у Вас своего рода взаимодополнение?
Л. П.: Да, именно взаимодополнение. Равиль, например, говорил о компенсации какихлибо недостатков руководителя через достоинства помощника. Я считаю это основополагающим моментом в отношениях между помощником и руководителем. Если они оба соглашаются с этими идеями, то в поведении помощника и руководителя прослеживается нужное взаимодополнение. Два полюса – инь и ян – становятся единым целым, и процесс работы протекает намного интереснее и легче.
А как достичь такого взаимодополнения?
Р. И.: Это личное дело каждого руководителя. Для меня, конечно, основное в работе – взаимодополнение, особенно если это касается отношений с помощником. Я скажу так: руководителю нужно уяснить, что он хочет видеть в процессе работы, точнее говоря, какими хочет видеть руководитель себя и своего помощника в этом процессе.
Давайте тогда перейдем непосредственно к основной нашей теме: роль помощника руководителя во время переговоров. Что вы можете сказать по этому поводу?
Р. И.: На мой взгляд, опять же, все зависит от того, какой руководитель. Если говорить непосредственно о подготовке к встрече, то этим должен заниматься помощник. Приведем пример: нам нужно организовать встречу с крупной компанией. Предположим, мы знаем, что эта организация хорошая, она платежеспособная, и нам нужна эффективность от будущих переговоров.
Но проблема здесь состоит в том, что нам тяжело начать разговор, т. к. эта организация выжимает слишком много, а иногда даже больше, чем мы можем дать. Нам в какойто степени приходится идти на поводу. Я начинаю обсуждать этот вопрос с Людой, она все взвешивает: будет ли сейчас нам выгодна эта встреча или ее лучше отложить на потом. Люда говорит: «Да, нам выгодно с ними работать, но только в такомто случае, с такихто позиций». Здесь как раз и может пригодиться ее щепетильность: Люда способна найти нужную информацию, дойти до самых корней и уловить каждую мелочь, от которой может зависеть, состоится эта встреча вообще или нет.
Да, если говорить на языке цифр, мы можем здесь чтото потерять, но иногда нужно отойти назад, чтобы дальше прыгнуть.
Соответственно, основными функциями, которыми должен обладать помощник, будут: сбор какойлибо первичной информации, формулировка конкретного предложения, взвешивание различных подходов. Руководителю же остается только грамотно говорить в момент переговоров и потом при необходимости организовать неформальный стол. (Смеется.)
Я всегда хочу видеть в процессе переговоров нормальную, отлаженную работу. Я сам по себе контролер и постоянно задаю себе вопросы: «Что я продаю?», «Зачем?», «Какая нам от этого будет польза?» Соответственно, мне нужен энергичный человек, который умеет выстраивать отношения с подчиненными и заказчиками очень грамотно.
Л. П.: Согласна с Равилем. Я по натуре не переговорщик, больше занимаюсь анализом ситуации и высказываю свое мнение о чемлибо. Если, например, Равиль о чемто забыл, я могу ему напомнить. Конечно, это частный случай. Вполне возможно, что у некоторых подругому. Но нас все устраивает, и это, пожалуй, самое главное.
Существуют ли у вас какието определенные правила ведения переговоров или их подготовки?
Р. И.: Собственно, правил нет. Все зависит от ситуации, от потребностей клиента и от того, насколько они знают нас и насколько мы знаем их. С новым заказчиком поначалу могут возникнуть какието недопонимания, но они быстро проходят.
У нас здесь, в Уфе, все крупные игроки бизнеса видны как на ладони, и я знаком со многими лично. Следовательно, и коммуникация во время переговоров с ними будет совершенно другая, более, скажем, привычная.
Л. П.: Что касается подготовки переговоров, то для меня единственным правилом является «ничего не приукрашивать». Это нужно для правильной оценки своих позиций и позиций клиента.
Какой принцип вам ближе: «Красота спасет мир», «Ближе к делу» или «Сначала поговорим, а потом разберемся»?
Р. И.: Я придерживаюсь золотой середины. Наши отношения с помощником сугубо рабочие во время работы. Проще говоря, мы стараемся не отвлекаться от рабочего процесса, также происходит и на переговорах. Все формально. Иногда, конечно, можно и отвлечься на некоторое время.
А что касается запаха духов и одежды, то я к этому отношусь, снова повторюсь, очень щепетильно. Для меня это означает комфорт.
Когда обстановка комфортна, переговоры могут протекать совершенно подругому. Мне вообще с людьми нужны такие отношения, при которых будет комфортно. Если этого нет, то работать мне будет просто неинтересно.
Л. П.: Я стараюсь следовать принципу «Ближе к делу». Я всегда разделяю такие вещи, как формальная беседа и неформальная. Но если говорить подробнее, принцип «Ближе к делу» не означает, что я стремлюсь быстрее закончить переговоры. Просто для меня данный принцип больше олицетворяет именно рабочий процесс и все, что с ним связано.
Спасибо за предоставленное время!
И Вам спасибо!
Что вы пожелаете нашим читателям в новом году?
Л. П.: Самое главное – здоровья! И чтобы ваши все самые заветные цели осуществились в новом году!
Р. И.: Встреча нового года – это всегда подведение итогов старого! Я желаю вам новых побед, новых знакомств, и пусть ваши даже самые смелые амбиции станут реальностью в новом году!