«Мелочи тоже имеют значение», или Роль помощника руководителя в важных бизнес-­переговорах

Источник: Секретарское дело

Взгляд из Уфы Равиль Ибатуллин, коммерческий директор телеканала «Домашний»; Башкортостан

Людмила Панькина, руководитель отдела рекламы телеканала «Домашний»; г. Уфа, Стерлитамак, Нефтекамск, Октябрьский, Салават, Ишимбай, Туймазы

Материал  подготовил Ф. Филиппов

Когда наступает конец года, то все, конечно, морально и физически устают, и помощники, разумеется, устают, но виду­то не подают. Что главное в работе помощника? Именно так мы ставили вопрос, беседуя с гостями  Когда пытаешься представить себе помощника руководителя, обычно на ум приходит образ педантичного человека, стремящегося как можно эффективнее помочь своему начальнику разобраться в делах. Помощник руководителя словно становится его второй тенью, помощника волнует абсолютно каждая мелочь, будь то внешний облик руководителя или рацион его питания. Конечно, можно возразить: «А к чему такая мелочность?» Ответ будет очень простым: мелочи для помощника являются синонимом понятия «огромный вклад». Да, именно щепетильность задает необходимый темп не только корпоративной жизни, но и переговорам, от щепетильности зависит их эффективность и результат. Для помощника это главный критерий и основной «профессиональный навык». Помощник руководителя, как радар, должен обнаруживать любую трудность – психологическую или корпоративную – и вовремя предупреждать об этом руководителя, а при необходимости и быть готовым разобраться с ней. Такой подход применяется не только в общих основах корпоративной жизни, но также и в частном секторе – во время переговоров. 

«Поболтаем или ближе к делу?»

Существует множество правил, схем или принципов ведения переговоров, которые зависят, прежде всего, от «настроения» руководителя и помощника. Это «настроение» (или отношение) основывается на нескольких факторах. Во­первых, на поведении руководителя и помощника. Как правило, у каждого разный темперамент, и главный вопрос, который ставят перед собой помощник и руководитель, это нахождение позиции точек соприкосновения их профессионального поведения; иными словами, они осуществляют поиск компромисса, или золотой середины.

Стоит учесть, что данный поиск на переговорах может отражаться по­разному – как позитивно, так и негативно. Во­вторых, на опыте работы руководителя и помощника. Бывает, что помощник не обладает нужными знаниями и опытом, и тогда помощнику приходится туго. Руководитель здесь тоже не отстает: неумение грамотно сформулировать цели и эффективно передать их в руки помощника может привести к некоторым трудностям. Наверное, здесь не следует упоминать переговоры – и так все понятно. В­третьих, на общей заинтересованности помощника и руководителя. Иногда какой­либо союз (назовем его так) придерживается на переговорах политики определенной отрешенности и холодности в отношениях, что противоположной стороной может восприниматься как некомпетентность или неуважение.

Для того чтобы не было путаницы, выделим наиболее распространенные принципы ведения переговоров у союза «помощник и руководитель». Данные принципы как бы отражают саму идею, которой придерживается союз.

Принцип «Сначала поговорим, а потом разберемся». Этот принцип осуществляется в контексте дружеских отношений. Поведение руководителя и помощника напоминает «дружбу старых приятелей», и они стараются заразить этим противоположную сторону; та, в свою очередь, не против и охотно принимает правила игры. Тем самым дальнейший этап переговоров будет носить характер неформального общения, что делает такие переговоры открытыми для положительных аспектов. Конечно, руководитель не забывает об основной цели переговоров и вовремя, с профессионализмом намекает: «Между прочим, мы здесь не для этого собрались». Для этого, между прочим, нужно обладать навыком коммуникабельности, в том числе и помощнику. Кстати, помощник тоже принимает участие в переговорах – он, если что, поправит руководителя или вставит свое нужное слово. При таком подходе стороны не только могут успешно договориться, но и хорошо провести время.

Принцип «Ближе к делу». Для вас эффективность переговоров означает не только прийти к какому­либо результату, но и сделать это как можно быстрее? Вы не говорите ничего лишнего? Значит, наверное, для вас приемлем именно этот принцип. Руководитель старается держать определенную дистанцию и не нарушает границ формального общения. Все четко, все фразы заранее прокручены в голове. Главная задача помощника в данном случае – сбор информации и умение предоставить ее руководителю в удобном для его понимания виде. И пожалуй, это единственная функция помощника руководителя, как бы бедно это ни выглядело.

Принцип «Красота спасет мир». Наверное, это самый экстравагантный принцип, и он смотрится несколько странно, но, стоит заметить, его актуальность растет намного быстрее, чем население планеты Земля.

Руководитель и помощник озабочены красочностью гардероба и запахом духов. Казалось бы, смешно, но красивая одежда может сыграть положительную роль во время переговоров – например, снизить уровень напряженности или стать отвлекающим фактором (если нужно сменить тему). Главное – вовремя задействовать этот принцип, рассчитать момент. Если данный принцип постоянно работает, а руководитель и помощник больше ни о чем не думают, то от такого принципа толку нет.

Как эти принципы реализовываются на практике? И что вообще собой представляет помощник руководителя во время переговоров? На эти вопросы нам ответят Равиль Ибатуллин и Людмила Панькина.

Представьтесь, пожалуйста.

— Меня зовут Равиль. На телеканале «Домашний» я коммерческий директор, а на радиостанции «Маяк» – генеральный. На «Маяке» я полноценный управляющий, а здесь, на «Домашнем», мы занимаемся продажами эфирного времени, и это наша основная задача.

— Я Людмила – руководитель отдела рекламы телеканала «Домашний». Также по совместительству я помощник коммерческого директора, то есть Равиля.

Первый наш вопрос: кто такой для вас помощник руководителя? Какие у него основные функции?

Л. П.: Помощник – это тот, кто еще не дорос до руководителя. Шутка. (Смеется.) На самом деле я считаю помощником того человека, который в состоянии справиться с информационным грузом, навалившимся в течение дня.

На мой взгляд, это основная функция помощника. И она в какой­то степени отражает всю суть этой профессии.

Р. И.: Я думаю, что в любом случае это зависит от самого руководителя. Помощника он себе подбирает так, чтобы все минусы, которые у него есть в принципе, компенсировались на фоне положительных качеств помощника. У меня есть определенное правило в жизни: нужно компенсировать свои минусы, при этом следует развивать свои положительные качества, соответственно, мне нужен тот человек, который смог бы закрыть мои минусы. Я выделяю именно эту функцию у помощника.

Хорошо. Тогда какими положительными качествами должен обладать помощник?

Р. И.: Он должен быть очень щепетильным и проявлять себя в роли советчика. Одновременно я ценю такое умение, как владение полной информацией, часть из которой, скажем, иногда руководителем может не улавливаться, и помощник, как палочка выручалочка, сможет вовремя предоставить нужную информацию. Короче говоря, он должен «дополнять общую картину», как Люда, например. (Смеется.)

Люда, а Вы как считаете, какие должны быть положительные качества у помощника? Назовите свои главные достоинства.

Л. П.: У вас много времени? (Смеется.) Вообще я тоже считаю, что помощник должен быть щепетильным, по крайней мере, во мне этого достаточно. Лично я очень педантично отношусь к процессу организации работы, и мне кажется, это один из главных плюсов помощника. У меня все разложено по полочкам. Равиль решает какие­то глобальные вопросы, так как он стратег. Я же тактик, занимающийся обычно деталями какого­либо процесса.

То есть у Вас своего рода взаимодополнение?

Л. П.: Да, именно взаимодополнение. Равиль, например, говорил о компенсации каких­либо недостатков руководителя через достоинства помощника. Я считаю это основополагающим моментом в отношениях между помощником и руководителем. Если они оба соглашаются с этими идеями, то в поведении помощника и руководителя прослеживается нужное взаимодополнение. Два полюса – инь и ян – становятся единым целым, и процесс работы протекает намного интереснее и легче.

А как достичь такого взаимодополнения?

Р. И.: Это личное дело каждого руководителя. Для меня, конечно, основное в работе – взаимодополнение, особенно если это касается отношений с помощником. Я скажу так: руководителю нужно уяснить, что он хочет видеть в процессе работы, точнее говоря, какими хочет видеть руководитель себя и своего помощника в этом процессе.

Давайте тогда перейдем непосредственно к основной нашей теме: роль помощника руководителя во время переговоров. Что вы можете сказать по этому поводу?

Р. И.: На мой взгляд, опять же, все зависит от того, какой руководитель. Если говорить непосредственно о подготовке к встрече, то этим должен заниматься помощник. Приведем пример: нам нужно организовать встречу с крупной компанией. Предположим, мы знаем, что эта организация хорошая, она платежеспособная, и нам нужна эффективность от будущих переговоров.

Но проблема здесь состоит в том, что нам тяжело начать разговор, т. к. эта организация выжимает слишком много, а иногда даже больше, чем мы можем дать. Нам в какой­то степени приходится идти на поводу. Я начинаю обсуждать этот вопрос с Людой, она все взвешивает: будет ли сейчас нам выгодна эта встреча или ее лучше отложить на потом. Люда говорит: «Да, нам выгодно с ними работать, но только в таком­то случае, с таких­то позиций». Здесь как раз и может пригодиться ее щепетильность: Люда способна найти нужную информацию, дойти до самых корней и уловить каждую мелочь, от которой может зависеть, состоится эта встреча вообще или нет.

Да, если говорить на языке цифр, мы можем здесь что­то потерять, но иногда нужно отойти назад, чтобы дальше прыгнуть.

Соответственно, основными функциями, которыми должен обладать помощник, будут: сбор какой­либо первичной информации, формулировка конкретного предложения, взвешивание различных подходов. Руководителю же остается только грамотно говорить в момент переговоров и потом при необходимости организовать неформальный стол. (Смеется.)

Я всегда хочу видеть в процессе переговоров нормальную, отлаженную работу. Я сам по себе контролер и постоянно задаю себе вопросы: «Что я продаю?», «Зачем?», «Какая нам от этого будет польза?» Соответственно, мне нужен энергичный человек, который умеет выстраивать отношения с подчиненными и заказчиками очень грамотно.

Л. П.: Согласна с Равилем. Я по натуре не переговорщик, больше занимаюсь анализом ситуации и высказываю свое мнение о чем­либо. Если, например, Равиль о чем­то забыл, я могу ему напомнить. Конечно, это частный случай. Вполне возможно, что у некоторых по­другому. Но нас все устраивает, и это, пожалуй, самое главное.

Существуют ли у вас какие­то определенные правила ведения переговоров или их подготовки?

Р. И.: Собственно, правил нет. Все зависит от ситуации, от потребностей клиента и от того, насколько они знают нас и насколько мы знаем их. С новым заказчиком поначалу могут возникнуть какие­то недопонимания, но они быстро проходят.

У нас здесь, в Уфе, все крупные игроки бизнеса видны как на ладони, и я знаком со многими лично. Следовательно, и коммуникация во время переговоров с ними будет совершенно другая, более, скажем, привычная.

Л. П.: Что касается подготовки переговоров, то для меня единственным правилом является «ничего не приукрашивать». Это нужно для правильной оценки своих позиций и позиций клиента.

Какой принцип вам ближе: «Красота спасет мир», «Ближе к делу» или «Сначала поговорим, а потом разберемся»?

Р. И.: Я придерживаюсь золотой середины. Наши отношения с помощником сугубо рабочие во время работы. Проще говоря, мы стараемся не отвлекаться от рабочего процесса, также происходит и на переговорах. Все формально. Иногда, конечно, можно и отвлечься на некоторое время.

А что касается запаха духов и одежды, то я к этому отношусь, снова повторюсь, очень щепетильно. Для меня это означает комфорт.

Когда обстановка комфортна, переговоры могут протекать совершенно по­другому. Мне вообще с людьми нужны такие отношения, при которых будет комфортно. Если этого нет, то работать мне будет просто неинтересно.

Л. П.: Я стараюсь следовать принципу «Ближе к делу». Я всегда разделяю такие вещи, как формальная беседа и неформальная. Но если говорить подробнее, принцип «Ближе к делу» не означает, что я стремлюсь быстрее закончить переговоры. Просто для меня данный принцип больше олицетворяет именно рабочий процесс и все, что с ним связано.

Спасибо за предоставленное время!

И Вам спасибо!

Что вы пожелаете нашим читателям в новом году?

Л. П.: Самое главное – здоровья! И чтобы ваши все самые заветные цели осуществились в новом году!

Р. И.: Встреча нового года – это всегда подведение итогов старого! Я желаю вам новых побед, новых знакомств, и пусть ваши даже самые смелые амбиции станут реальностью в новом году!