Автоматизированная система учета архивных документов «Архивный фонд»

Источник: Секретарское дело

С. Л. Кузнецов

Программный комплекс «Архивный фонд», его значение

Проблемы эксплуатации  4­й версии ПК «Архивный фонд»

Перспективы развития ПК «Архивный фонд» – «Фондовый каталог» – «Центральный фондовый каталог»

По мере распространения автоматизированных технологий все министерства и ведомства стали создавать автоматизированные системы учета, электронные картотеки, обеспечивающие удобство поиска и оперативного использования информации об объектах учета в масштабах всей страны.

В соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве на него возложена работа по ведению государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Создание единой автоматизированной системы учета документов Архивного фонда РФ – важная государственная задача, и наполнение такой автоматизированной учетной системы зафиксировано во всех основных планах, стратегиях и целевых программах: «План реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 года», федеральная целевая программа «Культура России» (2006­2011 годы), Программа информатизации архивного дела до 2020 года и др.

Создание единой государственной автоматизированной системы учета документов Архивного фонда РФ должно стать основой для организации общегосударственной системы хранения оцифрованных документов и документов в электронной форме в государственном масштабе. Основой такой системы сегодня является программный комплекс «Архивный фонд», который архивные учреждения уже не один год используют для организации государственного учета документов Архивного фонда РФ. Уже много сделано и в ближайшее время будет завершена работа по наполнению системы информациией о всех фондах государственных архивов. В ряде регионов завершается работа и по занесению информации о имеющихся в архивах описях дел. Параллельно ведется оцифровка описей дел, что позволяет наполнять программу более детальной информацией о содержании архивов вплоть до уровня дела. Более того, многие архивы в субъектах федерации уже активно ведут работу по внесению в систему информации о документах и оцифрованных образов документов, что превращает программный комплекс в полнотекстовую систему, хранящую не только информацию о делах, но и сами документы. В отдаленной перспективе мы должны получить систему, хранящую информацию о всех 248 миллионах дел открытого хранения и включающую в себя образы миллионов уникальных и особо ценных документов.

4­я версия программы «Архивный фонд», используемая архивистами сегодня и разработанная компанией «Электронные офисные системы», представляет собой значительный шаг вперед по сравнению с третьей версией. Она написана на стандартной, хорошо масштабируемой платформе, которая позволяет использовать клиент­серверные технологии, разворачивая программу на любом необходимом количестве компьютеров в локальной сети архивного учреждения. Современные технологии предполагают, что с программой активно работают многие сотрудники архива, а также доступ к системе имеют и посетители читального зала. Эти возможности не могла обеспечить 3­я версия программы, написанная на языке FoxPro и имеющая проблемы совместимости с современными операционными системами, возможности ее развития исчерпаны.

При создании 4­й версии был полностью переработан интерфейс программы, добавлено много новых возможностей по вводу информации о различных типах документов, формировании стандартных отчетных форм. Фактически 4­я версия программного комплекса «Архивный фонд» – это совершенно новая программа, краеугольный камень единой автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда РФ.

Безусловно, существующая 4­я версия программного комплекса (ПК) «Архивный фонд» не лишена недостатков.
Во­первых, это сложность инсталляции (установки) программы. Для установки программы на  отдельный компьютер, что характерно для большинства архивов, требуется подключение дополнительных компонентов Windows, установка Microsoft SQL Server 2005 Express Edition with Advanced Services SP3. Причем при установке на современную операционную систему Windows 7 – обязательно надо использовать именно версию с третьим сервис­паком. Более того, уже после установки Microsoft SQL Server 2005 требуется вручную внести изменения в его настройки. И только после этого можно приступать к установке собственно ПК «Архивный фонд», которая также происходит в два этапа – создание базы и установка клиентской части программы. Надо отметить, что программа работает и на новых компьютерах с установленной 32­битной или 64­битной версией Windows 7, некоторые проблемы могут возникнуть только с 64­разрядной версией MS Office 2010, но она сегодня используется крайне редко.

Во­вторых, много проблем возникает при загрузке в программу БД 3­й версии «Архивного фонда». Ошибки и отклонения от типовой схемы заполнения полей в третьей версии системы могут повлечь за собой неправильную загрузку базы в четвертую версию программы. А так как система сложная, с большим количеством полей, и отличия в 3­й и 4­й версии программы значительны, проблемы возникают достаточно часто. Поэтому при переходе на 4­ю версию программы важно выборочно проверить заполнение всех полей, формирование справочников и отчетов в 4­й версии «Архивного фонда», сохранив в то же время отдельно 3­ю версию системы для сравнения и выверки значений.

Кроме того, пользователи сталкиваются с большим количеством более частных проблем, связанных с некорректной работой отдельных полей, сложностью пересчета данных, а также с тем, что программа не полностью учитывает многочисленные особенности работы и специфические требования для отдельных архивов, фондов, видов носителей
и т. п.– например проблемы возникают с учетом аудиовизуальных материалов, особенно в цифровой форме.

Все замечания и пожелания по усовершенствованию программы собираются Федеральным архивным агентством и систематизируются для использования при подготовке технических заданий для дальнейшего развития системы.
Программа «Архивный фонд» является основой программного комплекса. Ее дополняет программа «Фондовый каталог», которая позволяет объединять базы данных, создаваемые в ПК «Архивный фонд», создавая обобщенную БД на уровне субъекта федерации. Вершиной программного комплекса является программа «Центральный фондовый каталог», объединяющая базы, сформированные в субъектах федерации в единую общегосударственную базу данных – систему государственного учета документов Архивного фонда РФ.

В настоящее время уже заключен контракт на доработку ПК «Архивный фонд» и всего комплекса программ, включая «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог».

В рамках указанного комплекса работ проводится модернизация программного комплекса «Архивный фонд» (4­я версия), в ней будут исправлены проблемы, возникавшие в 4­й версии с реквизитом «Историческая справка», она была большого размера, с представлением дат ранее 01.01.1753, исправлены другие недоработки, переписаны руководства пользователя, технолога и администратора.

Также разрабатывается полнофункциональная 3­я версия программы «Фондовый каталог», которая сможет загружать в себя и объединять БД, создаваемые в 4­й версии ПК «Архивный фонд». Это решит большую проблему, так как значительная часть архивных учреждений уже перешла на использование ПК «Архивный фонд» 4­й версии, а программы, которая могла бы объединить создаваемые в этой версии программы базы, пока нет.

Одновременно разрабатывается программа «Центральный фондовый каталог», которая будет функционировать в Росархиве и в которую будут загружаться БД, формируемые в субъектах федерации в программе «Фондовый каталог».

Программа обеспечит создание научно­справочного аппарата к архивным документам, в том числе автоматизированное ведение
каталогов на основе содержащегося в программном комплексе Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации.

Если мы хотим сделать действительно универсальную общегосударственную систему учета, то она должна учитывать все особенности работы со всеми видами документов, типами носителей информации и охватывать все потребности архивов и архивных органов.

В рамках данного контракта также предполагается разработать механизм интеграции системы с интернет­порталом «Архивы России» с возможностью доступа к данным системы через Интернет. В дальнейшем эта технология может быть использована и в регионах для обеспечения доступа граждан к информации о фондах, описях и делах, хранящихся в том или ином архиве, через сайт этого архива или раздел сайта, посвященный архивам на сайте субъекта федерации или муниципального образования.

Сегодня многие архивы ведут работу по оцифровке описей, уникальных и особо ценных документов, имеют у себя те или иные электронные картотеки, базы данных и рассматривают вопрос о создании новых автоматизированных систем.

Однако если мы говорим о том, что вся информация о фондах, описях и делах, включая оцифрованные документы, будет вноситься в единую автоматизированную систему государственного учета документов Архивного фонда РФ в формате программного комплекса «Архивный фонд» – «Фондовый каталог», и именно эта система является «краеугольным камнем» для дальнейшей организации работы с электронными документами и будет развиваться, то в этом случае архивам явно нецелесообразно создавать какие­то другие базы данных и свои автоматизированные системы, учитывая, что в конечном счете информацию из них все равно придется переносить в ПК «Архивный фонд».

В целом, если исходить из общей задачи интеграции БД и стремлении к однократности ввода данных в компьютеризированные системы, число используемых архивистами баз данных должно сокращаться и они должны максимально унифицироваться для облегчения интеграции.

Соответственно, и по уже имеющимся автоматизированным БД имеет смысл уже сейчас активно прорабатывать возможность переноса информации из них в ПК «Архивный фонд».

А при модернизации таких программ –  обязательно закладывать в техническое задание создание коннектора, программы для экспорта данных в ПК «Архивный фонд». Последние годы ведется большая работа по сканированию и обработке описей дел с внесением информации о всех делах в единую систему государственного учета документов Архивного фонда РФ.

При этом отдельную проблему составляют старые рукописные описи, которые сегодня приходится вводить вручную. Сейчас решение по качественному распознаванию рукописного текста появилось, планируется его тестирование. Конечно, идеальное распознавание мы вряд ли когда­нибудь получим, так как во многих случаях даже опытный архивист может лишь догадываться, какое именно слово написано, но существенное ускорение работы мы, возможно, получим.

Еще одно направление, в котором предстоит развитие системы, – это импорт документов из ведомственных СЭД.
Так как программный комплекс «Архивный фонд» обеспечивает широкие возможности по учету документов, он может быть использован и в ведомственных архивах. В этом случае прием дел на государственное хранение может сопровождаться передачей соответствующего годового раздела учетной БД, что существенно снизит нагрузку на государственные архивы в области ведения учета и ускорит введение переданных на постоянное хранение документов в оборот.

Каждый год в организациях – источниках комплектования государственных архивов создаются сотни тысяч и миллионы листов документов постоянного и долговременного сроков хранения. И каждый год промедления в организации ведомственного хранения и передачи на государственное хранение электронных документов (или копий документов) – это огромные затраты в дальнейшем на сканирование документов, которого можно избежать уже сегодня, организовав импорт электронных образов документов из существующих СЭД.

Много говорят о проблемах юридической силы электронных документов. Но когда сканируются документы для наполнения БД – фактически просто создается фонд пользования, удобное средство получения информации о документах. Никто никогда и не говорил об уничтожении оригиналов архивных дел. Поэтому, организовывая импорт электронных образов документов из ведомственных систем электронного делопроизводства, мы тем самым снимаем необходимость сканирования этих документов в дальнейшем.
Однако для совместимости систем СЭД и ПК «Архивный фонд» предстоит еще проделать большую работу. Существенную помощь при этом в организации передачи данных может оказать новый ГОСТ «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению», разработка которого должна завершиться в этом году.

В целом сегодня на государственном уровне самым активным образом решается вопрос о расширении сферы использования документов в электронной форме, разрабатываются перечни документов, предоставление и получение которых  будет осуществляться только в электронном виде.

И это значит, что мы должны активно готовиться к работе в архивах с электронными документами.