Источник: Секретарское дело
Р. Р. Шарипова, начальник отдела документационного обеспечения, Волгоград
Деятельность любой компании основана на взаимоотношениях с внешней средой, которые оформляются договором. Но прежде чем заключить договор с той или иной компанией, необходимо тщательно проверить все положения предлагаемого к подписанию документа, на основании которого будут складываться дальнейшие отношения организаций-партнеров. Договорная работа в организации должна обеспечивать соблюдение ее экономических интересов во взаимоотношениях с контрагентами. Для этих целей в любой компании организуется процесс согласования договоров, поступающих от контрагентов или создаваемых на предприятии, определенным перечнем служб. В обычной практике договор подлежит согласованию с юридической службой, бухгалтерией, финансово-экономической службой, службой экономической безопасности, в зависимости от структуры предприятия и утвержденных внутренних регламентов. Процесс согласования договоров может выглядеть как движение документа из кабинета в кабинет с приложенным визовым листом на бумажном носителе или может быть автоматизирован, что значительно повышает эффективность согласования документов и исключает их утерю, а также сокращает время прохождения от визирующего к визирующему. Более того, в зависимости от программного продукта, который используется на предприятии для автоматизации документооборота, можно видеть, например, специалисту, курирующему договор, все замечания, излагаемые визирующими, и контролировать место нахождения документа на любом этапе его согласования.
В статье мы рассмотрим порядок работы с договорами в процессе их создания, согласования, подписания, контроля исполнения, организованный на предприятии при помощи механизмов типовых маршрутов в СЭД DIRECTUM. На анализируемом предприятии при внедрении системы электронного документооборота были разработаны два типовых маршрута: «Договоры входящие» — для согласования поступающих договоров контрагентов, и «Договоры исходящие» — для согласования договоров, инициируемых самим предприятием.
Участниками данных типовых маршрутов в процессе согласования договоров являются:
куратор — сотрудник, работающий с договором контрагента, отвечает за связь договора контрагента с системой управления бюджетом подразделения;
руководитель куратора — непосредственный руководитель (начальник отдела);
директор управления — директор управления, в котором работает куратор;
подписывающий — должностное лицо, которое подписывает бумажный оригинал договорного документа;
визирующие — список сотрудников организации, которые визируют договор;
начальник юридической службы — начальник юридического отдела;
сотрудник юридического отдела — сотрудник юридического отдела, ответственный за подготовку и оформление договора;
ответственный за ДОУ юридического отдела — регистрирует договор в юридическом отделе.
Перейдем к описанию процесса согласования договора при помощи СЭД DIRECTUM внутри организации, поступившего в организацию от контрагента. Данный процесс отражен в типовом маршруте «Договоры входящие», который мы более подробно изложим в настоящей статье. (Схема маршрута представлена на рис. 1.) Маршрут состоит из нескольких этапов.
Этап создания договора контрагента в СЭД
На данном этапе куратор сканирует договор контрагента и заносит в систему DIRECTUM, создает электронный документ «Проект договора контрагента» из файла.
Созданный электронный документ кураторподписывает ЭЦП и создает задачу с использованием типового маршрута «Договоры входящие».При выборе данного маршрута появляется окно «Параметры маршрута», в котором указывается документ-вложение и выбирается подписывающий, так как договоры могут быть подписаны как руководителем организации, так и директором управления на основании соответствующих правовых документов.
Этап утверждения проекта договора контрагента
На данном этапе проект договора контрагента получает руководитель куратора.
Все замечания и уточнения по документу руководитель куратора указывает в поле текста задания, после этого подписывает документ ЭЦП, нажимает кнопку «Выполнить» и выполняет задание с результатом «Согласовано».
Если руководитель куратора считает, что дальнейшая работа по договору нецелесообразна, то нажимает кнопку «Выполнить» и выполняет задание с результатом «Прекратить работу». Работа по маршруту прекратится.
Далее проект договора контрагента получает директор управления. Это следующий этап. Функционал механизма на данном этапе в маршруте идентичен, как и на этапе согласования проекта договора руководителем куратора.
Этап назначения исполнителя по договору
После согласования проекта договора внутри подразделения куратора начальник юридической службы получает задание на рассмотрение проекта договора контрагента.
Начальник юридического отдела назначает сотрудника юридического отдела исполнителем по данному договору и ответственного за ДОУ юридического отдела регистратором проекта договора контрагента.
Далее документ попадает на Этап регистрации проекта договора, на котором ответственный за ДОУ юридического отдела регистрирует договор с использованием модуля «Канцелярия», и на Этап рассмотрения договора контрагента исполнителем юридического отдела.
Этап рассмотрения договора контрагента исполнителем юридического отдела
На данном этапе сотрудник юридического отдела рассматривает проект договора контрагента, анализирует уточнения и замечания, сделанные на предыдущих этапах. При необходимости создает протокол разногласий, проверяет возможность заключения договора (наличие копий учредительных документов, отзыв о деловой репутации контрагента и т. д.). Если сотрудник юридического отдела не обладает необходимыми документами для заключения договора с данным контрагентом или у сотрудника юридического отдела есть какие-либо замечания по договору, то в тексте задачи сотрудник указывает перечень необходимых документов, нажимает кнопку «Выполнить» и выполняет задачу с результатом «Задание куратору». Если все необходимые документы для принятия решения присутствуют и замечаний нет, то сотрудник юридического отдела нажимает кнопку «Выполнить» и выполняет задание с результатом «На визирование».
На Этапе задания куратору куратор добавляет в задачу требуемые сотрудником юридического отдела документы или уточняет у контрагента нужные сведения, нажимает кнопку «Выполнить» и выполняет задание с результатом «Задание выполнено». Запустится новый цикл работ по тому же маршруту.
Полный текст читайте в печатной версии журнала Секретарское дело