Источник: Секретарское дело
Лиза Хворс
Cекретарь – это должность с максимальной ответственностью. Он все знает, а если не знает, то должен узнать в ту же минуту, как услышал вопрос. Секретарь – это хозяин офиса, секретарь приходит раньше всех и уходит последним. Это лицо компании, справочное бюро, финансист, психолог, менеджер антикризисного управления, оператор по работе с любой оргтехникой, даже барриста. И все это в одном человеке.
Найти надежного личного помощника не такто просто, и кому захочется его лишиться. Это верно, но так уж исторически, а в некотором роде и ментально у нас сложилось, что полномочия секретаря никому не кажутся чемто из ряда вон выходящим и зачастую прописаны только общими фразами. Поэтому на данной позиции легко допустить несколько простых ошибок, за которые можно быстро и надолго потерять работу, если начальник, ставший к тому моменту уже бывшим, в порыве возмущения забудет о деловом этикете и оставит отпечаток на профессиональной репутации нерадивого секретаря.
Мы опросили многих начальников, имевших богатый опыт по части текучести секретарских кадров в их компаниях, а также разобрали немало писем с рассказами от тех, кого увольняли с позиции «секретарьреферент». Надо сказать, истории имели сильный перекос то в одну, то в другую сторону – в зависимости от того, кем они были рассказаны, секретарем или начальником. Потерпевшими, конечно, можно назвать обе стороны. Начальник лишается помощника, который уже введен в курс дела и к которому привыкли сотрудники, и впереди знакомством с новым человеком. А секретарь, понятное дело, – работы. Но зачастую истории оказались так эмоционально насыщены, что мы решили не приводить цитат, а систематизировать случаи на основе примеров из жизни.
1. Опоздания
Тут все понятно – за опоздания, скажете вы, любого сотрудника могут уволить. Но нет. Особенно когда секретарю нужно выполнять полный пакет обязанностей офисменеджера, то есть следить, чтобы у всех были свои ручки, чашки, плюшки и исправно работала кофеварка, ему, конечно, допустимо задерживаться. Но в этом легко можно потерять чувство меры. Из недели в неделю Валентина Георгиевна наблюдала, как офис стекается на рабочие места часам к 12. В то время как рабочий день начинается
в 10. Кабинет босса спозаранку тоже пустует. Секретарь пришла в полодиннадцатого – на работу это не повлияло. В одиннадцать – тоже. Прошло несколько месяцев. Ситуация стабильна. И вот в один прекрасный день секретарь приходит после 11 утра на работу, уже как обычно, а в офисе полно народу, и вокруг кабинета начальника высокая активность. В это позднее утро босс повернулся и сказал: «Вы два месяца являетесь в офис к обеду. Мне такой секретарь не нужен». Ошарашенная Валентина Георгиевна не нашлась, что сказать.
2. Хамство
Знание основ психологии и толерантность. А в народе говорят и более емко – «отмороженность». Это то, чем надо уметь пользоваться. Как гласит восточная мудрость: слушай, делай, но не реагируй. Всем секретарям хорошо бы выдавать абонемент в школу йоги, чтобы регулярные медитации помогали успокаивать ум и развивали такие качества, как всепрощение и любовь к ближнему. Поскольку этот самый ближний к секретарю, а в особенности к секретарше, зачастую суров. Хамят и срываются часто, потому как, на кого еще, но и априорного уважения к этой профессии поменьше, чем к шефповару. Увольнение, конечно, угрожает не тогда, когда хамят секретарю, а когда он не выдерживает и отвечает тем же. Хотя одну знакомую Леночку уволили совсем не за то, что она отвечала хамством на хамство. Она хамила чуть ли не «с порога». У Леночки был красный диплом Финансовой академии, но в силу кризисных обстоятельств и больших амбиций работа по душе Леночке все не находилась. А работа секретарем Леночку внутренне подавляла и внешне унижала. После ее незамысловатой фразы клиенту: «Я не для того училась, чтобы вам кофе носить» – начальник решил, что и правда – не для того.
И Леночку уволили.
3. Курение
А вот эта тема не так проста, как может показаться. Из полученных нами историй есть как минимум три совершенно непохожих.
Ситуация, когда в офисе нельзя курить, а секретарь решение курить еще окончательно не принял, то есть не сдержался и закурил. Это, конечно, может вызвать и гнев, и скандал, и громкие фразы в духе: «Вас же предупреждали». Но это и так всем понятно. Гораздо коварнее могут быть случаи, если в офисе курить разрешено. Первый вариант: вы слишком часто ходите курить. Второй: вы закурили прямо на рабочем месте, как это делает ваш начальник. А что положено Юпитеру, не положено быку. А в качестве третьего: еще один эпизод из секретарской жизни. Начальница както в понедельник обратила внимание, что ее секретарь Татьяна курит балийские сигареты, на ненавязчивый вопрос о выходных девушка улыбнулась и честно ответила, что только утром прилетела. Секретарь к тому же была молода, прекрасна и свободна. Поразмыслив, начальница попрощалась с Татьяной, резюмируя свое решение вслух одному из помощников: «У нас тут пахать надо, на Бали не разъездишься».
Полный текст читайте в печатной версии журнала Секретарское дело