Новый стандарт на системы электронного делопроизводства

Источник: Секретарское дело

С. Л. Кузнецов

• ГОСТ Р 53898­2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».
• Организация межведомственного документооборота.
• Использование XML­формата.
• Элементы электронного сообщения.

1 августа 2011 года вступает в действие новый ГОСТ. Принятие этого стандарта очень актуально в связи с повсеместным переходом к современным компьютеризированным технологиям делопроизводства и электронному документообороту. Это ГОСТ Р 53898­2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

Официальная редакция стандарта размещена на сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (www.gost.ru)1. И хотя пользоваться стандартом на этом сайте очень неудобно (ГОСТ разбит на отдельные страницы, которые нельзя увеличить или скопировать), тем не менее надо учитывать, что это официальная публикация, а многие тексты стандарта, которые можно найти на других сайтах в сети Интернет, зачастую представляют собой рабочие версии, отличающиеся от окончательного официального издания. Поэтому ориентироваться в работе необходимо именно на официальную публикацию. Также стандарт доступен для приобретения через официальный интернет­магазин Федерального государственного унитарного предприятия «Российский научно­технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия»
(ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ»)2.

Задача организации электронного документооборота ставилась в нашей стране уже давно. Еще в первой редакции Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002–2010 годы), утвержденной 28 января 2002 г. постановлением Правительства РФ № 65, говорилось о необходимости осуществить «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления». Однако, хотя за первое десятилетие XXI века практически все федеральные органы исполнительной власти, многие учреждения и предприятия установили у себя те или иные системы автоматизации делопроизводства, обмен документами между ведомствами по­прежнему происходил в традиционной бумажной форме в виде писем, телеграмм и факсов. Это существенно ограничивало возможности автоматизации сферы ДОУ, не позволяя перейти к работе с электронными документами.

22 сентября 2009 года Правительство РФ своим постановлением № 754 утвердило «Положение о системе межведомственного электронного документооборота»3. Благодаря этому постановлению и последующим решениям Правительства РФ положение сдвинулось с мертвой точки и начался быстрый переход к работе с электронными документами. Однако на рынке средств СЭД присутствует множество разработчиков и поставщиков самых различных программных продуктов для автоматизации делопроизводства. Более того, не редкость организации, где используются собственные, сделанные на заказ разработки. В связи с этим очень остро встал вопрос о необходимости единого формата обмена документами, на который могли бы ориентироваться все разработчики средств СЭД и который обеспечил бы прием­передачу документов между любыми системами электронного делопроизводства. Именно эту задачу и решает принятый в октябре 2010 года ГОСТ Р 53898­2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами.

Требования к электронному сообщению» (Electronic records management systems. Interaction between records management systems. Electronic message specifications).

В дополнение к основным определениям, установленным в ГОСТ Р 51141­98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р ИСО 15489­1­2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Управление документами. Общие требования», в новом стандарте установлены определения для таких терминов, как «дополнительные материалы к документу», «информационное взаимодействие систем управления документами», «отправитель электронного сообщения», «получатель электронного сообщения», «регистрационно­контрольные данные о документе», «XML­документ», «электронное сообщение».

Наиболее важными представляются три определения. Главное – это «информационное взаимодействие систем управления документами», определяемое как «обмен между двумя системами управления документами электронными сообщениями заданного вида и по правилам и в порядке, определенными настоящим стандартом». Тут ключевое то, что обмен сообщениями осуществляется именно по правилам, установленным данным стандартом.

2 http://www.standards.ru/

3 См.: Кузнецов С. Л. «Электронное правительство» и организация межведомственного электронного документооборота // Делопроизводство, 2010 № 3.

Полный текст читайте в печатной версии журнала