На первый взгляд, работа секретарей, референтов, помощников руководителя кажется пустяковой профессией. Принимать звонки, рассылать факсы, просматривать почту, мило улыбаться гостям начальника – что в этом сложного? Но все не так просто.
Ольга Бушуева
Надо обладать железными нервами, чтобы быть приветливым каждый день с одним и тем же человеком.
Бенджамин Дизраэли
Как и у всех специальностей, здесь есть своя иерархия, и требования к секретарям разного уровня, естественно, отличаются друг от друга, при этом существует какойто обязательный набор требований. Поставив перед собой задачу понять, каково состояние спроса и предложения на данную вакансию в Казани, я пришла к следующим выводам.
На сегодняшний день рынок труда Казани не пестрит объявлениями о желании принять к себе на работу секретарей, а предложение явно превышает спрос. Но как мне ответили во многих кадровых агентствах города, на все это есть одна объективная причина – недавний кризис.
Не все предприятия еще оправились и, как следствие, стараются экономить на всем, да и люди, раньше легко меняющие места работы, теперь стараются попросту удержаться на своем собственном и очень осторожно относятся к интересным предложениям со стороны работодателей.
Какие же требования предъявляют к соискателям в этом городе? Абсолютно такие же, как и везде!
Менеджер по подбору персонала Эльвира Губайдуллина
обозначила следующие характеристики: «Главными качествами любого секретаря должны быть грамотность, внимательность, чуткость, оперативность, доброжелательность, вежливость. Обязательно наличие высшего образования, приятная внешность, умение одеваться и держать себя, способность вести переговоры, поддержать беседу, и очень важно наличие собственного стиля.
Никогда нельзя забывать, что секретарь – это лицо фирмы!
Не надо думать, что возраст и внешний вид – это главные параметры. Серьезные и крупные компании выбирают себе сотрудников более зрелых и опытных. И, естественно, уровень заработной платы зависит от квалификации и наличия особых навыков и знаний. Среди них владение иностранными языками, знание документооборота, уверенное использование тех или иных программ и прочее».
Свое мнение по этому вопросу высказала Екатерина Савчук, специалист по подбору кадров, в казанском филиале кадрового агентства «АНКОР»: «В настоящее время на рынке труда наблюдается рост спроса на квалифицированных сотрудников в административной области и pr.
В то же время квалифицированный персонал стал дефицитом. Особенно ценятся сотрудники, владеющие свободным английским языком. На них сейчас ведется настоящая «охота». Помимо свободного владения ПК и наличия определенного опыта работы, необходимо обладать также и определенными человеческими качествами, такими как тактичность, организованность, стрессоустойчивость, гибкость.
Многие сотрудники рассматривают должность персонального ассистента как хороший старт, трамплин для достойной карьеры. Действительно, это замечательная возможность набраться опыта, а возможно, и показать себя. В настоящее время работодатели все более и более жестко подходят к выбору административного персонала. На выбор работодателя может повлиять опыт кандидата в крупных компаниях, знание одного и более иностранных языков, опыт ведения первичной документации и так далее. Такие сотрудники гораздо ценнее и стоят дороже на рынке труда».
В Казани зарплаты секретарей находятся в диапазоне от 7 000 и до 30 000, таким образом, в среднем секретарьреферент получает от 10 000 до 20 000. Но что же на практике является важным в работе помощников руководителей? Как им удается достойно представлять свою фирму? Как они держат шефа в курсе всех происходящих событий? И о чем нельзя забывать, даже если вы уже набрались опыта?
Ответить на эти вопросы нам помогла пресссекретарь генерального директора
ОАО «Бахетле» Валентина Алексеевна Моисеева:
— Когда работаешь рядом с руководителем, нельзя оставлять без внимания ни одной детали, потому что незначительная информация может оказаться существенной для начальника.
Всегда тренируйте память – каждый день вам необходимо держать в голове очень много разной информации. Руководитель не должен задумываться о точном времени вылетов, заказе гостиниц и так далее. Для этого есть помощник, который обязан точно знать, когда назначена та или иная встреча, знать даты командировок, всегда обо всем вовремя напомнить – у начальника есть много важных производственных вопросов.
Например, Муслима Хабриевна очень много читает. Каждое утро нам приносят свежие газеты, и она их все прочитывает. Я в свою очередь ежедневно просматриваю прессу и штурмую Интернет, потому что, как пресссекретарь, я всегда должна знать не только то, что происходит в нашей компании и чем мы делимся с журналистами, но и что другие думают и пишут о нас. Не всегда журналисты согласуют с нами ту или иную информацию, тем более если она носит некоммерческий характер. Я постоянно сообщаю об этом руководителю, чтобы она была в курсе событий и мнений.
И подытоживая вышесказанное, хочу отметить, что, занимая такую должность, все время нужно всесторонне развиваться: конечно же, много читать, тренировать память, всегда все держать под контролем, четко знать фронт своих работ. Очень важно уметь понимать руководителя с полуслова, предугадывать его мысли, ловить их «на ходу». Все это приходит с годами: ты привыкаешь к его ритму жизни, его характеру. Я не так много лет работаю с Муслимой Хабриевной, но постоянно стараюсь всему этому научиться.
Полный текст читайте в печатной версии журнала Секретарское дело