Источник: Секретарское дело
Надежда Ерохина, управляющий партнер Бюро событий Z-orange
«Не вешайте меня... Вы за это будете гореть в аду...» – истошно и вполне натурально (как в кино) вопила девушка на эшафоте. Такую картину мы увидели, посетив очередное мероприятие тим-билдинга компании – гостя номера.
В каких случаях следует проводить корпоративные мероприятия, например: с приходом новых сотрудников, для укрепления командного духа, в кризисных ситуациях?
— Корпоративные мероприятия – это очень мощный инструмент мотивационной программы. Они занимают одно из ключевых мест в корпоративной культуре любой организации. С помощью корпоративного отдыха можно решить очень серьезные задачи, такие как объединение сотрудников, раскрытие их внутреннего потенциала, интеграция в коллектив новых руководителей, поощрение и награждение сотрудников. Все это мощные нематериальные мотивационные стимулы, позволяющие повысить лояльность сотрудников к компании. И если грамотно организовать корпоративное мероприятие, то эффект от него будет колоссальным.
По традиции, подобные мероприятия устраивают два раза в год – это летние командообразовательные, спортивные программы и новогодние мероприятия, где подводятся итоги, проходят награждения лучших сотрудников и т. д. Также это день рождения компании, который, как правило, не привязан к определенному сезону.
Помимо этого, при проведении мероприятий для сотрудников хорошо раскрывается творческий потенциал: иногда коллеги из соседних отделов почти ничего не знают друг о друге. Мероприятия дают возможность познакомиться и лучше узнать друг друга. Потом оказывается, что рядом работают такие интересные и талантливые люди, а мы об этом даже не подозревали!
Почему компании, имеющие в штате event-менеджера, все равно обращаются к услугам event-агентств?
— К сожалению, не во всех компаниях есть такая должность, как event-менеджер, организация мероприятий порой ложится на плечи сотрудников отдела персонала или отдела маркетинга.
Главная задача event-агентства – предложить интересный вариант решения задач, поставленных клиентом, а затем реализовать его на 100 %.
В чем суть агентства? Можно сказать, что агентство – это своеобразный фильтр, который позволяет, помогает из океана развлекательных услуг подобрать то, что подходит именно вам...
Для того чтобы организовать действительно интересное мероприятие, нужно провести массу подготовительной работы. Одному человеку зачастую сложно отобрать подходящие площадки, правильно рассчитать необходимое количество звукового и светового оборудования, выбрать из сотни артистов именно тех, кто нужен.
В агентстве работают высококлассные специалисты, профессионалы в своей области.
Наше агентство заранее отбирает подрядчиков. Есть пул, с которым мы работаем уже давно, а каждый новый подрядчик проходит тщательную проверку. Прежде чем пригласить артиста, мы наблюдаем за его работой на различных мероприятиях и оцениваем возможность его участия в наших проектах. Но главное, в штате агентства есть креаторы, главная задача которых, исходя из поставленных задач, множества не связанных между собой номеров и активностей, придумать и реализовать интересную концепцию.
В настоящее время найти артистов на мероприятие может любой event-менеджер в Интернете – есть специализированные сайты. Но создать концепцию, драматически объединить все это одной идеей, учесть все варианты и подводные камни – очень сложная работа, люди учатся этому годами.
Какая существует разница в работе с маленькими и большими компаниями при работе с их сотрудниками?
— Разница колоссальная, абсолютно разная механика проведения мероприятия. То, что хорошо будет для пятидесяти человек, возможно, не подойдет для пятисот. И наоборот. Возьмем летние мероприятия: если для больших компаний очень востребованы такие форматы, как спартакиада, FamilyDay, где каждый может выбрать из множества активностей именно те, которые ему больше нравятся, то для компаний с незначительной численностью сотрудников больше подойдут такие форматы, как квесты, сплавы, различные ролевые тим-билдинги, где все выполняют одинаковые задания.
Как определить компании какого рода мероприятие провести для сотрудников?
— Все зависит от внутренних целей, которые преследует компания, принимая решение о проведении корпоративного мероприятия.
Мы обязательно встречаемся с заказчиками, никогда не высылаем предложение по запросу. Если нам звонят, просят прислать прайс по нашим услугам, мы отказываемся от таких проектов. Нужно обязательно встречаться, и в личной беседе с event-менеджерами или персоналом, который отвечает за организацию мероприятий, мы выясняем, что может быть интересно, знакомимся с персоналом и подбираем именно тот вариант, который подойдет этой компании. В основном у компаний уже есть большой опыт в проведении корпоративных мероприятий, сотрудники рассказывают, что было в прошлом, какие плюсы и минусы они могут выделить.
Event-рынок у нас достаточно насыщен, и многие компании уже играли в пиратов, делали веревочные квесты и и т. д. Поэтому мы стараемся не просто предложить набор конкурсов, а объединить все единой, интересной концепцией. Ведь любую идею, будь то пионерский слет или пиратская вечеринка, можно реализовать по-разному. То есть это будут два абсолютно непохожих друг на друга мероприятия.
Таким образом, нельзя сказать, что для одной цели у нас лучше пойдет формат игры в стиле пираты, а для другой городской квест?
— Что такое тематика? Это всего лишь форма, обертка от конфеты. Самое главное то, что внутри: какими заданиями, испытаниями или какими визуальными эффектами мы это наполним. Главное – это содержание. Именно оно позволяет достичь целей, которые ставятся заказчиком перед организаторами.
Здесь очень важно, что заказчики хотят получить в итоге: например, если есть потребность повысить лояльность сотрудников, познакомить членов семей сотрудников с компанией, то можно организовать летнее мероприятие в формате «День семьи», на которое приглашаются не только сотрудники, но и их родные.
Или еще один интересный случай из нашей практики: иностранная компания, 90 % топменеджеров – экспатрианты, которые приехали в Москву работать по контракту. Перед нами стояла задача интегрировать их в коллектив и познакомить с достопримечательностями Москвы. Нами был разработан увлекательный квест по достопримечательностям Москвы по книге В. Гиляровского «Москва и москвичи». Сотрудники делились на команды таким образом, чтобы в каждой обязательно был экспатриант. Все остались очень довольны, а главное, мы достигли поставленных целей и наладили коммуникацию между сотрудниками и топ-менеджментом.
За все время существования компании Z-orange Вы наблюдали, как проходят тим-билдинги. Как в целом проходят игры?
— Если говорить о командообразовании, проблема больших корпораций в том, что люди не знают друг друга и общаются очень узким коллективом на уровне своего отдела, и перед нами стоит задача их познакомить, объединить, значит здесь должна быть командная игра. Такие игры лучше проводить летом. Самый сезон. Деление на команды происходит в хаотичном порядке. Сотрудники не знают изначально, кто с кем и в какой команде будет играть. Команды проходят испытания на физическую и интеллектуальную подготовку. Например, игры при помощи карманных персональных компьютеров нацелены на то, чтобы охватить все категории сотрудников: такие игры сочетают в себе задания на смекалку, креативность, находчивость, т. е. задания строятся по принципу «чтобы всем было интересно». В любом коллективе есть сотрудники, которые не любят активные игры, и для таких людей организуется командный пункт с табло, где они могут болеть за свои команды, смотреть, как те проходят задания. Здесь же организуется тотализатор. Можно внедрить агента команды, с которым будут связываться игроки, чтобы у получить у него подсказку. Таким образом, в игре участвуют все сотрудники.
Если в компании любят экстремальные виды спорта (есть и такие, особенно если это молодой коллектив), то сотрудникам подойдут такие активности, как сплавы или джиппинг. Мы разрабатываем маршрут, задания, предоставляем джипы, и коллектив отправляется навстречу приключениям. А на финише участников ждет полевая кухня.
Если мы говорим о юбилее компании, то здесь уже абсолютно другие цели и принцип построения мероприятия. В этом случае у нас формат более светский, спокойный. Для таких мероприятий хорошо подойдут ролевые сюжеты, когда агентство вместе с сотрудниками делает постановку мюзикла, КВН или концерт Allstars, с приглашением режиссеров постановщиков, хореографов, где настоящими звездами вечера становятся непосредственно сотрудники. Мы ищем таланты внутри коллектива и вместе с профессионалами помогаем раскрыться внутреннему творческому потенциалу. Это тоже командообразование. Плюс ко всему люди готовятся к мероприятию на протяжении длительного времени, а значит, живут идеей предстоящего действа.
Таким образом, мы позволяем людям на работе реализовывать свои творческие потребности. Это очень повышает лояльность сотрудников: ведь на самом деле каждому из нас очень важно чувствовать, что тебе не просто платят зарплату и обеспечивают комфортные условия работы, но и думают о твоих увлечениях. Думают о тебе как о личности.
С какими проблемами можно столкнуться при организации мероприятий? Какие подводные камни могут встретиться на пути?
— Самая главная проблема – это непонимание целей самими заказчиками и их неполное раскрытие перед агентствами: «Сделайте нам что-то интересное. Мы хотим все, а что конкретно хотим, не знаем». В ходе беседы с клиентами первое, что нужно выявить, это внутренние цели: «Делаем мероприятие, а зачем мы его делаем? Что мы хотим получить в результате?» – «Ну чтобы было весело и всем понравилось!» Сами понимаете, это не цель, это задача. У компании всегда есть определенные цели, которых они хотят достичь, организовывая корпоративное мероприятие и тратя на это существенный бюджет. Нужно ответить на главный вопрос, как должны измениться наши сотрудники после мероприятия. От того, насколько четко мы поймем цели заказчика, напрямую зависит результат. Мы всегда должны оценивать каждое мероприятие: достигли мы поставленных целей или нет.
Еще одной проблемой является некорректное проведение тендеров. Сами по себе тендеры – это хороший способ выбрать подрядчика, который подходит именно вашей компании. Но бывает, что заказчики приглашают к участию в тендере 10–15 event-агентств. Нужно понимать, что при подготовке тендерного предложения event-агентства не раскрывают большинства «фишек», т. к. есть риск недобросовестного использования их в дальнейшем. Что получается в итоге: 10–15 посредственных предложений, из которых трудно что-то выбрать. Подготовка предложений – это очень серьезная работа всего агентства: нужно разработать креативную концепцию, подобрать площадки и подрядчиков, а когда агентства понимают, что шанс выиграть 1:10, то и отношение к такому тендеру соответствующее.
Мы всегда рекомендуем заказчику выбрать по портфолио и личной встрече три-четыре компании, которые больше всего понравились и соответствуют уровню заказчика, и дать им уже серьезное задание на разработку. Это намного эффективнее. Из трех предложений выбрать намного проще, чем из десяти. Заказчики ведь тратят не только наше, но и свое рабочее время, которое тоже стоит денег. С каждым агентством нужно встретиться, и не один раз, чтобы проект был сделан конкретно под заказчика, учитывая особенности компании.
Какие ошибки чаще всего может допустить event-менеджер при организации корпоративных мероприятий?
— Самое главное – учесть все детали, просчитать все варианты. Например, в летних мероприятиях никогда нельзя предвидеть, какая будет погода в день мероприятия. Никто не сможет гарантировать то, что 30 июня, в день проведения мероприятия, будет солнечно и тепло. Но мы можем обезопасить себя и клиента, закупив дождевики. Так как многие летние мероприятия проводятся за городом, нужно учитывать дорожную ситуацию и рассчитывать время в пути с учетом возможных пробок.
Обязательно нужно предусмотреть такие моменты, как скорая помощь или присутствие фельдшера на летних проектах. Это, как правило, активный отдых, и вероятность травм увеличивается. У нас был случай, когда мы проводили корпоративный чемпионат по футболу и заказчик из экономии бюджета хотел сократить данную позицию, но мы поставили очень жесткое условие, что без нее мы отказываемся от реализации проекта. В итоге скорая очень пригодилась, поскольку без травм не обошлось.
А как лучше привлекать топ-менеджеров к участию в подобных мероприятиях?
— Вовлечение топ-менеджмента в процесс организации мероприятия – это очень важный вопрос. Ведь любой топ-менеджер – это лидер, так называемый мотор всего коллектива, тот, кто ведет за собой свою команду!
Поэтому задача менеджера по персоналу, или event-менеджера, с нашей помощью донести до руководства, насколько важно его участие в мероприятии. Если генеральный директор первый выходит играть в футбол или участвует в мюзикле, сценке с переодеванием, то высока вероятность того, что остальные сотрудники активно включатся в процесс.
Как правило, в летних тим-билдинговых программах руководство участвует с удовольствием. А вот что касается тематических программ или мероприятий с постановкой различных номеров, тут мы сталкиваемся с проблемой, как грамотно объяснить топ-менеджеру, зачем ему это нужно.
Если сравнивать корпоративные мероприятия пять лет назад и сейчас, что изменилось? И каким Вы видите будущее event-бизнеса?
— Если пять лет назад, когда мы начинали бизнес, event-индустрия была на достаточно хорошем уровне, но было мало интересных проектов, то сейчас появились разнообразные программы и уникальные площадки, например, такие как Piligrim Porto – «Город Затерянных Кораблей», которые можно предложить клиенту. Раньше этого разнообразия не было. Клиент стал избирательнее, требовательнее. Спрос рождает предложение.
Отношение клиентов изменилось еще и в том, что они стали больше задумываться над глобальными целями при проведении корпоративных мероприятий.
В прошлом подобные мероприятия воспринимались как отдых, сейчас же заказчик ставит определенные задачи. Это очень здорово – ты понимаешь, зачем это делаешь.
Сейчас существует тенденция, когда многие крупные компании численностью от 1000 человек отказываются от проведения одного большого корпоративного мероприятия для всех сотрудников. Причина в том, что при таком масштабе порой не достигаются цели, которые были поставлены. Потому эти компании делают несколько некрупных мероприятий конкретно для людей, которые работают в отделе, т. е. делят по подразделениям и устраивают уже целую серию мероприятий.
По моему мнению, через пять лет рынок event-услуг полностью сформируется, будут более понятны правила игры как со стороны агентств, так и со стороны заказчиков. На мой взгляд, сейчас появилась тенденция относиться к проведению корпоративных мероприятий не как к трате, а как к инвестиции, вложению в персонал, в людей, которые двигают компанию вперед, вложению в свою команду!