Деловое совещание: все под контролем!

Источник: Секретарское дело

Звучит парадоксально, но это факт: из всех форм делового взаимодействия самой простой и управляемой является именно публичное выступление.
Почему? Все очень просто. Несмотря на мифы, подпитывающие имидж сверхсложности публичного выступления, эта форма в наибольшей степени зависит от вас и вашей компетентности в теме. Риск возникновения непредсказуемой ситуации минимален, если вы хорошо подготовлены. И даже каверзные вопросы вас не смутят, если вы знаете, как с ними работать. А вот совещание… о да. Добро пожаловать в мир неопределенности и непредсказуемости!

И все же учет специфики отдельных видов совещания, соблюдение алгоритма его проведения, знание определенных технологий способно превратить эту форму делового взаимодействия в наиболее эффективный инструмент решения управленческих задач.

Как процесс деловое совещание содержит три основных этапа: подготовку к нему, непосредственно проведение и контроль принятых решений.

Первый этап самый ответственный, определяющий более чем наполовину его результативность. Он включает в себя реализацию следующих задач.
1. Постановка и формулирование цели совещания.
Для того чтобы проведение такой затратной формы делового взаимодействия было оправданным, руководитель должен ответить самому себе на следующие вопросы:

• Для чего необходимо проводить это совещание?
• Можно ли без него обойтись?
• Что должно быть результатом его проведения?

Как известно, цель — это предвосхищаемый образ результата. Чем четче вы представляете себе результат совещания, тем выше будет его эффективность. Что вы хотите получить в итоге? Перечень идей по решению определенной проблемы? Информацию о состоянии текущей деятельности? Воодушевление сотрудников и их сплоченность в борьбе с конкурентами?

В интересах руководителя быть предельно честным при ответе на поставленные вопросы, не выдавать желаемое за действительное. Как показывает практика, скрытой причиной проведения совещания могут быть и деструктивные цели: продемонстрировать власть, выявить и дискредитировать оппозицию, снять ответственность за принятие решения, удовлетворить личные амбиции. В таком случае о положительном влиянии совещания на жизнь предприятия не может быть и речи.

Если у вас возникают трудности на этапе формулирования цели, попробуйте закончить данное предложение: «Оптимальным результатом данного совещания я считаю...»

Формулируя цель совещания, можно прибегнуть и к следующему приему: попытаться найти ключевой глагол, определяющий деятельность приглашенных. Например, такой, как «выработать», «утвердить», «разработать».

Для того чтобы цель совещания была максимально корректно сформулирована, имеет смысл использовать критерии SMART.

Согласно SMART, цель должна отвечать следующим критериям:

• Specific (конкретная) — должна быть сформулирована максимально конкретно, без использования общих фраз и абстрактных понятий.
• Measurable (измеримая) — должен быть объективный показатель, на основе которого можно однозначно измерить результат и определить, достигнута цель или не достигнута.
• Attainable (достижимая) — цель должна быть достижимой, выполнимой. Ее выполнение должно быть обеспечено соответствующими ресурсами.
• Relevant (согласованная) — поставленная цель должна быть совместима с уже существующими задачами.
• Time-bounded (определенная во времени) — в формулировке цели должны быть указаны точные сроки ее выполнения.

Итак, цель сформулирована, подкорректирована в соответствии с критериями SMART, и вы окончательно убедились в необходимости проведения совещания. В таком случае ваш следующий шаг — определение формата совещания.

2. Определение вида совещания.

Вид совещания определяется целью. Разные виды совещания требуют различной подготовки, условий и технологии проведения. Необходимо также сформировать адекватные ожидания у участников, чтобы обеспечить их подготовленность.

Таблица

Вид и цель совещания

Вид совещания	Цель
Информационное (инструктивное)	Информирование персонала о решениях, принятых руководством, передача информации по вертикали — сверху вниз, на нижние этажи организации
Оперативное (планерка, брифинг)	Сбор информации и оценка текущей ситуации, выявление проблем, принятие оперативных решений и контроль их исполнения
Проблемное	Направлено на обсуждение проблем и поиск их решения
Стратегическое (совещание по развитию)	Рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов, планирование
Итоговое совещание	Оценка итогов или прогресса, достигнутого организацией, подразделением или отдельными работниками в продвижении к поставленным целям

Как видно из таблицы, выделяются пять основных видов совещания. Рассмотрим вкратце особенности каждого из них.

Информационное (инструктивное) предполагает, что планы уже составлены, решения приняты, и на совещании нужно только сообщить сотрудникам, что от них ожидается, убедиться, что каждый понимает свою задачу, ответить на вопросы, которые могут возникнуть.

К примеру, на совещании, посвященном предстоящей аттестации вуза, каждому из преподавателей должна быть предоставлена информация о формах подготовки, методах, процедуре, критериях оценки, сроках проведения данного мероприятия.

Отличительной особенностью оперативных совещаний является их регулярный характер, непродолжительность и специально отведенное время — как правило, начало рабочего дня и недели. Несмотря на негативное отношение персонала, польза проведения регулярных совещаний несомненна.

Во-первых, это своеобразная остановка в пути для того, чтобы оценить степень достижения поставленных задач, выявить проблемные точки и направление дальнейшего развития.

Во-вторых, проведение оперативных совещаний на регулярной основе позволяет повысить управляемость коллективом и авторитет руководителя за счет интенсификации контактов и использования принципа обратной связи.

В-третьих, проведение совещаний улучшает дисциплину в коллективе, стимулирует к работе, позволяя равномерно распределить нагрузку, поскольку каждую неделю исполнителям необходимо отчитаться по данным поручениям. Это хороший повод публично поощрить достижения отдельных сотрудников, а также указать на недочеты в работе.

Наконец, оперативные совещания являются эффективным инструментом формирования здоровой корпоративной культуры, таким образом, предотвращаются и устраняются слухи, конфликты и разобщенность между подразделениями компании.

Полную версию статьи читать в печатной версии журнала Секретарское дело