Источник: Секретарское дело
— Журналу 15 лет. С чего он начинался?
— Инициатором издания журнала был главный редактор издательства Александр Никифорович Гончаров, который предложил мне как заведующей кафедрой документоведения возглавить журнал «Секретарское дело» 15 лет тому назад. Это был первый журнал в России после 1920-х гг., непосредственно посвященный секретарскому делу.
Первоначально никакой надежды на то, что журнал получит отклик и будет востребованным, у нас не было. Но от номера к номеру количество подписчиков росло. Сначала журнал выходил раз в квартал, а с 2003 года стал ежемесячным.
— Кто еще стоял у истоков журнала?
— Профессорско-преподавательский состав РГГУ и Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, т. е. профессионалы очень высокого уровня.
Серию статей по конфиденциальному делопроизводству опубликовал Александр Алексенцев; на основе этой серии был выпущен специальный сборник, ставший главным учебным пособием по соответствующему курсу.
Компьютерные технологии освещал Сергей Кузнецов и Галина Серова. Большую роль в развитии журнала сыграла Людмила Фионова, сегодня декан факультета Пензенского госуниверситета, а также Анна Ермолаева, заведующая кафедрой документоведения в Российской академии госслужбы, и Елена Бурова, декан историко-архивного факультета.
А также преподаватели кафедры документоведения РГГУ: Лариса Санкина, Юлия Кукарина, Татьяна Быкова, Елена Ефименко, Лариса Вялова, Анастасия Конькова, Татьяна Архипова, Евгений Старостин, Евгений Степанов.
— Какая идея легла в основу журнала?
— Он был первым высокопрофессиональным журналом для секретарей любого уровня, освещающим все стороны работы секретаря — как организационные, так и по документационному обеспечению.
Тематика журнала, его рубрики определялись требованием времени к работе секретаря. Так как эта работа опирается на знание законодательно-правовой и нормативно-методической базы, в журнале постоянно освещались изменения в данных сферах. Много внимания уделялось таким вопросам, как внешний вид секретаря, этика поведения, вопросам грамотности секретаря, документной лингвистики.
Журнал имел большой успех за период его существования, и другие издательства тоже стали выпускать подобные издания. Сегодня журнал «Секретарское дело» уже не единственный. Однако все те обещания, которые были даны в первых номерах относительно тематики, журналом выдерживаются, и он остается одним из самых нужных изданий для секретарей.
С 2006 года я журналом не руковожу. В последние годы он изменился, в нем появилось много статей, касающихся менеджмента или экономических проблем, которые, на мой взгляд, к профессии секретаря напрямую не относятся.
— Может, профессия секретаря меняется?
— Нет. Задачи, которые стояли перед службой делопроизводства, остались прежними.
— Но есть же личные секретари — они должны разбираться в той сфере, в которой работает их начальник…
— Многие личные секретари получают секретарское образование уже в качестве второго высшего. Для того чтобы подготовить материалы для руководителя, секретарь должен разбираться в областях деятельности своего начальника.
— Секретари в наши дни занимаются очень многими вещами помимо непосредственного документооборота фирмы — например, организуют поездки руководителя.
— Это часть бездокументного обслуживания. У личных секретарей больше всего времени уходит на организацию телефонных разговоров начальника, на прием посетителей, о чем свидетельствуют самофотографии и фотографии рабочего дня.
— Опросы показывают также, что некоторым секретарям приходится заниматься и личными делами начальства. Это нормально?
— Это неправильно, потому что не входит в должностные обязанности. Существует квалификационная характеристика секретаря, опубликованная в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. Личные дела — это, извините, домработница.
— По словам одной девушки, ее начальник сказал: «Называешься личным помощником — так и занимайся личными делами!»
— Это субъективный взгляд ее руководителя, конечно, не совсем правильный. Он все-таки берет человека на служебную работу, и круг бездокументного обслуживания достаточно четко очерчен, там не обозначены личные дела руководителя.
— Молодежь сейчас видит профессию секретаря по-другому: улыбчивая девушка на ресепшен, приносящая кофе боссу…
— Это очень распространенное мнение. Дело в том, что после революции мужчин было мало и женщина вошла в эту профессию при административно-командном методе управления: «поди-подай, пошла отсюда вон!». Роль секретаря резко снизилась. Все те 10 лет, которые я руководила журналом «Секретарское дело», я пыталась переломить это отношение к секретарю. Секретарь ученого совета — доктор наук, профессор; секретарь руководителя в серьезной фирме готовит проекты документов; а секретарь-референт на госслужбе — это должность, которая имеет чин.
Есть технические секретари, отвечающие на звонки и так далее. А секретарь-референт — это уже другое. Он должен иметь высшее специальное образование, знать как минимум один иностранный язык. Отсюда и иное отношение. Наши выпускники, устраиваясь на работу, получают как минимум 60 тысяч рублей базовых, потому что потребность в высокопрофессиональном секретаре сейчас очень велика, и на кадровых сайтах в Интернете стоит не ниже третьего места. Девочку после 10 классов, которая умеет только закрывать и открывать дверь, могут взять на место секретаря, но это не секретарь. Бытовое понятие — секретарша, подающая кофе, — очень распространено. Но такой подход нельзя назвать профессиональным.
— Есть секретари, они же офис-менеджеры, на которых лежат и не секретарские функции, например: снабжение офиса канцелярскими принадлежностями, чаем-кофе…
— Одно дело — хозяйственник, другое — секретарь. Это уже вопрос разделения функций.
— Какие качества важны для секретаря сегодня?
— Требования к секретарю распадаются на профессиональные и личностные. Личностные — коммуникабельность, умение выполнять одновременно несколько видов работ и быстро переключаться. От секретаря требуется приветливость, вежливость, опрятность и умение соблюдать дресс-код.
— Какие советы современным секретарям (в профессиональном смысле этого слова) Вы можете дать?
— Если нет специального образования — то дополучить его. Это либо второе высшее, либо всевозможные курсы повышения квалификации. Работа секретаря требует очень больших знаний, в том числе и знания специальных программ.
— Например?
— Программ по документационному обеспечению управления и делопроизводству очень много: «Дело», «Евфрат» и другие. Они похожи: содержат разделы составления документов, их передачи, регистрации, контроля, хранения. А также секретарь должен вести электронный органайзер, работать с базами данных — например, с базой данных сотрудников организации. Секретарю часто приходится обращаться к законодательно-правовым базам (например, «КонсультантПлюс», «Гарант»). Также, если нет общегосударственных унифицированных форм, секретарь сам должен заниматься унификацией документов.
— Говорят, что секретари Путина — ваши ученики...
— Секретарский состав Совета министров обучался когда-то у нас, в нашем институте. Выпускников нашего факультета в аппарате президента действительно много, хотя с середины 1990-х по этой специальности готовят специалистов более 100 вузов страны. О секретарях Путина не знаю. А моими учениками были секретари депутата Верховного Совета СССР Косыгина и Генерального секретаря ЦК КПСС Брежнева — Коев, Гуслистов. Но это было давно.