Источник: Секретарское дело
Приставка «личный», нередко прилагаемая к должности помощника руководителя, накладывает определенный отпечаток на профессию. И часто руководители злоупотребляют личными поручениями своим ассистентам. Так возможно ли это — не выходить за рамки своих прямых обязанностей?
— Есть ли у Вас должностная инструкция, насколько четко в ней прописаны Ваши обязанности?
Екатерина Шелепова, помощник генерального директора ООО «Альфа-СК»:
— Как и во всех компаниях, должностная инструкция есть, но, по сути, она не является для сотрудника каким-то веским документом, на который можно сослаться при разговоре с руководителем. Обязанности прописаны стандартные, а все, что в таковые не входит, выделено пунктом «Иные поручения руководителя», и здесь творчеству и фантазии просто нет предела. Должность «помощник руководителя» я бы сравнила с «технической поддержкой» — ты должен знать все. Да-да, именно все. Чего не знаешь — обязан узнать, чего не умеешь — тому нужно научиться, надо уметь ответить на любой вопрос, решить любую поставленную задачу. Эта должность идеальна, чтобы стать специалистом широкого профиля. Она подходит для тех людей, которые хотят раскрыться и проявить себя. Такая работа очень разнообразна и интересна, поэтому скучать не придется.
Виктория Таранова, экс-помощник генерального директора компании «ИМАНГО»:
— Должностная инструкция у меня была. Могу процитировать свои обязанности, прописанные в ней:
«Помощник генерального директора обязан:
2.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
2.2. Получать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю предприятия.
2.4. Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
2.5. Выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации.
2.6. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до сведения руководителя ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
2.7. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
2.8. Вести планирование рабочего дня руководителя. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
2.9. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
2.10. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
2.11. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.12. Выполнять хозяйственные поручения руководителя».
Это типовая инструкция, по сути, ничего особенного.
Мария Феоктистова, помощник генерального директора ООО «Навигационно-информационные системы»:
— На практике получается, что обязанности и инструкция существуют как отдельные миры. Большинство компаний не утруждают себя написанием инструкции, т. к. в ней далеко не все можно прописать: позиция административного помощника подразумевает довольно много нестандартных ситуаций. Обычно компании пишут стандартные инструкции, обозначая общие секретарские функции, но при собеседовании оговаривают, что позиция подразумевает отклонения от правил и выполнять придется больше, т. к. всего не пропишешь. Отчасти я с ними согласна. Но, с другой стороны, инструкция мало что дает. Даже сослаться на нее нельзя: не хочешь выполнять, что просят, — рискуешь быть уволенной. Во многих, даже крупных международных компаниях инструкции не пишут, говорят, что в этом нет смысла. Некоторые кадровики при оформлении на работу просили меня саму разработать должностную инструкцию, что вызывало у меня возмущение.
Ольга Никонова, помощник генерального директора компании «Манго Телеком»:
— Конечно. Инструкция подробная и понятная — за это нужно благодарить наш отдел персонала. Все служебные обязанности прописаны четко и ясно.
Алла Киселёва, помощник генерального директора ЗАО «КантриКом»:
— Безусловно, есть. Моя должностная инструкция — грамотно прописанный документ, адекватный современным требованиям к личному помощнику и трудовому законодательству.
Полную версию статьи читать в печатной версии журнала Секретарское дело