Источник: Секретарское дело
Рабочее место секретаря особенное, потому оно, как и сам секретарь, — лицо компании. А ведь на этом «личике» имеются весьма проблемные места. Иногда в угоду эстетике приемная теряет некоторые свои важные свойства. Но многие руководители, да и сами секретари, считают, что, в первую очередь, приемная должна быть удобной, и для секретаря, и для посетителей. Как сделать ее комфортной, рассказывают наши эксперты.
Анна Крючкова, проработавшая 10 лет секретарем завода «Мокон», рассказывает, что ее руководитель особо подчеркивал, что приемная должна быть комфортной для секретаря. Руководитель не жалел средств на более новую оргтехнику и мебель для приемной. «Моя комната была просторной и светлой. Это очень важно, потому что работа секретаря тесно связана с компьютером, и чтобы не потерять зрение, должно быть хорошее освещение. Конечно, хорошо, когда в комнате есть большое окно, но естественного освещения мало, тем более что в осенне-зимний период темнеет рано, да и в другое время года приходится часто задерживаться на работе допоздна. Идеальный свет — белый, желтый быстро утомляет. У меня в приемной не было стойки, и я не чувствовала в ней необходимости. Достаточно было обычного письменного стола, ведь опытный секретарь никогда не выложит важные документы на всеобщее обозрение. Их можно перевернуть, спрятать в ящик стола. А когда работаешь над ними за компьютером, то экран повернут к тебе и посетитель не может ознакомиться с документом. Когда же перед столом есть стойка — сужается обзор и трудно вовремя и правильно отреагировать на что-то, происходящее за ней. Чтобы спросить о чем-то посетителя, сидящего на диване, приходиться принимать какую-то неестественную позу, выглядывая поверх стойки. Для посетителей установили удобный кожаный диван. Небольшой, потому что скопления посетителей никогда не бывало. В приемной стояли шкафы для папок с документами и отдельный — для посуды. Специально для меня поставили большое зеркало, что тоже очень важно для секретаря, всегда можно оценить свой внешний вид и привести себя в порядок, если что-то не так. На подоконнике росли цветы, один горшок с цветком даже стоял на полу, и мы поселили там попугая. Птица попалась смирная и не отвлекала своими криками, наоборот, было приятно, что какая-то родная душа все время рядом. Директор сам предложил завести какое-нибудь животное или рыбок. Остановились на попугае и не прогадали. А посетители с удовольствием наблюдали за его шалостями».
Архитектурная доминанта
Архитектор, руководитель студии «Ё-программа» Антон Глазунов полагает, что приемная — лицо компании, а офис, который находится глубже, лишь фон для нее. Любой человек психологически хочет отгородиться шкафами, перегородками и иметь отдельное помещение, приемная же — это большое открытое пространство, и секретарю там изначально некомфортно. В помещениях для секретарей существуют свои нормы по безопасности. Секретари должны сидеть на довлеющем месте и иметь обзор всего и всех, видеть, что или кто находится в помещении. При этом секретари обязаны чутко реагировать на потребности посетителей и руководства. Сейчас обычно при входе в приемную посетитель сразу же останавливает взгляд на логотипе компании на противоположенной стене и на расположенном ниже месте секретаря. Хотя иногда делают офисы с входом в зимний сад, с красивым видом на Москву сквозь стекло, а секретарские места располагают по бокам, чтобы не бросались в глаза. Это, вероятно, наиболее комфортно — как для посетителей, так и для секретарей. Причем в приемной не обязательно должно быть отведено место для посетителей, все зависит от специфики компании. Например, в офис Антона Глазунова случайные люди не приходят: «Поэтому мы их не держим в приемной, а сразу проводим в переговорную», — объясняет Антон. А в крупных компаниях в приемной всегда есть зона ожидания, с каким-то приятным оборудованием. Не существует норм, которые бы регламентировали эту зону, чаще всего архитектор исходит из планировки самого здания, функций приемной, требований заказчика. А заказчики очень требовательны к внешнему виду приемной и переговорной, потому что это связано с имиджем компании. И если во внутренних помещениях офиса для архитекторов допускается некоторая свобода, то приемную директора уже представляют себе заранее именно такой-то и такой-то.
«Со своей стороны могу посоветовать тем, кто задумывается о дизайне приемной, либо эпатировать и удивлять ею, либо идти классическим путем: подиум, который возвышает секретарей над посетителями, двойная столешница у секретаря, логотип на заднем плане. Удивить можно вычурной мебелью, неожиданными контрастами — вариантов много». В целом офис, по мнению Антона Глазунова, должен быть гармоничным, а входная зона при этом — доминантой. «Архитектура строится на доминантах, потому что когда все выглядит как нечто ровное, то взгляду зацепиться не за что. И даже превосходные решения не читаются на ровной массе, необходимы контрастные зоны».
Место красит человека
Психолог Марина Кожевникова говорит, что ни для кого не секрет, что человек очень зависит от условий, в которых он находится. И не только от таких кардинальных, как например, горячая вода или в жаркое время года кондиционер. Окружающие мелочи способны создать уют в помещении, а вместе с ним поднять настроение, нацелить на рабочий лад или, напротив, подарить минуты отдыха, а порой окружающая обстановка может благотворно влиять на самочувствие и поправить здоровье.
На Востоке уже многие тысячи лет живет философия благоприятного пространства — фэн-шуй. Современные же люди не так давно обратили внимание на оптимизацию пространства и его «окультуривание». Начали заниматься планировкой и декором, разрабатывать новые стили и сочетать порой несочетаемые архитектурные и декоративные техники. И все для того, чтобы человек чувствовал себя на служебном месте как дома.
Да, работа — второй дом, и в офисе должно быть максимально комфортно, ведь это заметно сказывается на производственных показателях и внутреннем коммуникативном микроклимате.
Приемная — это, пожалуй, важнейшее помещение любого офиса. Тут зарождаются деловые отношения, начинаются проекты, реализуются многие ступени производственной цепочки, кипит общение. В приемной пересекаются все звенья офисной иерархии: от слесаря до генерального директора.
Независимо от того, какая приемная, большая или маленькая, принадлежит ли крупной богатой компании или предваряет мелкий развивающийся офис, в ней должно быть удобно. Всем и всегда.
Считается, что стеклянные перегородки, в народе — «аквариум», которые отделяют работников приемной от посетителей, не способствуют установлению положительного контакта и несколько осложняют работу. Сидящий за «стеклом» человек по определению не настроен любезничать, а скорее всего отделается парой сухих фраз.
Открытое пространство приемной не препятствует общению с посетителями, располагает к дружелюбной беседе и заставляет секретарей чувствовать себя раскованно и легко.
Крупногабаритная офисная мебель должна отличаться большим количеством отделений, чтобы можно было не смешивать и качественно сортировать документы, не тратя на это много времени. Необходимо упомянуть и удобные сидения для посетителей. Не так важен вид — кожаные диваны это будут или скромные, но удобные кресла. Сидящий в них человек почувствует комфорт, заботу о себе, а значит, свою важность.
Полную версию статьи читать в печатной версии журнала Секретарское дело